Como uma pessoa substituiu uma ferramenta de US$ 40 mil/ano por algo que construiu em um dia

Marta cuidava das operações de uma empresa de logística de 30 pessoas em Guadalajara. Sua equipe usava uma plataforma corporativa de gestão de projetos que custava por volta de US$ 40 mil por ano — licenciamento por assento, plano premium para as funcionalidades de relatório, mais um consultor que tinham contratado para configurar os fluxos iniciais dois anos antes.

Eis a coisa que ninguém na equipe queria dizer em voz alta: eles usavam talvez 15% dela.

Os motoristas registravam suas rotas diárias na ferramenta. Os despachantes checavam um quadro Kanban para ver quem estava disponível. Marta puxava um relatório semanal mostrando as entregas no prazo e os problemas em aberto. Era só isso. Os gráficos de Gantt, o nivelamento de recursos, o planejamento de sprints, o controle de tempo e os painéis de portfólio? Ninguém tocava. Eles estavam pagando por um canivete suíço para abrir envelopes.

O momento em que a ficha caiu

A renovação do contrato chegou em fevereiro. Marta vinha dizendo a si mesma que migraria para algo mais barato “no próximo trimestre” havia mais de um ano. Mas dessa vez, uma amiga que tocava uma pequena marca de e-commerce disse algo que ficou na cabeça dela: “Parei de procurar a ferramenta certa e só descrevi o que eu precisava para uma IA. Ela construiu.”

Marta não era desenvolvedora. Ela tinha feito um curso de Python uma vez e abandonado na terceira semana. Mas ela entendia os próprios fluxos de trabalho melhor do que qualquer um. Ela conseguia descrever exatamente o que a sua equipe precisava porque vivia dentro daqueles processos todos os dias.

Ela decidiu tentar construir um substituto por conta própria antes de assinar a renovação.

O que ela de fato construiu

Marta sentou em uma manhã de sábado com um criador de apps com IA e começou a descrever o que precisava, uma peça de cada vez.

Uma tela de registro de rotas. Os motoristas precisavam fazer check-in no começo do turno, ver as paradas designadas e marcar cada uma como concluída. Sem firula de Gantt com arrastar e soltar — só uma lista com caixinhas e um carimbo de horário. Ela descreveu isso em espanhol simples e viu o criador gerar uma interface que funcionava com um banco de dados por trás.

Um painel de despachante. Uma única página mostrando quais motoristas estavam ativos, quantas paradas faltavam para cada um e um indicador colorido de se estavam no ritmo. Marta descreveu a lógica: verde se tivessem concluído pelo menos 60% das paradas até o meio-dia, amarelo se entre 40-60%, vermelho abaixo disso. O criador traduziu isso em formatação condicional e uma visão que se atualizava ao vivo.

Um relatório semanal. Os números que Marta de fato puxava toda sexta: total de entregas, percentual no prazo, problemas sinalizados pelos motoristas (como um endereço errado ou um cliente ausente) e uma comparação com a semana anterior. Ela pediu ao criador para gerar uma tabela de resumo e um gráfico de barras simples. Ele fez.

Um controle de problemas simples. Quando um motorista sinalizava algo — endereço errado, pacote danificado, reclamação de cliente — aquilo precisava ir para um lugar onde Marta pudesse ver e atribuir. Não um sistema de tickets completo. Só uma lista com um status (aberto / em andamento / resolvido) e a possibilidade de adicionar uma nota.

A coisa toda levou cerca de oito horas espalhadas pelo sábado. Não porque alguma peça isolada fosse difícil, mas porque Marta ficava refinando. A primeira versão do painel de despachante mostrava dados demais. Ela enxugou. A tela de registro de rotas precisava de uma opção de “pular parada” que ela não tinha pensado no início. Ela adicionou descrevendo a mudança.

O que os US$ 40 mil de fato compravam

Quando Marta comparou seu app de quatro telas com a plataforma corporativa, a diferença foi óbvia — mas não na direção que ela esperava.

A ferramenta corporativa tinha centenas de funcionalidades e exigia um consultor para configurar. O app da Marta tinha quatro telas que correspondiam diretamente ao jeito que a equipe já trabalhava. Sem treinamento. Sem dívida de configuração.

