আপনার ব্যবসার জন্য কীভাবে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট সিস্টেম তৈরি করবেন (এবং ক্যালেন্ডারটাই কেন সহজ অংশ)

হিমেনার তাম্পিকোতে একটা ফিজিওথেরাপি ক্লিনিক আছে, আর সব কিছু তিনি একা সামলান। তার দিনে তিনটা আলাদা ধরনের কাজ থাকে: একটা প্রাথমিক মূল্যায়ন যেটায় এক ঘণ্টা লাগে, চল্লিশ মিনিটের ফলো-আপ সেশন, আর যন্ত্রপাতি দিয়ে থেরাপি যা পঁচিশ মিনিটে হয়ে যায়।

সব কিছু তিনি WhatsApp-এ বুক করেন। প্রতি দুই সপ্তাহে একই ঘটনা ঘটে: সকাল ১১:০০-এ একজন নতুন রোগী মূল্যায়নের জন্য আসেন, যখন ১১:৩০-এই আগে থেকে আরেকটা সেশন ঠিক করা থাকে। কেউ একজন অপেক্ষার ঘরে চল্লিশ মিনিট বসে থাকে, নাহয় কেউ চলে যায়।

হিমেনার আরও সুন্দর একটা ক্যালেন্ডার দরকার নেই। তার দরকার তার শিডিউল যেন জানে যে একটা মূল্যায়ন আর একটা ফলো-আপ একই স্লটে ঢোকে না। এই পোস্টটা ঠিক সেই নিয়ে: কীভাবে এমন একটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট সিস্টেম বানাবেন যা সময়গুলো ঠিকঠাক মেলায়, আর সেই তথ্যটা কী যা প্রায় সবাই বাদ দিয়ে দেয়।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট সিস্টেম আসলে কী, আর ফর্মের থেকে এটা কীভাবে আলাদা?

অ্যাপয়েন্টমেন্ট সিস্টেম হলো সেটাই যা ঠিক করে আপনার ক্লায়েন্ট কোন সময়গুলো বেছে নিতে পারবে, আর সেই সময়টা তার জন্য বরাদ্দ করে রাখে। এটা তাকে সত্যিকারের খালি স্লটগুলো দেখায়, আর যখন সে একটা নেয়, সেই স্লটটা বাকিদের জন্য আর দেখা যায় না।

যোগাযোগের ফর্ম এসবের কিছুই করে না। এটা পায় “আমি বৃহস্পতিবার বিকেলে চাই” আর এটা আপনার ইনবক্সে রেখে দেয় যাতে আপনি জবাব দেন। এটা একটা অনুরোধ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট নয়।

দুটোই কাজে লাগে, কিন্তু আলাদা আলাদা পরিস্থিতিতে। যদি আপনি সবসময় সময়টা নিয়ে আলোচনা করেন —প্রথমে কেস দেখেন, তারপর ঠিক করেন কতটা সময় লাগবে— তাহলে ফর্মই ঠিক আছে। কিন্তু যদি আপনি আগে থেকেই জানেন প্রতিটা কাজে কতক্ষণ লাগে, তখন ক্যালেন্ডারই আপনার জন্য ভালো, কারণ একটা সময় ঠিক করার জন্য যতবার মেসেজ আদানপ্রদান হয়, তা এমন সময় যার জন্য আপনি আর টাকা নিতে পারছেন না।

চারটা তথ্য যা এটাকে কাজ করায়

অনলাইনে যেকোনো শিডিউল, আপনি যেখানেই বানান, ঠিক চারটা জিনিস দরকার হয়:

1. কী বুক করা হচ্ছে। আপনার সেবাগুলো: প্রাথমিক মূল্যায়ন, ফলো-আপ সেশন, যন্ত্রপাতি দিয়ে থেরাপি।
2. কে বা কী এটা সামলাবে। এটাকে বলা হয় রিসোর্স: আপনি নিজে, প্রতিটা স্টাইলিস্ট, প্রতিটা চেয়ার, প্রতিটা কনসালটিং রুম, প্রতিটা কোর্ট। এটাই সেই জিনিস যা কেউ বুক করলে ব্যস্ত হয়ে যায়।
3. কোন সময়সূচিতে। আপনার সপ্তাহের স্বাভাবিক সময়: সোমবার থেকে শুক্রবার ৯টা থেকে ২টা এবং ৪টা থেকে ৭টা, শনিবার ৯টা থেকে ১টা।
4. প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট কতক্ষণ স্থায়ী হয়। মূল্যায়নে ষাট মিনিট। ফলো-আপে চল্লিশ। যন্ত্রপাতি দিয়ে থেরাপিতে পঁচিশ।

প্রথম তিনটা প্রায় সবসময় পূরণ করা হয়। চতুর্থটাই সবাই এড়িয়ে যায়, আর সেটাই ঠিক সব কিছু ভেঙে দেয়।

ক্যালেন্ডার থাকলেও কেন অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো একে অপরের উপর গিয়ে পড়ে?

