Cara membuat cash opname yang bisa memberitahumu ke mana perginya uang

Sabtu, pukul 20:40. Cecilia menutup toko tortilla-nya di Cuautla, mengeluarkan uang dari laci kas, dan menghitungnya. Dihitung lagi, hasilnya sama: kurang $340.

Tidak ada yang mencuri apa pun. Pukul sebelas dia menyuruh orang menukar uang receh dengan $200 dari kas. Pukul satu dia membayar $140 kepada penjual kantong plastik yang datang tanpa pemberitahuan. Kedua hal itu terjadi, keduanya wajar, dan tak satu pun tercatat.

Pada pukul 20:40, laci kas hanya bisa mengatakan satu hal: di sini uangnya lebih sedikit dari yang seharusnya. Sisanya harus disusun ulang oleh Cecilia dari ingatan, dua belas jam kemudian, dalam keadaan lelah.

Itulah masalah cash opname, dan itu tidak bisa diselesaikan dengan menghitung lebih teliti.

Apa itu cash opname?

Cash opname adalah perbandingan antara uang yang menurut sistem seharusnya ada dengan yang benar-benar kamu hitung, untuk setiap metode pembayaran. Ada empat angka untuk masing-masing, dengan urutan ini: modal awal saat kamu membuka kas, jumlah yang diharapkan, jumlah yang dihitung, dan selisihnya.

Jumlah yang diharapkan bukan perkiraan. Itu adalah modal awal saat kas dibuka, ditambah apa yang diterima dengan metode pembayaran itu selama shift, dikurangi pengembalian, dikurangi uang tunai yang keluar dari laci, dan ditambah yang masuk. Selisihnya adalah hasil pengurangan — yang dihitung dikurangi yang diharapkan — dan itu satu-satunya dari keempat angka itu yang akan diperdebatkan orang.

Kenapa kasmu tidak pernah pas?

Karena ada uang yang keluar dari laci kas yang bukan hasil penjualan, dan tidak ada sistem yang bisa menebaknya sendiri. Uang receh untuk kembalian, pemasok yang datang tanpa pemberitahuan, $500 yang kamu ambil untuk keperluan mendesak, segepok uang yang kamu bawa ke brankas siang hari — tidak satu pun dari pergerakan itu meninggalkan jejak dengan sendirinya.

Penjualan tercatat saat terjadi, karena mencatatnya adalah bagian dari proses transaksi. Uang yang keluar tidak “dijual” — uang itu diserahkan. Dan apa yang diserahkan hanya akan tercatat kalau seseorang mencatatnya.

Karena itulah cash opname yang hanya mengandalkan kalkulator selalu berakhir di tempat yang sama: selisih tanpa nama. Dan selisih tanpa nama tidak diselidiki, melainkan diduga-duga — kadang dianggap ada yang salah memberi kembalian, kadang dianggap sesuatu yang lebih buruk.

Apa yang harus dicatat oleh orang yang menjaga kasir?

Setiap kali ada uang masuk atau keluar dari laci kas tanpa itu merupakan penjualan, harus ada satu baris catatan, saat itu juga. Di point of sale Proyecta, baris itu berupa pemasukan, pengeluaran, atau “ke brankas”, dengan alasan yang dipilih dari daftar lima pilihan: Kurir, Bahan Baku, Kembalian, Penarikan Pemilik, dan Lainnya. Dan “Lainnya” mengharuskanmu menulis catatan.

Lima alasan itu ternyata lebih dari cukup. Saat tutup kas, cash opname tidak lagi bilang “kurang $340”, melainkan “$200 keluar untuk Kembalian dan $140 untuk Bahan Baku, dan tidak ada yang kurang”. Daftar itu sengaja dibuat tertutup: kalau kolomnya bebas diisi, dalam tiga minggu kamu akan punya dua ratus cara berbeda untuk menulis “pengeluaran”, dan laporannya jadi tidak bisa dijumlahkan lagi.

Dan memang, ini satu hal lagi yang harus dilakukan di meja kasir. Bedanya ada pada siapa dan kapan: yang mencatat adalah orang yang memegang uangnya, dalam sepuluh detik saat uang itu ada di tangannya — bukan kamu, jam sembilan malam, menyusun ulang sore yang sudah berlalu.

Kenapa penghitungannya dilakukan secara buta?

Karena penghitungan di mana kamu sudah tahu angka berapa yang harus dicapai tidak mengukur apa-apa. Point of sale ini mengaktifkan cash opname buta: orang yang menutup kasir menghitung setiap metode pembayaran dan mencatatnya; jumlah yang diharapkan dan selisihnya baru muncul setelahnya, ketika sudah tidak bisa lagi disesuaikan. Panelnya menjelaskan begini: “Stafmu menghitung uang tanpa melihat berapa yang seharusnya ada. Itulah yang membuat selisihnya berguna.”

