予約デポジット、本当に枠を確保するもの

ウリセスはレイノサでフットサルコートを2面貸し出している。一番人気なのは土曜日の夜8時の枠で、700ペソ、火曜日から予約が入る。先週の土曜日、6時にメッセージが届いた。「すみません、行けなくなりました、人が集まらなくて」。

腹が立ったのは700ペソのことじゃない。夕方6時では、もう他の人を探す時間がないからだ。売り逃した商品は明日また売れる。だが失った時間枠は、二度と戻らない。

予約デポジットとは、その時間枠を他の人が使えなくするために、お客さんが払うお金のことだ。追加料金でも罰金でもない。最終的な支払いから差し引かれる。変わるのは値段じゃない。空いた時間枠のリスクを誰が背負うか、それが変わる。

前払い金とはどう違う?

前払い金は、すでに買ったものをカバーする。仕立て屋が半額を先にもらうのは、それで生地代を払うからだ。客が気が変わっても、生地はもう裁断済み。

ここには生地がない。ウリセスは土曜日を確保するのに1ペソも使わない。キャンセルされて失うのは時間枠そのものだ。存在したのに誰にも使われず、後から売り直すこともできない。

だから計算方法が違う。前払い金はコストをもとに計算する。デポジットは、その場所をまた埋めるのに必要な時間をもとに計算する。

なぜ客の「はい」だけでは足りないのか?

WhatsAppでの「はい」は何も押さえないからだ。ウリセスはそれを同じ月に3回学んだ。ノートに名前を書き留め、他の2人に断りを入れる。そして金曜日になると、最初の人は姿を消している。

Proyectaで作ったページでは、予約の仕組みが逆になる。ここが肝心なところだ。枠が確保されるのは、誰かがフォームに入力した瞬間ではなく、お金が入った瞬間だ。支払いが確定するまで、その時間枠は他の全員に対して空いていると表示され続ける。決済の途中で離脱した人は何もブロックしない。もし2人が同じ枠を狙っていたら、取れるのは1人だけ。もう1人には自動で返金される。

順番をほんの少し変えるだけで、問題そのものがなくなる。約束だけで押さえられた予約に、もう悩まされなくなるということだ。

予約デポジットはいくらにすべきか?

パーセンテージを探すのはやめよう。探すべきは、連絡を入れる方が黙って来ないより得になる、そんな金額だ。

客の立場で考えてみてほしい。キャンセルの連絡には気まずさが伴う。メッセージを書き、理由を説明し、印象が悪くなる。デポジットを失う痛みが、その気まずさより小さければ、連絡はもらえない。ただ放置されるだけだ。デポジットが効くのは、その順序を入れ替えたときだけだ。

ウリセスは700ペソのうち200ペソを取る。木曜日に連絡が来るには十分な額で、それが理由で誰も予約をためらわないくらい低い額でもある。ハイシーズンに350ペソに上げたときは、キャンセルが減ったわけではなかった。予約そのものが減った。

金額が合っていると分かるのは、誰も文句を言わず、キャンセルが余裕を持って届くようになったときだ。

いつまでならデポジットを失わずにキャンセルできるのか?

これはほとんどの人が飛ばしてしまう部分で、実はあなたを一番守ってくれる部分でもある。期限のないデポジットは、ポリシーではなく願望に過ぎない。

ルールはシンプルだ。あなたの期限は、少なくともその時間枠をまた埋めるのにかかる時間と同じ長さにする。ウリセスの場合、それはだいたい1日だ。近所のグループに投稿すれば、誰かが取ってくれる。だから彼の期限は24時間。それより前にキャンセルすれば、デポジットは別の日に繰り越せる。それを過ぎたら、そのままだ。

この期限は、ページが客だけに送るリマインダーとも相性がいい。予約の24時間前に一度だけ届くものだ。ウリセスはこれをわざとその位置に合わせた。リマインダーが届くのは、何も失わずにキャンセルできるちょうど最後のタイミングなのだ。もう行かないと決めた人は、そこで教えてくれる。そしてそのタイミングなら、まだこちらの役にも立つ。

それでも本当に来なかったらどうなるのか?

記録に残る。Proyectaのカレンダーでは、終わった予約は2つの状態のどちらかで締められる。「対応済み」か「来なかった」かだ。そして来なかった人は、自分のアカウントからその記録を消すことはできない。それより前ならキャンセルできる。だが時間枠が過ぎてしまえば、履歴には触れない。

技術的な細部のように聞こえるが、実はその逆だ。3か月後に、問題が「客全般」なのか、それとも同じ4人なのかを知る唯一の方法だからだ。ウリセスはある月に9件の空き枠を抱えていたが、そのうち5件は同じチームによるものだった。その相手には、事前に全額を請求するようにした。他の客には何も変えなかった。

どうやって自分のページに組み込むのか?

説明すればいい。こんな感じだ。「1時間単位でコートを2面貸し出すページを作りたい。予約を確保するために200ペソのデポジットを取り、誰かが予約したら知らせてほしい」。

そこから実際の、公開済みの、リンク付きの予約枠が生まれる。予約デポジットはサービスに対して、割合か固定額のどちらかで設定する(両方同時にはできない)。残りは未払い残高として扱われる。枠が700ペソでデポジットが200ペソなら、システムは残り500ペソが必要だと把握している。あなたがその計算を追いかける必要はない。

そしてデポジットが入った瞬間、予約はその場で確定する。あなたが承認するという二段階目のステップは存在しない。

ページがやってくれないことは何か?

2つある。事前に知っておいたほうがいい。

**期限はあなたが言葉で決める。**デポジットを返金するか、別の日に繰り越すか、そのままにするかを、システムが勝手に判断することはない。価格の隣に、課金する前に一行でルールを書いておこう。「24時間以上前のキャンセルはデポジットを希望の日に繰り越せます。それを過ぎるとそのままになります」。これはビジネスの中で一番気まずい会話だが、一度文章にしてしまえば解決する。

**そしてページの外で起きることは、依然としてあなたの責任だ。**電話で予約を受けて現金で支払われた場合、そこにはデポジットの出る幕はない。あるのは口約束だけ。それこそが、あなたが本来手放したかったものだ。

客の数ではなく、時間を数えよう

先週のカレンダーを開いて、遅いキャンセルや無断欠席で空いてしまった時間枠すべてに印をつけてみよう。人数や未払い額を数える必要はない。時間を合計するだけでいい。

その数字こそが、デポジットを取らないことであなたが失っている金額だ。そしてその数字はどこにも表示されない。空いた時間枠は、苦情のひとつも生まないからだ。

試してみたくなったら、Proyectaで説明して公開しよう。土曜日の予約枠が、誰かの記憶に頼るものではなくなる。