Cómo hacer un corte de caja que te diga a dónde se fue el dinero
Un corte de caja compara lo que el sistema esperaba en el cajón contra lo que contaste, por cada forma de pago. La diferencia queda con nombre sólo si cada salida que no fue venta se registró en el momento.
Sábado, 8:40 de la noche. Cecilia cierra su tortillería en Cuautla, saca el dinero del cajón y lo cuenta. Lo cuenta otra vez y le da lo mismo: faltan $340.
Nadie se robó nada. A las once mandó por feria con $200 de la caja. A la una le pagó $140 al de las bolsas de plástico, que llegó sin avisar. Las dos cosas pasaron, las dos estuvieron bien, y ninguna quedó escrita.
A las 8:40 el cajón sólo sabe decir una cosa: aquí hay menos de lo que debería haber. Lo demás lo tiene que reconstruir Cecilia de memoria, doce horas después y cansada.
Ése es el problema del corte de caja, y no se arregla contando mejor.
¿Qué es un corte de caja?
Un corte de caja es la comparación entre el dinero que el sistema esperaba que hubiera y el que de verdad contaste, por cada forma de pago. Son cuatro números por cada una, en este orden: el fondo con el que abriste, lo esperado, lo contado y la diferencia.
El esperado no es una estimación. Es el fondo con el que se abrió la caja, más lo que se cobró con esa forma de pago en el turno, menos las devoluciones, menos el efectivo que salió del cajón y más el que entró. La diferencia es una resta —lo contado menos lo esperado— y es el único de los cuatro números que alguien va a discutir.
¿Por qué nunca te cuadra la caja?
Porque del cajón sale dinero que no es una venta, y eso ningún sistema lo puede adivinar. La feria, el proveedor que llegó sin avisar, los $500 que sacaste tú para una urgencia, el bonche de billetes que te llevaste a la caja fuerte a media tarde: ninguno de esos movimientos deja rastro solo.
Las ventas quedan anotadas al cobrarse, porque anotarlas es parte de cobrar. El dinero que sale no se cobra: se entrega. Y lo que se entrega sólo queda escrito si alguien lo escribe.
Por eso el corte hecho con la pura calculadora acaba siempre en el mismo lugar: una diferencia sin nombre. Y una diferencia sin nombre no se investiga, se supone: unos días que alguien dio mal un cambio, otros días algo peor.
¿Qué tiene que registrar quien está en la caja?
Cada vez que entra o sale dinero del cajón sin ser una venta, un renglón, en el momento. En el punto de venta de Proyecta ese renglón es una entrada, una salida o un “a caja fuerte”, con un motivo de una lista de cinco: Repartidor, Insumos, Cambio, Retiro del dueño y Otro. Y “Otro” obliga a escribir una nota.
Cinco motivos alcanzan más de lo que parece. Al cerrar, el corte deja de decir “faltan $340” y dice “salieron $200 de Cambio y $140 de Insumos, y no falta nada”. La lista es cerrada a propósito: en texto libre, en tres semanas tendrías doscientas formas de escribir “gastos” y el reporte ya no se podría sumar.
Y sí, es una cosa más que hacer en el mostrador. La diferencia es quién y cuándo: la registra quien tiene el dinero en la mano, en los diez segundos en que lo tiene, no tú a las nueve de la noche rearmando una tarde que ya se fue.
¿Por qué el conteo se hace a ciegas?
Porque un conteo donde ya sabes a qué número le tienes que atinar no mide nada. El punto de venta trae activado el corte a ciegas: quien cierra cuenta cada forma de pago y la anota; el esperado y la diferencia aparecen después, cuando ya no se pueden acomodar. La consola lo dice así: “Tu personal cuenta el dinero sin ver cuánto debería haber. Es lo que hace útil la diferencia.”
Esto no es desconfiar de tu gente. El dueño de la app sí puede ver el esperado antes del conteo; quien está cobrando, no. Un examen que se contesta viendo las respuestas no es un examen.
¿De cuánto puede ser una diferencia normal?
No hay un número universal, y quien te dé uno se lo está inventando: depende de cuánto efectivo mueves y de cuántas manos pasan por el cajón. Lo que sí puedes hacer es fijar tu propio límite, y la caja ya trae uno: arriba de $50 de diferencia, el corte pide un motivo por escrito antes de dejarte cerrar el turno. Ese monto lo mueves tú.
Lo valioso del límite no es el número, es la fecha: obliga a escribir la explicación el mismo día, con el turno fresco. Un mes de esos motivos junta lo que ningún reporte te dice solo — que las diferencias caen en sábado, o siempre en el mismo turno, o después de que mandaste por feria.
¿Y las ventas con terminal?
Ésas no viven en el cajón y se cuentan aparte: cada forma de pago lleva su propio esperado y contado, y la terminal se cuadra contra lo que reporta. Un cobro que quedó a medias —el cliente ya se fue, el aparato nunca contestó— bloquea el cierre del turno hasta que se resuelva, porque cerrar con un cobro en el aire es firmar un número que todavía puede cambiar. Y si conectas la terminal que ya tienes (Clip o Mercado Pago Point), la venta se queda con la marca de la tarjeta y sus últimos cuatro dígitos: ese renglón cuadra sin transcribir el papelito.
¿Qué no te va a decir el corte?
Tres, y mejor saberlas desde hoy. No inventa el motivo que nadie escribió: si la salida no se registró, la diferencia aparece igual y se queda sin nombre. El corte nombra lo que se apuntó, no lo que pasó. El ticket no es una factura: es el comprobante del mostrador, y el CFDI lo sigues emitiendo por fuera. Y si se cae el internet, la caja sigue cobrando y las ventas se guardan, pero el turno no cierra hasta que suban — un corte al que le faltan ventas no es un corte.
Descríbelo y ábrela en el mostrador
No tienes que pedir la caja aparte. En el panel de cualquier tienda hecha con Proyecta ya hay una sección de Punto de venta: creas tu Caja 1, eliges las formas de pago que aceptas, y se abre en el mostrador en cuanto publicas.
“Una página para mi tortillería en Cuautla con los precios de tortilla, totopos y masa, pedidos para recoger, y un punto de venta en el mostrador con efectivo y terminal, corte al cerrar y registro de las salidas de efectivo.”
Antes de contar, escribe cuánto crees que hay
Hoy que cierres, antes de tocar el dinero, escribe en un papel cuánto crees que hay en el cajón. Luego cuenta.
Ese papel vale más que el conteo. Si le atinaste por $20, tu día ya está bajo control y sólo falta dejarlo escrito en algún lugar que no sea tu cabeza. Si te fuiste por $600, no tienes un problema de aritmética: tienes horas del día sin registrar en ninguna parte, y ya sabes qué se arregla mañana.
Descríbelo en proyecta.dev y publícalo.