予約システムの作り方(そしてカレンダーが簡単な部分である理由)

ヒメナはタンピコで理学療法クリニックを営んでいて、一人で対応しています。彼女の一日には3つの異なるものがあります。1時間かかる初回評価、40分のフォローアップセッション、そして25分で終わる機器を使った施術です。

すべてWhatsAppで予約を取っています。2週間に一度、同じことが起きます。11時に新しい患者が評価のために来ると、11時30分にはもう別のセッションの約束が入っているのです。誰かが待合室で40分待つか、誰かが帰ってしまうかのどちらかです。

ヒメナに必要なのは、もっときれいなカレンダーではありません。必要なのは、評価がフォローアップと同じ枠に収まらないことを予約表が理解してくれることです。この記事のテーマはそこにあります。時間がきちんと合う予約システムの作り方、そしてほとんどの人が見落としている情報は何か、ということです。

予約システムとは何か、そしてフォームとの違いは?

**予約システムとは、顧客が選べる時間を決め、その時間を顧客のために確保するものです。**実際に空いている枠を見せ、誰かがその枠を取ると、他の人からはその枠が消えます。

お問い合わせフォームはそういったことを一切しません。「木曜の午後がいいです」という連絡を受け取って、あなたが返事をするための受信箱に置いておくだけです。それは依頼であって、予約ではありません。

どちらも役に立ちますが、用途が違います。いつも時間を交渉する必要があるなら―まず内容を見てから、どれくらい時間がかかるか決める場合―フォームで十分です。すでに自分の行う作業それぞれにどれくらい時間がかかるか分かっているなら、カレンダーのほうが向いています。時間を調整するためのメッセージの往復一回一回が、すでに料金を取れない時間になってしまうからです。

うまく機能させるための4つの情報

どのオンライン予約表も、どこで作るにしても、正確に4つのものが必要です。

**何を予約するか。**あなたのサービスです。初回評価、フォローアップセッション、機器を使った施術など。
**誰(または何)が対応するか。**これは「リソース」と呼ばれるものです。あなた自身、各スタイリスト、各チェア、各診察室、各コートなど。誰かが予約を取ると、その対象が埋まります。
**どの時間帯か。**あなたの通常の週の時間帯です。月曜から金曜は9時から2時と4時から7時、土曜は9時から1時まで、といったように。
**各予約がどれくらいの時間がかかるか。**評価は60分。フォローアップは40分。機器を使った施術は25分。

最初の3つはほとんど常に入力されています。4つ目こそが人々が飛ばしてしまうもので、まさにそれがすべてを崩してしまうのです。

すでにカレンダーがあるのに、なぜ予約が重なってしまうのか?

それは、所要時間が2つの場所に書かれていて、その2つが同じことを言っていないからです。

あなたのページには「初回評価 — 60分」とテキストで書きました。価格の横にあると見栄えが良いからです。一方で、予約表の設定では、枠が30分刻みに分けられています。それは最初からそうなっていた初期設定だったからです。顧客は「60分」と読みますが、実際に選べるのは30分の枠で、予約表はその30分のほうを正しいものとして扱います。

誰も間違えたわけではありません。あなたには2つの数字があって、カレンダーはそのうち一つにしか従わないのです。

だからこそ、Proyectaでこれを作るとき、所要時間は「サービス」ではなく「リソース」のほうに持たせました。**サービスにカレンダーがある場合、存在する所要時間はリソースのものだけで、それが枠を分ける数字になります。**サービスの項目に入力できる2つ目の「所要時間」欄は、意図的に存在しません。そこに数字を書けば、カレンダーが実際に提示している枠と矛盾してしまうからです。

あなたが変更するまでは、1予約あたり60分が初期値になっています。「空き状況」の画面で、サービスごとに変更できます。この一手間が、待合室がいっぱいになる事態を防いでくれます。フォローアップに40、機器を使った施術に25と、一度だけ入力すればいいのです。

一方、同じ枠に二人が入らないようにする仕組みは、設定する必要がありません。システムが一回の操作で時間を確保するので、同時に送信ボタンを押した二人が、両方とも11時を取ることはできません。

営業しない日をブロックするには?

「例外」機能を使います。これは週ごとの通常の時間帯とは別に扱われます。

あなたの通常の時間帯がルールです。火曜日は9時から2時まで、というように。例外とは、9月16日や、連休で出かける日、講座がある午前中のことです。その日をマークすれば、枠の提示が止まります。いつもの時間帯を動かす必要もなく、月曜日に元に戻すのを覚えておく必要もありません。

これは一番小さな部分ですが、一番ありがたみを感じる部分です。ある一日を休みにする唯一の方法が通常の時間帯全体を消すことだとしたら、遅かれ早かれ元に戻すのを忘れてしまいます。

顧客に見えるものと、あなたに見えるもの

患者さんはあなたのページに入り、サービスを選び、本当に空いている時間を見て、一つを確保します。サービスに価格が設定されていれば、その時点で支払いが行われます。価格が設定されていなければ、予約はそのまま無料で確定します。予約を取れるようにするために、何かに価格をつける必要はありません。

その後は、顧客専用のアカウントページが残ります。そこで今後の予約を確認でき、あなたに連絡しなくてもキャンセルできます。予約を確定すると、確認通知にはキャンセルや予約変更をするための案内がすでに含まれています。

あなたの側には2つの画面があり、混同しないようにするのが大切です。空き状況は仕組みを組み立てる場所です。各サービスのリソース、週の時間帯、例外、そして各予約の所要時間を設定します。予約一覧は日々の予定表で、誰が何時に来るのかを確認する場所です。前者はほとんど開き直すことがありません。後者は毎朝開くものです。

サービスに時間帯を設定しなかったら?

その場合、そのサービスにはカレンダーがなく、フォームのように振る舞います。依頼が届き、あなたが返事をする形です。

これが、多くの人が経験する「時間が表示されない」という現象の理由です。壊れているわけではありません。そのサービスには時間帯を持つリソースが一度も設定されていないため、できる唯一の正直な動作、つまり空き状況をでっち上げる代わりにメッセージを受け取るという動作をしているだけなのです。

これは意図的に使うこともできます。ヒメナは2つのサービスにカレンダーを設定し、残りの1つ―訪問施術で、移動先によって時間が変わるもの―は依頼形式のままにしました。あなたのビジネスのすべてが時間枠に収まる必要はありません。

今週中に実現する方法

説明するだけで、動く形で出来上がります。本当にそのまま、こう書いてみてください。

「タンピコにある私の理学療法クリニックのためのページを作ってください。オンラインで予約できる3つのサービスがあります。初回評価は60分で700ペソ、フォローアップセッションは40分、機器を使った施術は25分です。営業時間は月曜から金曜が9時から2時と4時から7時、土曜は9時から1時までです。訪問施術は依頼形式のみにしてください。」

そこから公開ページが出来上がります。カレンダー、予約表、そしてWhatsAppで送るためのリンクも一緒です。誰にも送る前に、2つだけ確認してください。各サービスの所要時間が実際にかかる時間と一致しているか、そして設定した時間帯が今週のものであって去年のものではないか、という点です。

そして何かを組み立てる前に、たった5分の作業で、入力しようとしていた数字がほぼ必ず変わるはずです。先週の予約表を開いて、予定していた時間どおりに終わらなかった予約すべてにマークをつけてみてください。3件以上出てきたなら、そこに問題があったのであり、それはカレンダーの問題ではなかったということです。

自分のビジネスで試してみたくなったら、proyecta.devで説明して、公開してみてください。