Cách làm đối soát quỹ tiền mặt để biết tiền đã đi đâu
Đối soát quỹ tiền mặt so sánh số tiền hệ thống dự kiến có trong ngăn kéo với số tiền bạn đếm được, theo từng hình thức thanh toán. Khoản chênh lệch chỉ có tên gọi rõ ràng nếu mọi khoản chi không phải là bán hàng được ghi lại ngay lúc phát sinh.
Thứ Bảy, 8 giờ 40 tối. Cecilia đóng cửa tiệm bánh tortilla của mình ở Cuautla, lấy tiền trong ngăn kéo ra và đếm. Cô đếm lại lần nữa và vẫn ra cùng một kết quả: thiếu $340.
Không ai lấy trộm gì cả. Lúc mười một giờ, cô lấy $200 từ quỹ để cho người đi đổi tiền lẻ. Lúc một giờ, cô trả $140 cho người giao túi ni-lông, người đến mà không báo trước. Cả hai việc đều đã xảy ra, cả hai đều hợp lý, và không việc nào được ghi lại.
Đến 8 giờ 40, ngăn kéo chỉ có thể nói được một điều: ở đây có ít tiền hơn số đáng lẽ phải có. Phần còn lại, Cecilia phải tự nhớ lại, mười hai tiếng sau và trong lúc đã mệt.
Đó chính là vấn đề của việc đối soát quỹ tiền mặt, và nó không thể giải quyết bằng cách đếm cẩn thận hơn.
Đối soát quỹ tiền mặt là gì?
Đối soát quỹ tiền mặt là việc so sánh giữa số tiền mà hệ thống dự kiến có và số tiền bạn thực sự đếm được, theo từng hình thức thanh toán. Với mỗi hình thức, có bốn con số, theo thứ tự này: quỹ đầu ca mà bạn mở ca với nó, số dự kiến, số đếm được và chênh lệch.
Số dự kiến không phải là một ước tính. Đó là quỹ đầu ca cộng với số tiền đã thu bằng hình thức thanh toán đó trong ca, trừ đi các khoản hoàn tiền, trừ đi tiền mặt đã rút ra khỏi ngăn kéo và cộng thêm tiền mặt đã nộp vào. Chênh lệch là một phép trừ — số đếm được trừ đi số dự kiến — và là con số duy nhất trong bốn con số mà ai đó sẽ đặt câu hỏi.
Vì sao quỹ tiền mặt của bạn không bao giờ khớp?
Vì có tiền rời khỏi ngăn kéo mà không phải từ một giao dịch bán hàng, và không hệ thống nào có thể tự đoán được điều đó. Tiền đổi lẻ, nhà cung cấp đến mà không báo trước, $500 bạn rút ra để giải quyết việc gấp, xấp tiền bạn mang vào két sắt giữa buổi chiều: không khoản nào trong số đó tự để lại dấu vết.
Các khoản bán hàng được ghi lại ngay khi thu tiền, vì ghi lại là một phần của việc thu tiền. Còn tiền ra khỏi quỹ thì không phải là thu tiền: đó là chi ra. Và những gì được chi ra chỉ được ghi lại nếu có ai đó chủ động ghi.
Vì vậy, bản đối soát chỉ dựa vào máy tính bỏ túi luôn kết thúc ở cùng một chỗ: một khoản chênh lệch không rõ nguyên nhân. Và một khoản chênh lệch không rõ nguyên nhân thì không được điều tra, mà chỉ bị suy đoán: có ngày người ta nghĩ ai đó thối tiền sai, có ngày lại nghĩ đến điều gì đó tệ hơn.
Người đứng quầy thu ngân cần ghi lại những gì?
Mỗi khi có tiền vào hoặc ra khỏi ngăn kéo mà không phải là một giao dịch bán hàng, cần ghi một dòng, ngay tại thời điểm đó. Trong hệ thống điểm bán hàng của Proyecta, dòng ghi đó là một khoản thu, một khoản chi, hoặc “chuyển vào két sắt”, kèm theo một lý do được chọn từ danh sách năm mục: Người giao hàng, Nguyên vật liệu, Tiền lẻ, Chủ rút tiền, và Khác. Và mục “Khác” bắt buộc phải viết ghi chú.
Năm lý do đó bao quát được nhiều hơn ta tưởng. Khi đóng ca, bản đối soát không còn nói “thiếu $340” nữa, mà nói “đã chi $200 cho Tiền lẻ và $140 cho Nguyên vật liệu, và không thiếu đồng nào”. Danh sách này được giới hạn có chủ đích: nếu để nhập tự do, chỉ sau ba tuần bạn sẽ có hai trăm cách viết khác nhau cho “chi phí”, và báo cáo sẽ không thể cộng dồn được nữa.
Và đúng vậy, đây là thêm một việc phải làm ở quầy. Điểm khác biệt nằm ở ai làm và khi nào: người đang cầm tiền trong tay ghi lại, ngay trong mười giây họ cầm nó, chứ không phải là bạn vào chín giờ tối, cố ráp lại một buổi chiều đã trôi qua.
Vì sao việc đếm tiền được thực hiện theo hình thức “kín”?