কারণ সময়কাল দুই জায়গায় লেখা থাকে, আর দুটোই একই কথা বলে না।

আপনার পেজে আপনি লিখেছিলেন “প্রাথমিক মূল্যায়ন — ৬০ মিনিট” লেখা হিসেবে, কারণ দামের পাশে এটা সুন্দর দেখায়। আর এর পাশাপাশি, আপনার শিডিউলের সেটিংসে, স্লটগুলো ত্রিশ-ত্রিশ মিনিট করে ভাগ করা আছে, যেটা ডিফল্ট অবস্থায় এমনই এসেছিল। আপনার ক্লায়েন্ট পড়ে এক ঘণ্টা, কিন্তু বেছে নেয় আধা ঘণ্টার একটা ব্লক, আর শিডিউল সেই আধা ঘণ্টাকেই ঠিক বলে ধরে নেয়।

কারো কোনো ভুল হয়নি। আপনার কাছে দুটো সংখ্যা আছে, আর ক্যালেন্ডার মানে একটাকেই।

তাই, Proyecta-তে আমরা যখন এটা বানালাম, সময়কাল সেবায় না থেকে রিসোর্সে থাকে। যখন কোনো সেবার ক্যালেন্ডার থাকে, তখন একমাত্র সময়কাল যা থাকে সেটা রিসোর্সেরটাই, আর সেই সংখ্যাটাই স্লটগুলো ভাগ করে। সেবার তথ্যে পূরণ করার মতো দ্বিতীয় কোনো “সময়কাল” ফিল্ড নেই, আর এটা উদ্দেশ্যমূলকভাবেই: সেখানে লেখা একটা সংখ্যা ক্যালেন্ডার যে স্লটগুলো দেখাচ্ছে, তার সাথেই বিরোধে যেত।

এটা শুরু হয় প্রতি অ্যাপয়েন্টমেন্টে ষাট মিনিট দিয়ে, যতক্ষণ না আপনি Availability স্ক্রিনে গিয়ে সেবাভেদে এটা বদলান। এই পদক্ষেপটাই আপনাকে ভর্তি ওয়েটিং রুম থেকে বাঁচায়: একবার ঢুকে ফলো-আপে ৪০ আর যন্ত্রপাতি থেরাপিতে ২৫ বসিয়ে দিন, একবারের জন্যই।

আর দুজনকে একই স্লটে ঢুকতে না দেওয়ার ব্যাপারটা আপনাকে সেট করতে হয় না: ইঞ্জিন একটা মাত্র অপারেশনে সময়টা বরাদ্দ করে, তাই দুজন একই সময়ে সাবমিট করলেও দুজনেই ১১:০০ পেয়ে যেতে পারে না।

যেদিন আপনি খোলা রাখবেন না, সেদিন কীভাবে বন্ধ রাখবেন?

ব্যতিক্রম দিয়ে, যা আপনার সাপ্তাহিক সময়সূচির থেকে আলাদাভাবে কাজ করে।

আপনার সাধারণ সময়সূচিই হলো নিয়ম: মঙ্গলবার ৯টা থেকে ২টা। ব্যতিক্রম হলো ১৬ সেপ্টেম্বর, যেদিন আপনি লম্বা ছুটিতে যান, বা যে সকালে আপনার কোর্স থাকে। সেই দিনটা চিহ্নিত করুন, আর সেটা স্লট দেওয়া বন্ধ করে দেয়, আপনার চিরাচরিত সময়সূচি না বদলেই আর সোমবারে সেটা ফিরিয়ে আনার কথা মনে না রেখেই।

এটাই সবচেয়ে ছোট অংশ, কিন্তু সবচেয়ে বেশি কৃতজ্ঞতা পাওয়ার মতো। যদি একটা দিন বন্ধ করার একমাত্র উপায় হয় পুরো সময়সূচি মুছে ফেলা, তাহলে আজ হোক কাল হোক আপনি সেটা আবার বসাতে ভুলে যাবেন।

আপনার ক্লায়েন্ট কী দেখে আর আপনি কী দেখেন

আপনার রোগী আপনার পেজে ঢোকে, সেবাটা বেছে নেয়, সত্যিকারের খালি সময়গুলো দেখে আর একটা বুক করে। সেবাটার দাম থাকলে, তখনই সেটা পরিশোধ করে দেয়; দাম না থাকলে, অ্যাপয়েন্টমেন্ট সরাসরি নিশ্চিত হয়ে যায়, বিনামূল্যে। কোনো কিছু বুক করার জন্য তাতে দাম দেওয়ার প্রয়োজন নেই।

