注文を取りこぼさずにWhatsAppで代金を受け取る方法

アナイはテワカンで浄水器の水を扱う店を営んでいて、2つのルートでガラフォン(大型水ボトル)を配達している。注文はすべてWhatsApp経由だ。「3本お願い」「いつものやつ、木曜日に」「母に預けておいてもらえる?」といった具合に。先月、帳簿を締めてみると1,400ペソ足りなかった。盗まれたわけではない。代金を回収しないまま配達してしまったガラフォンがあって、それがどれだったのか、もう調べようがなくなってから気づいたのだ。

WhatsAppで代金を受け取っている人なら、身に覚えがあるはずだ。問題はWhatsAppが悪いのではない。WhatsAppにできないことをやらせようとしていることなのだ。

なぜWhatsAppに届いた注文は取りこぼされるのか?

チャットは「誰があなたにお金を借りているか」ではなく、「誰が最後にメッセージを送ってきたか」で並ぶからだ。

少し考えてみてほしい。すでに支払いを済ませて「ありがとう、ちゃんと届いたよ!」と送ってきた客は、リストの一番上に来る。一方、代金を払わないままもう4日も音沙汰のない客は、一番下、あなたの親しい友人や学校のグループ3つよりも下に埋もれている。WhatsAppの並び順は、あなたの未処理業務の順番とはまさに正反対なのだ。

だからこそ、取りこぼす注文はほとんどの場合、届かなかった注文ではない。確かに届き、あなたが用意した注文なのに、他の12件のチャットがその上に積み重なっていくうちに、リストの奥へと沈んでいったものなのだ。

チャットには「状態」がない。WhatsAppの中には、「この人はまだ問い合わせ中」「この人はもう注文を確定した」「この人はもう支払い済み」を区別するものが何もない。この3つはすべて同じに見える——時刻の入ったグレーの吹き出しだ。

本当に取りこぼしているものは何か?

取りこぼしているのは注文そのものではない。取りこぼしているのは約束——いくらで、いつまでに、どの住所に、どうやって支払うか——なのだ。

その約束はたいてい、たった1通のメッセージには収まっていない。14通に分散しているのだ。価格は火曜日に伝え、住所は水曜日に位置情報として送られてきて、木曜日には「やっぱり5本にして」とだけ書かれ、それまでのやり取りは何も繰り返されない。土曜日になっていくら借りがあるか知りたくなると、まるで調書でも読むように会話全体を読み返さなければならない。

それでも見つからないこともある。振込の証明書は夜11時に、2つの音声メッセージに挟まれて送られてきて、今日になってはもう見つからない。

WhatsAppを使い続けながら、お金を取りこぼさないようにするには?

何かを用意する前に「締めのメッセージ」を送ること。締めのメッセージとは、何を、いくらで、いつ、どうやって支払うかという取引の全内容を1通にまとめ、客に確認してもらうメッセージのことだ。

形式ばったことをしているわけではない。約束が14通のメッセージに分かれていたら検索できないが、1通にまとまっていれば検索できる、というだけの話だ。アナイは今、こう送るだけにしている。

「決まりね。ガラフォン5本、木曜日の朝、レフォルマ通り214番地、150ペソ。“はい”って返信してくれる?」

この1通のメッセージが解決してくれて、ばらばらの雑談では解決できないことが4つある。

検索する場所が1か所だけになる。 土曜日に思い出せなくても、そのチャットで「ガラフォン」と検索すれば、14通ではなく、その1通が出てくる。
客がそれを全部読む。 まだ間に合ううちに、間違いが表に出てくるのはここだ。「いや、金曜って言ったんだけど」というふうに。
「はい」が境界線になる。 「はい」の前はただの雑談。「はい」の後は注文になる。これはチャットが勝手に用意してくれるものではなく、あなた自身が作り出せるものだ。
何かが変わったら、メッセージをもう一度まるごと送り直す。 「じゃあ5本ね」だけではなく、新しい取引の全内容を送る。そうすれば、常に一番新しいメッセージが「真実」になる。

これは無料で、今日から使える方法だ。ただし毎回あなた自身がやらなければならない作業でもあり、そこに限界がある。

自分のページからWhatsAppで代金を受け取るには何が必要か?

必要なのは、会話自体はこれまで通りWhatsAppで続けながらも、注文そのものは会話の外で生まれる仕組みだ。

自分のページを持つと、そこが変わる。客はそこで注文を組み立てる——何がほしいか、何個か、住所はどこか——そして完了すると、あなたのもとにはメッセージではなく、本物の注文が届く。番号があり、日付があり、状態がある注文だ。振込や現金で支払う予定なら、その注文は作成された瞬間から支払い待ちと記録される。これこそ、チャットには記録できない「状態」そのものだ。

Proyectaですでにこのように機能している具体的な3つのことを、決める前に知っておく価値がある。

カード決済とオフライン決済を同時に用意できる。 振込、現金、預金のいずれも、カード決済を導入することを強制されない。オフラインの注文も同じように、決済ゲートウェイを通さずに、完全な形で作成される。
客はその場で支払いの証明書をアップロードできる、たった今注文したその画面で、あなたの支払い案内のすぐそばに。もう夜11時に2つの音声メッセージに挟まれて届くことはない。
会話が終わるわけではない。 確認が済むと、客は注文が完成した状態のまま、そのままあなたとのWhatsAppチャットに移れる。これまで通りメッセージのやり取りは続く。ただ今は、注文がすでに番号付きで別の場所に存在している、という違いがあるだけだ。

そしてこれがしないこと——まさにWhatsAppに求めすぎていたことだ。誰かがあなたに借りがあることを、勝手に知らせてはくれない。注文は記録され、見える状態になるが、実際に回収しに行くのは相変わらずあなたの仕事だ。違うのは、今は誰に回収すればいいか分かっている、ということだけだ。

まだ必要ないのはどんなときか?

週に5件の注文しかなく、それを全部覚えていられるなら、必要ない。本当に。締めのメッセージだけで十分だし、お金もかからない。

目安はだいたいこうだ。いくら借りがあるか知るために会話を読み返している自分に気づいた日、それはもう手遅れのサインだ。そこで足りないのは「整理整頓」ではなく、注文が存在するための「場所」なのだ。

まずはチャットの20番目から始めよう

今すぐWhatsAppを開いて、20番目のチャットまでスクロールしてみてほしい。それは、一番長く動きのないチャットのひとつだ。

もしその中に、まだ払われていないお金があったら、もう理由は分かるはずだ。あなたの不注意で失われたわけではない。そのチャットからの連絡が途絶えた瞬間——まさに一番見ておくべきだったタイミング——に、リストが下の方へ押しやってしまったから失われたのだ。

注文を会話の中に住まわせるのをもうやめたいなら、Proyectaに自分のビジネスを説明してみてほしい——「浄水器の店のためのページ、ガラフォン、配達先住所、振込払い対応で」というふうに——そしてproyecta.devで公開する。客はこれまで通りWhatsAppであなたに連絡してくる。ただ今度こそ、注文は別の場所にきちんと記録として残る。