Mas o custo real da ferramenta corporativa nunca foi a assinatura. Foi a fricção que a equipe contornava todos os dias. Os despachantes se coordenavam pelo WhatsApp porque o app mobile da plataforma exigia quatro toques para atualizar o status de uma entrega. Marta mantinha uma Google Sheet separada para o relatório semanal porque o módulo de relatórios embutido exigia navegar por três menus para puxar os mesmos cinco números. Os motoristas tinham favoritado uma página de gambiarra na documentação de ajuda para a tela de registro de rotas porque o fluxo padrão pressupunha fases de projeto que eles não usavam.

O app da Marta não tinha gambiarras porque foi construído a partir das gambiarras. Cada tela existia porque alguém na equipe vinha fazendo aquela tarefa informalmente — no WhatsApp, em uma planilha, em um quadro branco — e Marta só descreveu a versão informal para o criador.

As partes que a surpreenderam

Três coisas que Marta não esperava:

Iterar era rápido. Quando um motorista sugeriu adicionar um campo de notas para cada parada, Marta descreveu a mudança para o criador na hora do almoço e a colocou no ar naquela tarde. Com a ferramenta corporativa, mudanças assim passavam por uma fila de chamados de suporte e às vezes levavam semanas.

A equipe adotou na hora. Sem sessões de treinamento. Sem “por favor, assista a este vídeo de onboarding”. Os despachantes abriram na segunda de manhã e entenderam porque parecia o quadro branco que vinham usando informalmente, só que digital.

Ela continuou melhorando. Nas duas semanas seguintes, ela adicionou uma quinta tela: uma visão mensal para o chefe dela mostrando tendências de entrega e estimativas de custo por rota. Com a ferramenta corporativa, isso teria sido um pedido de relatório sob medida. Com o app dela, foi uma conversa de 20 minutos com o criador.

O que isto não é

Esta não é uma história sobre software corporativo ser ruim. Se você é uma empresa de 500 pessoas tocando projetos complexos e multidisciplinares com dependências, restrições de recursos e requisitos de compliance, você provavelmente precisa daquele canivete suíço.

Mas se você é uma equipe de 30 pessoas usando 15% de uma ferramenta que custa mais do que um dos seus funcionários, algo está desalinhado. A ferramenta não é o problema — o descompasso é.

E esse descompasso costumava ser inevitável. Antes de você poder criar um app sem programar, suas escolhas eram: pagar pela ferramenta grande, juntar algo nas planilhas ou contratar um desenvolvedor para construir software sob medida (o que traz seus próprios custos e prazos). Agora há uma quarta opção: descrever o que você precisa e construir você mesmo.

A conta

Os números da Marta depois de um mês:

• Ferramenta corporativa: ~US$ 3.300/mês (US$ 40 mil/ano)
• Assinatura do criador de apps com IA: menos de US$ 100/mês
• Tempo para construir: 8 horas (um sábado)
• Tempo para iterar: 20-30 minutos por mudança
• Tempo de adoção pela equipe: zero — eles entenderam no primeiro dia

Ela não precisou de um CTO nem de uma equipe de engenharia. Ela precisou descrever como a sua equipe de fato trabalha — e de um criador de apps com IA que transformasse essa descrição em software que funciona.

O que pensar

Se você reconhece a sua própria situação na história da Marta, aqui vai um exercício útil antes da sua próxima renovação de software: anote toda funcionalidade que você de fato usa na sua ferramenta atual. Não as funcionalidades que você acha que deveria usar ou planeja usar algum dia. As que a sua equipe toca toda semana.

Se essa lista cabe em um post-it, você pode estar pagando demais por uma complexidade de que não precisa.

Você não precisa construir o substituto em um dia. Você poderia começar com só uma tela — a que mais importa — e ver como é. O custo de tentar são algumas horas. O custo de não tentar é mais um ano pagando por funcionalidades que você nunca vai tocar.

Se você quer ver como é construir a sua própria ferramenta, experimente a Proyecta e comece pela coisa de que a sua equipe mais reclama.