তারপর তার কাছে থাকে তার অ্যাকাউন্ট পেজ, যেখানে সে তার আসন্ন অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো দেখতে পায় আর আপনাকে না লিখেই বাতিল করতে পারে। যখন সে নিশ্চিত করে, সেই নিশ্চিতকরণের মধ্যেই অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা সরানোর উপায় থাকে।

আপনার দিক থেকে আছে দুটো স্ক্রিন, আর এই দুটোকে গুলিয়ে না ফেলাই ভালো। Disponibilidad (Availability) হলো যেখানে আপনি সব কিছু সাজান: প্রতিটা সেবার রিসোর্স, সপ্তাহের সময়, ব্যতিক্রম, এবং প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়কাল। Reservas (Bookings) হলো আপনার দিন-প্রতিদিনের শিডিউল, যেখানে আপনি দেখেন কে আসছে আর কখন। প্রথমটা আপনি প্রায় আর কখনো খোলেন না। দ্বিতীয়টা আপনি প্রতিদিন সকালে খোলেন।

আর যদি কোনো সেবায় সময়সূচি না দেন?

তাহলে সেই সেবার কোনো ক্যালেন্ডার থাকে না, আর এটা একটা ফর্মের মতো আচরণ করে: আপনার কাছে অনুরোধ আসে আর আপনি জবাব দেন।

এটাই অনেকের “কোনো সময় দেখাচ্ছে না” সমস্যার ব্যাখ্যা। এটা নষ্ট হয়ে যায়নি: সেই সেবার জন্য কখনো সময়সূচি দেওয়া রিসোর্স সেট করাই হয়নি, তাই এটা একমাত্র সৎ কাজটাই করে, যা হলো আপনার হয়ে বার্তা রেখে দেওয়া, খালি খালি উপলভ্যতা বানিয়ে দেওয়ার চেয়ে।

এটা উদ্দেশ্যমূলকভাবেও কাজে লাগে। হিমেনা দুটো সেবা ক্যালেন্ডার দিয়ে রেখেছিলেন আর একটা —বাড়িতে গিয়ে থেরাপি, যেখানে সময় নির্ভর করে তাকে কোথায় যেতে হচ্ছে তার উপর— অনুরোধ হিসেবে রেখেছিলেন। আপনার পুরো ব্যবসাকে ব্লকের মধ্যে ফিট হতে হবে না।

এই সপ্তাহেই এটা কীভাবে পেয়ে যাবেন

আপনি এটা বর্ণনা করুন, আর এটা কাজ করা শুরু করবে। সত্যিই, এভাবে লিখুন:

“তাম্পিকোতে আমার ফিজিওথেরাপি ক্লিনিকের জন্য একটা পেজ, তিনটা সেবা সহ যেগুলো অনলাইনে বুক করা যায়: ৭০০ পেসোতে ৬০ মিনিটের প্রাথমিক মূল্যায়ন, ৪০ মিনিটের ফলো-আপ সেশন, এবং ২৫ মিনিটের যন্ত্রপাতি দিয়ে থেরাপি। আমি সোমবার থেকে শুক্রবার ৯টা থেকে ২টা এবং ৪টা থেকে ৭টা, আর শনিবার ৯টা থেকে ১টা পর্যন্ত কাজ করি। বাড়িতে গিয়ে থেরাপি শুধু অনুরোধ হিসেবে থাকুক।”

সেখান থেকেই বের হয়ে আসে প্রকাশিত পেজটা, তার ক্যালেন্ডার, আপনার শিডিউল আর WhatsApp-এ পাঠানোর লিঙ্ক সহ। কাকেও এটা দেওয়ার আগে, দুটো জিনিস যাচাই করুন: প্রতিটা সেবার সময়কাল সত্যিই যতটা সময় লাগে তা কিনা, আর আপনার সময়গুলো এই সপ্তাহের, গত বছরের নয়।

আর কিছু বানানোর আগে, পাঁচ মিনিটের একটা অনুশীলন যা প্রায় সবসময়ই আপনার দেওয়া সংখ্যাগুলো বদলে দেয়: গত সপ্তাহের আপনার শিডিউল খুলুন আর যে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো যা বলা হয়েছিল তার মতো সময় নেয়নি, সেগুলো চিহ্নিত করুন। যদি তিনটা বা তার বেশি পান, তাহলে সেটাই আপনার সমস্যা, আর সেটা ক্যালেন্ডার ছিল না।

যখন আপনি আপনার নিজের ব্যবসার সাথে এটা দেখতে চান, proyecta.dev-এ এটা বর্ণনা করুন আর প্রকাশ করে দিন।