Ini bukan soal tidak percaya pada karyawanmu. Pemilik aplikasi memang bisa melihat jumlah yang diharapkan sebelum penghitungan; orang yang bertugas di kasir, tidak. Ujian yang dijawab sambil melihat kunci jawaban bukanlah ujian.

Selisih normal itu seberapa besar?

Tidak ada angka universal, dan siapa pun yang memberimu satu angka pasti sedang mengarang: itu tergantung pada seberapa banyak uang tunai yang kamu putar dan berapa banyak tangan yang menyentuh laci kas. Yang bisa kamu lakukan adalah menetapkan batasmu sendiri, dan sistem kasnya sudah punya satu: di atas $50 selisih, cash opname akan meminta alasan tertulis sebelum mengizinkanmu menutup shift. Angka itu bisa kamu ubah sendiri.

Yang berharga dari batas itu bukan angkanya, melainkan waktunya: itu memaksa penjelasan ditulis pada hari yang sama, selagi shift-nya masih segar dalam ingatan. Kumpulan alasan selama sebulan mengungkap apa yang tidak akan diberitahukan oleh laporan mana pun dengan sendirinya — bahwa selisih selalu muncul di hari Sabtu, atau selalu di shift yang sama, atau setelah kamu menyuruh orang menukar uang receh.

Bagaimana dengan penjualan lewat mesin EDC?

Penjualan itu tidak tinggal di laci kas dan dihitung terpisah: setiap metode pembayaran punya jumlah yang diharapkan dan yang dihitung sendiri-sendiri, dan mesin EDC dicocokkan dengan apa yang dilaporkannya. Transaksi yang tertunda separuh jalan — pelanggan sudah pergi, alatnya tidak pernah merespons — memblokir penutupan shift sampai masalahnya selesai, karena menutup kas dengan transaksi yang masih menggantung sama saja dengan menandatangani angka yang masih bisa berubah. Dan kalau kamu menghubungkan mesin EDC yang sudah kamu punya (Clip atau Mercado Pago Point), penjualan itu akan tercatat lengkap dengan jenis kartu dan empat digit terakhirnya: baris itu langsung cocok tanpa perlu menyalin struk kecilnya.

Apa yang tidak akan diberitahukan oleh cash opname ini?

Ada tiga, dan lebih baik kamu tahu dari sekarang. Cash opname tidak mengarang alasan yang tidak ditulis siapa pun: kalau pengeluarannya tidak dicatat, selisihnya tetap muncul dan tetap tanpa nama. Cash opname menyebut apa yang dicatat, bukan apa yang sebenarnya terjadi. Struk bukan faktur: itu hanya bukti transaksi di meja kasir, dan CFDI tetap harus kamu terbitkan secara terpisah. Dan kalau internet mati, kasirnya tetap bisa menerima pembayaran dan penjualannya tersimpan, tapi shift-nya tidak bisa ditutup sampai data itu terunggah — cash opname yang kehilangan sebagian penjualannya bukanlah cash opname.

Deskripsikan, lalu buka di meja kasirmu

Kamu tidak perlu meminta fitur kasir secara terpisah. Di panel toko mana pun yang dibuat dengan Proyecta, sudah ada bagian Point of Sale: kamu membuat Kasir 1, memilih metode pembayaran yang kamu terima, dan itu langsung aktif di meja kasirmu begitu kamu mempublikasikannya.

“Sebuah halaman untuk toko tortilla-ku di Cuautla dengan harga tortilla, totopos, dan masa, pemesanan untuk diambil sendiri, serta point of sale di meja kasir dengan tunai dan mesin EDC, cash opname saat tutup, dan pencatatan pengeluaran uang tunai.”

Sebelum menghitung, tulis dulu berapa perkiraanmu

Hari ini saat kamu tutup kas, sebelum menyentuh uangnya, tulis di secarik kertas berapa perkiraanmu ada di laci kas. Baru kemudian hitung.

Kertas itu lebih berharga daripada hasil hitungannya. Kalau perkiraanmu meleset hanya $20, harimu sudah terkendali dan yang tinggal kamu lakukan adalah mencatatnya di suatu tempat selain kepalamu. Kalau melesetnya sampai $600, masalahmu bukan aritmatika — kamu punya jam-jam dalam hari itu yang tidak tercatat di mana pun, dan kamu sudah tahu apa yang perlu diperbaiki besok.

Deskripsikan di proyecta.dev dan publikasikan.