Vì một phép đếm mà bạn đã biết trước mình cần ra con số nào thì chẳng đo lường được gì cả. Hệ thống điểm bán hàng mặc định bật tính năng đối soát kín: người đóng ca đếm từng hình thức thanh toán và ghi lại; số dự kiến và chênh lệch chỉ hiện ra sau đó, khi không còn cách nào để “làm cho khớp” nữa. Bảng điều khiển ghi rõ: “Nhân viên của bạn đếm tiền mà không nhìn thấy số tiền lẽ ra phải có. Chính điều đó khiến khoản chênh lệch trở nên có ý nghĩa.”
Đây không phải là chuyện nghi ngờ nhân viên. Chủ ứng dụng thì có thể xem số dự kiến trước khi đếm; còn người đang thu ngân thì không. Một bài kiểm tra mà bạn làm trong khi nhìn thấy đáp án thì không còn là bài kiểm tra nữa.
Chênh lệch bao nhiêu thì được coi là bình thường?
Không có một con số chung cho tất cả, và ai đưa ra một con số như vậy chỉ đang bịa ra thôi: điều này phụ thuộc vào lượng tiền mặt bạn luân chuyển và có bao nhiêu người chạm vào ngăn kéo. Điều bạn thực sự có thể làm là tự đặt ra giới hạn của riêng mình, và hệ thống đã có sẵn một mức: chênh lệch trên $50, bản đối soát sẽ yêu cầu ghi lý do bằng văn bản trước khi cho phép đóng ca. Mức này do chính bạn điều chỉnh.
Giá trị của giới hạn này không nằm ở con số, mà ở thời điểm: nó buộc bạn viết lời giải thích ngay trong ngày, khi ca làm vẫn còn mới. Sau một tháng, những lý do đó gộp lại thành thứ mà không báo cáo nào tự nói cho bạn biết — rằng chênh lệch hay rơi vào thứ Bảy, hoặc luôn ở cùng một ca, hoặc sau mỗi lần bạn cho người đi đổi tiền lẻ.
Còn các giao dịch qua máy POS thì sao?
Những giao dịch đó không nằm trong ngăn kéo và được tính riêng: mỗi hình thức thanh toán có số dự kiến và số đếm được của riêng nó, và máy POS được đối chiếu với báo cáo của chính nó. Một giao dịch bị treo — khách hàng đã rời đi, máy không phản hồi — sẽ chặn việc đóng ca cho đến khi được xử lý xong, vì đóng ca khi còn một khoản thanh toán chưa rõ ràng cũng giống như ký xác nhận một con số vẫn có thể thay đổi. Và nếu bạn kết nối máy POS đang có sẵn (Clip hoặc Mercado Pago Point), giao dịch sẽ lưu lại loại thẻ và bốn số cuối của thẻ: dòng ghi đó khớp sổ mà không cần chép lại từ biên lai giấy.
Bản đối soát sẽ không cho bạn biết điều gì?
Có ba điều, và tốt nhất nên biết ngay từ bây giờ. Nó không tự bịa ra lý do mà không ai ghi lại: nếu khoản chi không được ghi nhận, chênh lệch vẫn xuất hiện và vẫn không có tên gọi. Bản đối soát chỉ gọi tên những gì đã được ghi, chứ không phải những gì đã thực sự xảy ra. Biên lai không phải là hóa đơn: đó chỉ là chứng từ tại quầy, còn CFDI bạn vẫn phải xuất riêng bên ngoài hệ thống. Và nếu mất kết nối internet, hệ thống vẫn tiếp tục thu tiền và các giao dịch vẫn được lưu lại, nhưng ca sẽ không thể đóng cho đến khi dữ liệu được đồng bộ lên — một bản đối soát thiếu giao dịch thì không phải là một bản đối soát.
Mô tả nó và mở quầy ngay
Bạn không cần yêu cầu tính năng quỹ tiền mặt riêng. Trong bảng điều khiển của bất kỳ cửa hàng nào được tạo bằng Proyecta đã có sẵn mục Điểm bán hàng: bạn tạo Quỹ 1, chọn các hình thức thanh toán mà mình chấp nhận, và nó sẽ sẵn sàng ở quầy ngay khi bạn xuất bản.
“Một trang web cho tiệm bánh tortilla của tôi ở Cuautla, với giá của tortilla, totopos và bột, nhận đặt hàng lấy tại chỗ, cùng một điểm bán hàng tại quầy có tiền mặt và máy POS, đối soát khi đóng ca và ghi lại các khoản chi tiền mặt.”
Trước khi đếm, hãy viết ra bạn nghĩ có bao nhiêu
Hôm nay khi đóng ca, trước khi chạm vào tiền, hãy viết ra giấy con số bạn nghĩ đang có trong ngăn kéo. Rồi mới đếm.
Tờ giấy đó còn giá trị hơn cả việc đếm. Nếu bạn đoán sai chỉ $20, ngày hôm nay của bạn đã trong tầm kiểm soát, chỉ còn thiếu việc ghi nó lại ở một nơi nào đó khác ngoài đầu bạn. Nếu bạn lệch tới $600, thì vấn đề không nằm ở phép tính: bạn đang có những giờ trong ngày không được ghi lại ở bất kỳ đâu, và giờ bạn đã biết ngày mai cần sửa gì.
Mô tả nó tại proyecta.dev và xuất bản ngay.