Bekleme listesini gerçekten müşteriye çeviren nasıl yapılır

Nayeli, Zacatecas’ta bir dövme stüdyosu işletiyor ve takvimi üç hafta boyunca dolu. Günde dört beş kişi yazıyor ve neredeyse hepsine aynı şeyi söylüyor: “şu an yerim yok, gelecek ay yaz bana.”

Kimse gelecek ay yazmıyor.

Ve perşembe günkü randevu iptal olduğunda —neredeyse her hafta oluyor, çünkü insanlar hastalanıyor, işleri çıkıyor ya da basitçe gelmiyorlar— Nayeli altı saat boş kalırken, dövme yaptırmak isteyen yirmi kişi başka yerde arayış içinde oluyor. Onları karşısında görmüştü. Onlara cevap vermişti. Hiçbirini not etmemişti.

Bir bekleme listesinin düzelttiği şey tam olarak bu, ve göründüğünden çok daha küçük ve sıkıcı bir çözüm.

Zaten takvimin varsa bekleme listesi nedir?

Bekleme listesi, “bugün olmuyor” demek zorunda kaldığın kişilerin, sen müsait olduğun gün tekrar aranabilmeleri için gerekli bilgilerle tutulan kaydıdır. Hepsi bu.

Takvimin ne zaman geleceğini cevaplar. Liste başka bir şeyi cevaplar: sığmayanlarla ne yapacağımı. Bunlar iki farklı şey ve bu yüzden biri diğerinin yerini tutmaz — zaten online randevu sistemin varsa, liste, biri takvimini açtığında tek bir boş yer bile bulamadığında devreye giren şeydir.

Bu, “açıldığında haber ver” listesi de değil. Onu daha başlamadan, henüz hiçbir şey satmıyorken toplarsın. Bu tam tersi: onu dolu olduğun için toplarsın, ki bu çok daha güzel bir problem ve aynı kolaylıkla boşa harcanır.

Listenin gerçekten işe yaraması için neyi eksik?

Bir son kullanma tarihi. Herkes isim ve telefon numarası not eder; neredeyse hiç kimse o kişiye yerin ne zamana kadar uygun olduğunu not etmez, ve bir defteri kullanabileceğin bir listeye çeviren veri tam olarak budur.

Nayeli’nin durumuyla düşün. 12 Eylül’deki doğum günü için dövme yaptırmak isteyen biri, “ne zaman olursa” diyen biriyle aynı kişi değildir. Birincisine bugün haber vermezsen artık işe yaramaz. İkincisine kasımda yazabilirsin, sana yine aynı mutlulukla cevap verir.

Bunu not etmezsen, iki ay sonra kırk isim olur ve kime acele ettiğini bilmenin hiçbir yolu kalmaz. Ve herkesin aynı değerde olduğu bir liste, sonunda açılmayan bir liste olur.

Geri kalanı zaten belli: kim olduğu, nereden yazdığın, ve ne istediği. “Ne istediği” de göründüğünden daha önemli — iki saatlik bir randevu ile altı saatlik bir randevu aynı şey değil, ve bunu not etmezsen perşembe gününe sığmayan birine perşembeyi teklif etmiş olursun.

Bir yer boşaldığında kime haber verirsin?

Aynı anda üç kişiye, ve ilk cevap veren o yeri alır. Tek kişiye değil.

Neredeyse herkesin tersine yaptığı kısım bu, ve anlaşılır bir şey: en uzun süredir bekleyen kişiye yazmak ve ona cevap vermesi için zaman tanımak daha adil hissettiriyor. Sorun şu ki, perşembe günü saat dörtte boşalan bir yer bugün için değerlidir. Tek bir kişiye yazarsan ve o kişi mesajı iki saat sonra, çalışıyor olduğu için görürse, günü kaybetmiş olursun bile. Bunu üç kere tekrarla, ve yer nezaketten dolayı boş kalmış olur.

İşe yarayan kural iki parçadan oluşuyor:

Listedeki ilk üç kişiye, aynı anda yaz, ve yeri ilk onaylayana ver.

Ve bunu kayıt olduğu andan itibaren söyle. Tam olarak şu kelimelerle: “bir yer boşaldığında birkaç kişiye birden haber veririm ve ilk bana onay verene kalır.” Bunu önceden söylersen, bir kuraldır. Söylemez ve sonra birine “başkasına verildi” dersen, bu bir hakarettir. Aynı olay, sadece ne zaman söylediğine göre tamamen değişir.

Bütün bunlar sayfanda nasıl görünür?

Bir mesajlaşma uygulaması üzerinden değil, sayfandaki kısa bir formda — sana e-posta olarak ulaşır ve senin insanları sütundan sütuna taşıdığın bir panoya düşer.

İşte Proyecta’ya tarif edebileceğin şey bu: “çalışmalarımı, fiyatlarımı ve isim, WhatsApp numarası, ne yaptırmak istedikleri ve ne zaman ihtiyaçları olduğunu bırakabilecekleri bir bekleme listesi olan dövme stüdyom için bir sayfa.” Yayınlanmış olarak çıkar, kendi linkiyle, ve cevaplar tek bir yerde toplanır.

Panoya gelince: sütunları sen adlandırırsın. Bunun için üçü işe yarar — Bekliyor, Haber Verildi, Onayladı — ve kişi süreç ilerledikçe onu taşırsın. Herkes kendi notlarını tutar (“blackwork istiyordu, dört saatten az sürede sığmaz”), ve stüdyoda birkaç kişi çalışıyorsa herkesi kendi müşterilerinden sorumlu bırakabilirsin.

Sana söylemesi doğru olan bir şey var: haberi sen verirsin. Bir randevu iptal olduğunda ilk üç kişine kendiliğinden yazan bir şey yok. Liste, sıralama, notlar ve biri kayıt olduğunda gelen e-posta, bunların hepsi var; ama perşembe günü saat dörtteki mesajı kendi telefonunla yazarsın. Bunun yarım saat yerine bir dakikanı almasının kendisi, yapmakla yapmamak arasındaki fark zaten.

Ya haber verirsin ve kimse cevap vermezse?

Neredeyse her zaman listenin işe yaramamasından değil, listenin üç aylık olup senin için soğumuş olmasından kaynaklanır.

Son kullanma tarihi de bunun için var. Haziranda “ne çıkarsa” için kayıt olan biri muhtemelen başka bir yerde zaten dövme yaptırmıştır, ve bu sorun değil — hiçbir şey kaybetmedin, sadece ona güvenme. Listeyi ayda bir gözden geçir, tarihi geçmiş olanları arşivle, ve gerçekten hâlâ bekleyenlerle kal. Yirmi canlı isimlik bir liste, yüz isimlik bir listeden daha değerlidir.

Ve gerçekten hiç kimse hiç cevap vermiyorsa, işte o zaman bakılması gereken bir şey var: muhtemelen fiyat soran kişileri not ediyorsun, zaten karar vermiş kişileri değil.

Saymakla başla

Bunu hiçbir şey kurmadan önce yap. Geçen hafta kaç kere “şu an yerim yok” dediğini say — mesajlarda, tezgahta, telefonda. Sadece say.

O sayı, bu haftaki listen. Bugün sıfır peso değerinde, çünkü işler kötü gittiği için değil: o kadar iyi gittiği için ki insanları geri çeviriyorsun ve onları not etmiyorsun.

Sayımı yaptığında, aynen bu şekilde proyecta.dev üzerinde anlat ve yayınla. Bir formu ve bir panosu olan bir sayfa. Zor olan kısım bu değildi — kime “hayır” dediğini hatırlamaktı.