Cách thu tiền qua WhatsApp mà không để thất lạc đơn hàng

Anahí có một cơ sở lọc nước ở Tehuacán và giao bình nước theo hai tuyến đường. Khách đặt hàng toàn qua WhatsApp: “cho tôi ba bình”, “như mọi khi nhưng vào thứ Năm”, “để lại chỗ mẹ tôi nhé?”. Tháng trước cô tính sổ và thiếu mất 1.400 pesos. Không phải bị trộm. Cô đã giao những bình nước mà chưa bao giờ thu tiền, và cô không biết là những bình nào cho đến khi không còn cách nào để biết nữa.

Nếu bạn thu tiền qua WhatsApp thì chuyện này chắc nghe quen lắm. Và vấn đề không phải là WhatsApp tệ. Vấn đề là bạn đang bắt nó làm một việc mà nó không biết làm.

Vì sao đơn hàng đến qua WhatsApp lại bị thất lạc?

Vì một khung chat được sắp xếp theo người nhắn bạn gần nhất, chứ không phải theo người còn nợ tiền bạn.

Thử nghĩ mà xem. Khách hàng đã trả tiền rồi và vừa nhắn “cảm ơn chị, hàng đến hoàn hảo!” thì nằm trên cùng danh sách của bạn. Còn người còn nợ bạn và im lặng suốt bốn ngày thì nằm dưới cùng, dưới cả người bạn thân và ba nhóm chat trường học. Thứ tự trong WhatsApp của bạn hoàn toàn ngược lại với thứ tự công việc còn tồn đọng của bạn.

Đó là lý do vì sao đơn hàng bị thất lạc gần như không bao giờ là đơn chưa đến với bạn. Đó là đơn đã đến, bạn đã giao hàng rồi, và nó cứ chìm dần xuống danh sách trong khi mười hai cuộc trò chuyện khác đè lên trên.

Một cuộc trò chuyện không có trạng thái. Không có gì trong WhatsApp phân biệt “người này đang hỏi” với “người này đã cam kết mua” với “người này đã trả tiền rồi”. Cả ba trông y hệt nhau: một bong bóng chat màu xám kèm giờ giấc.

Vậy thứ thực sự bị thất lạc là gì?

Không phải đơn hàng bị thất lạc. Thứ bị thất lạc là thỏa thuận: bao nhiêu, khi nào, giao đến địa chỉ nào và trả tiền bằng cách nào.

Thỏa thuận đó gần như không bao giờ nằm gọn trong một tin nhắn duy nhất. Nó rải rác trong mười bốn tin nhắn. Giá cả bạn nói hôm thứ Ba, địa chỉ khách gửi dưới dạng vị trí hôm thứ Tư, rồi thứ Năm khách lại nhắn “thôi lấy năm bình đi” mà không nhắc lại gì trước đó. Đến khi thứ Bảy bạn muốn biết khách nợ bao nhiêu, bạn phải đọc lại cả cuộc trò chuyện như thể đang xem hồ sơ vụ án.

Và đôi khi đọc lại cũng chẳng ăn thua. Ảnh chụp biên lai chuyển khoản được gửi lúc mười một giờ đêm, kẹp giữa hai đoạn ghi âm, và hôm nay bạn không tìm ra nó nữa.

Làm sao để ngừng mất tiền mà vẫn tiếp tục dùng WhatsApp?

Hãy gửi một tin nhắn chốt đơn trước khi giao bất cứ thứ gì. Tin nhắn chốt đơn là một tin nhắn duy nhất chứa toàn bộ thỏa thuận — món gì, bao nhiêu, khi nào và trả tiền cách nào — và khách hàng xác nhận nó.

Đây không phải là thủ tục rườm rà. Vấn đề là nếu thỏa thuận nằm rải rác trong mười bốn tin nhắn thì bạn không thể tìm lại nó, còn nếu nó nằm trong một tin nhắn thì được. Giờ đây Anahí chỉ gửi thế này thôi:

“Vậy nhé: 5 bình nước, sáng thứ Năm, đường Reforma 214, 150 pesos. Chị nhắn lại giúp em một chữ ‘ok’ nha.”

Bốn điều tin nhắn đó giải quyết cho bạn mà đoạn hội thoại rời rạc không làm được:

Chỉ còn một nơi duy nhất để tìm. Nếu thứ Bảy bạn không nhớ ra, bạn tìm chữ “bình nước” trong đoạn chat đó và ra đúng một tin nhắn, chứ không phải mười bốn tin.
Khách hàng đọc trọn vẹn một lần. Đó chính là lúc sai sót được phát hiện, còn kịp sửa: “không, tôi nói là thứ Sáu mà.”
Chữ “ok” chính là ranh giới. Trước chữ “ok” chỉ là chuyện trò. Sau chữ “ok” đó là một đơn hàng. Đó là thứ mà một khung chat không tự cho bạn được, còn bạn thì có thể tự đặt ra.
Khi có gì thay đổi, hãy gửi lại toàn bộ tin nhắn. Không phải “giờ là 5 bình nhé”. Mà là cả thỏa thuận mới, đầy đủ, để tin nhắn cuối cùng luôn là sự thật.

