Как сделать систему записи для своего бизнеса (и почему календарь — это самая простая часть)

У Ксимены клиника физиотерапии в Тампико, и принимает она одна. Её день устроен из трёх разных вещей: первичная консультация, которая занимает час, сессии наблюдения по сорок минут и терапия с оборудованием, которая укладывается в двадцать пять.

Всё записывается через WhatsApp. Раз в пару недель повторяется одно и то же: приходит новая пациентка на 11:00 на первичную консультацию, а на 11:30 уже договорена другая сессия. Кто-то сидит в зале ожидания сорок минут, а кто-то вообще уходит.

Ксимене не нужен более красивый календарь. Ей нужно, чтобы расписание понимало: первичная консультация не укладывается в тот же слот, что и сессия наблюдения. Об этом и пойдёт речь в этом посте: как сделать систему записи, которая правильно считает время, и какую деталь почти все упускают.

Что такое система записи и чем она отличается от формы заявки?

Система записи — это то, что решает, какие часы может выбрать ваш клиент, и резервирует это время за ним. Она показывает реальные свободные окна, и когда клиент выбирает одно из них, оно пропадает для всех остальных.

Контактная форма ничего этого не делает. Она получает «я бы хотел в четверг вечером» и оставляет это вам в папке, чтобы вы сами ответили. Это запрос, а не запись.

Оба варианта работают, но для разных случаев. Если вы всегда договариваетесь о времени — сначала смотрите на запрос, а потом решаете, сколько он займёт, — форма вам подходит. Но если вы уже заранее знаете, сколько длится каждая услуга, тогда вам нужен именно календарь: каждое лишнее сообщение, чтобы договориться о времени, — это время, за которое вы уже не получите оплату.

Четыре детали, из которых всё складывается

Любое онлайн-расписание, где бы вы его ни собирали, нуждается ровно в четырёх вещах:

1. Что записывается. Ваши услуги: первичная консультация, сессия наблюдения, терапия с оборудованием.
2. Кто или что принимает. Это называется ресурсом: вы сами, каждый мастер, каждое кресло, каждый кабинет, каждый корт. Именно это занимается, когда кто-то бронирует время.
3. В каком графике. Ваши обычные часы работы по неделе: с понедельника по пятницу с 9 до 14 и с 16 до 19, по субботам с 9 до 13.
4. Сколько длится каждая запись. Шестьдесят минут — первичная консультация. Сорок — сессия наблюдения. Двадцать пять — терапия с оборудованием.

Первые три пункта почти всегда заполняют. А четвёртый — тот, который все пропускают, и именно он всё ломает.

Почему записи накладываются друг на друга, даже если у вас уже есть календарь?

Потому что продолжительность записана в двух местах, и эти два места не совпадают.

На своей странице вы написали «Первичная консультация — 60 мин» просто текстом, потому что это хорошо смотрится рядом с ценой. А в настройках вашего расписания окна разбиты по тридцать минут — так было по умолчанию. Клиент читает про час, выбирает тридцатиминутный блок, а расписание слушается именно его.

Никто тут не ошибся. У вас просто два числа, а календарь подчиняется только одному из них.

Поэтому, когда мы собирали это в Proyecta, продолжительность живёт в ресурсе, а не в услуге. Если у услуги есть календарь, единственная продолжительность, которая существует, — это продолжительность ресурса, и именно это число распределяет окна. Специально не предусмотрено второе поле «продолжительность», которое можно было бы заполнить в карточке услуги: число, записанное там, противоречило бы тем самым окнам, которые предлагает календарь.

По умолчанию запись длится шестьдесят минут, пока вы сами это не измените для каждой услуги на экране «Доступность». Именно этот шаг избавляет вас от переполненного зала ожидания: зайти один раз и поставить 40 для наблюдения и 25 для терапии с оборудованием.

А чтобы два человека не попали в одно и то же окно — это вообще не нужно настраивать: система резервирует время одной операцией, так что два человека, нажавшие «отправить» одновременно, не могут оба получить 11:00.

Как заблокировать день, когда вы не работаете?

С помощью исключений — они отдельны от вашего недельного графика.

Ваш обычный график — это правило: по вторникам с 9 до 14. Исключение — это 16 сентября, праздничный мост, который вы берёте, или утро, когда у вас курс. Отмечаете этот день, и он перестаёт предлагать свободные окна, без необходимости менять весь привычный график и помнить, что в понедельник его нужно вернуть обратно.

Это самая маленькая деталь, но именно её больше всего ценят. Если единственный способ закрыть день — удалить весь свой график, рано или поздно вы забудете вернуть его обратно.

Что видит клиент и что видите вы

Ваша пациентка заходит на вашу страницу, выбирает услугу, видит действительно свободные часы и бронирует одно из них. Если у услуги есть цена, она оплачивает сразу же; если цены нет, запись подтверждается напрямую, бесплатно. Не нужно назначать цену, чтобы можно было записаться.

После этого у неё остаётся личная страница аккаунта, где видны её ближайшие записи, и она может отменить их без необходимости писать вам. Когда запись подтверждается, в подтверждении уже есть ссылка, чтобы отменить или перенести приём.

С вашей стороны — два экрана, и важно их не путать. Доступность — это место, где вы всё настраиваете: ресурс для каждой услуги, ваши часы работы по неделе, исключения и продолжительность каждой записи. Записи — это ваше ежедневное расписание, где видно, кто придёт и в какое время. Первый экран вы почти не открываете повторно. Второй — открываете каждое утро.

А если не настроить график для услуги?

Тогда у этой услуги нет календаря, и она работает как форма заявки: к вам приходят запросы, а вы на них отвечаете.

Это объясняет жалобы вида «у меня не появляются свободные часы». Дело не в поломке: этой услуге просто никогда не настраивали ресурс с графиком, поэтому она делает единственное честное, что может сделать, — принимает ваш запрос, вместо того чтобы придумывать вам несуществующую доступность.

Это также работает специально. Ксимена оставила две услуги с календарём, а третью — выездную терапию, где время зависит от того, куда именно нужно поехать, — сделала через заявку. Не весь ваш бизнес обязан укладываться в блоки.

Как получить это уже на этой неделе

Вы это описываете, и оно начинает работать. В буквальном смысле напишите так:

«Страница для моей клиники физиотерапии в Тампико, с тремя услугами, которые записываются онлайн: первичная консультация на 60 минут за 700 песо, сессия наблюдения на 40 минут и терапия с оборудованием на 25 минут. Принимаю с понедельника по пятницу с 9 до 14 и с 16 до 19, а по субботам с 9 до 13. Выездную терапию оформить только как заявку».

Из этого получается опубликованная страница со своим календарём, вашим расписанием и ссылкой, которую можно отправить через WhatsApp. Перед тем как давать её кому-либо, проверьте две вещи: что продолжительность каждой услуги действительно соответствует реальному времени, и что ваши часы работы — это часы этой недели, а не прошлого года.

И прежде чем что-либо настраивать, пятиминутное упражнение, которое почти всегда меняет цифры, которые вы собирались ввести: откройте расписание за прошлую неделю и отметьте каждую запись, которая заняла не столько времени, сколько было указано. Если таких получилось три или больше, вот и ваша проблема — и дело было не в календаре.

Когда захотите собрать это для своего бизнеса, опишите его на proyecta.dev и опубликуйте.