Cách này miễn phí và có hiệu quả ngay từ hôm nay. Nhưng nó cũng là công việc của bạn, mỗi lần đều phải làm, và đó chính là giới hạn của nó.

Cần gì để thu tiền qua WhatsApp ngay từ trang web của riêng mình?

Bạn cần để đơn hàng được sinh ra bên ngoài cuộc trò chuyện, dù cuộc trò chuyện vẫn tiếp tục diễn ra qua WhatsApp.

Đó là điều thay đổi khi bạn có trang web riêng. Khách hàng tự đặt đơn ở đó — muốn gì, bao nhiêu cái, địa chỉ của họ — và khi hoàn tất, bạn nhận được một đơn hàng thật sự, có số đơn, có ngày và có trạng thái, chứ không phải một tin nhắn. Nếu khách sẽ trả bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt, đơn hàng được đánh dấu là chờ thanh toán ngay từ giây phút được tạo ra. Đó chính xác là trạng thái mà một cuộc trò chuyện không biết cách lưu giữ.

Ba điều cụ thể đang hoạt động như vậy trong Proyecta mà bạn nên biết trước khi quyết định:

Bạn có thể cung cấp cả thanh toán bằng thẻ lẫn thanh toán ngoại tuyến cùng lúc. Chuyển khoản, tiền mặt hay ký gửi không bắt bạn phải thiết lập gì về thẻ cả: đơn hàng ngoại tuyến vẫn được tạo đầy đủ như thường, không cần qua bất kỳ cổng thanh toán nào.
Khách hàng tải biên lai lên ngay tại đó, trên chính màn hình vừa đặt hàng, ngay cạnh hướng dẫn thanh toán của bạn. Nó không còn đến lúc mười một giờ đêm kẹp giữa hai đoạn ghi âm nữa.
Cuộc trò chuyện không kết thúc. Sau khi xác nhận, khách hàng của bạn có thể chuyển thẳng sang đoạn chat WhatsApp với bạn, với đơn hàng đã được tạo sẵn. Hai bên vẫn nhắn tin qua lại như bình thường; chỉ khác là giờ đơn hàng đã tồn tại ở một nơi khác, có số hẳn hoi.

Và điều nó không làm, vì đó chính xác là điều bạn từng đòi hỏi quá nhiều ở WhatsApp: nó sẽ không tự động báo cho bạn biết ai đó còn nợ bạn tiền. Đơn hàng được ghi nhận và hiển thị rõ ràng; việc đi thu tiền vẫn là việc của bạn. Khác biệt là giờ bạn biết phải thu của ai.

Khi nào thì bạn vẫn chưa cần đến nó?

Nếu bạn chỉ có năm đơn hàng một tuần và nhớ hết trong đầu, bạn chưa cần đến nó. Thật đấy. Tin nhắn chốt đơn là đủ cho bạn rồi và nó chẳng tốn gì cả.

Ranh giới đại khái là thế này: cái ngày bạn thấy mình phải đọc lại cả một đoạn hội thoại để biết khách còn nợ bao nhiêu, thì bạn đã trễ mất rồi. Lúc đó không phải bạn thiếu ngăn nắp, mà là bạn thiếu một nơi để đơn hàng có thể “sống” ở đó.

Bắt đầu từ đoạn chat thứ hai mươi

Mở WhatsApp của bạn ngay bây giờ và kéo xuống đến đoạn chat thứ hai mươi. Đó là một trong những đoạn lâu rồi chưa có động tĩnh gì.

Nếu trong đó có khoản tiền nào chưa được trả cho bạn, giờ thì bạn đã biết vì sao rồi. Nó không thất lạc vì bạn bất cẩn. Nó thất lạc vì danh sách của bạn đẩy nó xuống tận đáy đúng vào lúc người đó ngừng nhắn tin cho bạn, mà đó lại chính là lúc bạn cần thấy nó nhất.

Nếu bạn muốn đơn hàng của mình không còn phải sống trong một cuộc trò chuyện nữa, hãy mô tả việc kinh doanh của bạn cho Proyecta — “một trang web cho cơ sở lọc nước của tôi, có bình nước, địa chỉ giao hàng và thanh toán qua chuyển khoản” — rồi đăng nó lên proyecta.dev. Khách hàng của bạn vẫn tiếp tục nhắn tin cho bạn qua WhatsApp như trước. Còn đơn hàng thì giờ đây, đã được lưu lại bằng văn bản ở một nơi khác.