Jak zrobić system rezerwacji wizyt dla swojej firmy (i czemu kalendarz to najłatwiejsza część)

Ximena prowadzi klinikę fizjoterapii w Tampico i przyjmuje pacjentów sama. Jej dzień składa się z trzech różnych rzeczy: wstępnej konsultacji, która zajmuje godzinę, sesji kontrolnych trwających czterdzieści minut oraz terapii ze sprzętem, która trwa dwadzieścia pięć minut.

Wszystko umawia przez WhatsApp. Co dwa tygodnie zdarza się to samo: na 11:00 przychodzi nowa pacjentka na konsultację, a na 11:30 ma już umówioną inną sesję. Ktoś czeka czterdzieści minut w poczekalni albo ktoś wychodzi.

Ximena nie potrzebuje piękniejszego kalendarza. Potrzebuje, żeby jej grafik wiedział, że konsultacja nie zmieści się w tym samym oknie czasowym co sesja kontrolna. O tym jest ten wpis: jak zbudować system rezerwacji wizyt, który poprawnie rozlicza godziny, i jaką informację prawie każdy zostawia poza nim.

Czym jest system rezerwacji wizyt i czym różni się od formularza?

System rezerwacji wizyt to taki, który decyduje, jakie godziny może wybrać twój klient, i rezerwuje tę godzinę dla niego. Pokazuje mu rzeczywiście wolne terminy, a kiedy klient wybierze jeden z nich, ten termin znika dla innych.

Formularz kontaktowy nie robi nic z tego. Odbiera wiadomość „chciałabym w czwartek po południu” i zostawia ją w skrzynce, żebyś odpowiedział. To prośba, nie wizyta.

Oba są przydatne, tylko do różnych rzeczy. Jeśli zawsze negocjujesz termin — najpierw oceniasz przypadek, a potem decydujesz, ile czasu ci zajmie — formularz wystarczy. Jeśli już z góry wiesz, ile trwa każda czynność, którą wykonujesz, wtedy warto postawić na kalendarz, bo każda wiadomość w tę i wstecz, żeby ustalić godzinę, to czas, za który już nie zarabiasz.

Cztery informacje, które sprawiają, że to działa

Każdy grafik online, niezależnie od tego, gdzie go stworzysz, potrzebuje dokładnie czterech rzeczy:

1. Co się umawia. Twoje usługi: wstępna konsultacja, sesja kontrolna, terapia ze sprzętem.
2. Kto lub co to obsługuje. To nazywa się zasobem: ty, każdy stylista, każdy fotel, każdy gabinet, każde boisko. To jest to, co zostaje zajęte, kiedy ktoś się umawia.
3. W jakich godzinach. Twoje standardowe godziny pracy w tygodniu: od poniedziałku do piątku od 9 do 14 i od 16 do 19, w soboty od 9 do 13.
4. Jak długo trwa każda wizyta. Sześćdziesiąt minut konsultacja. Czterdzieści sesja kontrolna. Dwadzieścia pięć terapia ze sprzętem.

Pierwsze trzy prawie zawsze się uzupełnia. Czwarty to ten, który ludzie pomijają, a to właśnie on wszystko wysadza.

Czemu wizyty się nakładają, mimo że masz już kalendarz?

Bo czas trwania jest zapisany w dwóch miejscach, i te dwa miejsca nie mówią tego samego.

Na swojej stronie napisałaś „Konsultacja wstępna — 60 min” jako tekst, bo dobrze wygląda przy cenie. A niezależnie od tego, w ustawieniach grafiku, terminy są podzielone na bloki po trzydzieści minut, bo tak było ustawione domyślnie. Twój klient czyta „godzina”, wybiera blok trzydziestominutowy, a grafik przyznaje rację temu blokowi.

Nikt się nie pomylił. Masz dwie liczby, a kalendarz słucha tylko jednej.

Dlatego, kiedy zbudowaliśmy to w Proyecta, czas trwania mieszka w zasobie, nie w usłudze. Kiedy usługa ma kalendarz, jedyny istniejący czas trwania to ten przypisany do zasobu — i to on dzieli dzień na terminy. Nie ma drugiego pola „czas trwania”, które mogłabyś wypełnić w karcie usługi, i to celowo: liczba wpisana tam zaprzeczałaby tym samym terminom, które proponuje kalendarz.

Zaczyna od sześćdziesięciu minut na wizytę, dopóki tego nie zmienisz, usługa po usłudze, na ekranie Dostępności. To właśnie ten krok oszczędza ci zapchaną poczekalnię: wejść i wpisać 40 przy sesji kontrolnej i 25 przy terapii ze sprzętem, raz na zawsze.

A jeśli chodzi o to, żeby nie wpuścić dwóch osób w ten sam termin — tego nie konfigurujesz: silnik rezerwuje godzinę w jednej operacji, więc dwie osoby, które klikną „wyślij” w tym samym momencie, nie mogą obie zostać z godziną 11:00.

Jak zablokować dzień, w którym nie będziesz otwarta?

Za pomocą wyjątków, które działają niezależnie od twojego tygodniowego grafiku.

Twój normalny grafik to zasada: wtorek od 9 do 14. Wyjątek to 16 września, długi weekend, na który wyjeżdżasz, poranek, kiedy masz szkolenie. Zaznaczasz ten dzień, i grafik przestaje proponować terminy — bez ruszania swojego standardowego harmonogramu i bez pamiętania, żeby go przywrócić w poniedziałek.

To najmniejszy element, a jednocześnie ten, za który jesteś najbardziej wdzięczna. Jeśli jedynym sposobem na zamknięcie dnia jest usunięcie całego grafiku, prędzej czy później zapomnisz go przywrócić.

Co widzi twój klient, a co widzisz ty

Twoja pacjentka wchodzi na twoją stronę, wybiera usługę, widzi rzeczywiście wolne godziny i rezerwuje jedną z nich. Jeśli usługa ma cenę, płaci za nią w tym momencie; jeśli nie ma ceny, wizyta jest potwierdzana od razu, bezpłatnie. Nie trzeba ustalać ceny czegoś, żeby można było to zarezerwować.

Później ma swoją stronę konta, gdzie widzi nadchodzące wizyty i może je odwołać bez pisania do ciebie. Kiedy potwierdza rezerwację, potwierdzenie już zawiera sposób, żeby ją odwołać albo przełożyć.

Z twojej strony są dwa ekrany i warto ich nie mylić. Dostępność to miejsce, gdzie wszystko ustawiasz: zasób każdej usługi, swoje godziny pracy w tygodniu, wyjątki i czas trwania każdej wizyty. Rezerwacje to twój codzienny grafik, gdzie widzisz, kto przychodzi i o której godzinie. Pierwszy ekran prawie nigdy już nie otwierasz. Drugi otwierasz każdego ranka.

A co jeśli nie ustawisz godzin dla jakiejś usługi?

Wtedy ta usługa nie ma kalendarza i działa jak formularz: dostajesz prośby i sam na nie odpowiadasz.

To wyjaśnia, dlaczego wiele osób pisze „nie pokazują mi się godziny”. Nic nie jest zepsute: tej usłudze nigdy nie skonfigurowano zasobu z grafikiem, więc robi jedyną uczciwą rzecz, jaką może zrobić — zapisuje twoją wiadomość, zamiast wymyślać ci dostępność.

To też bywa przydatne z rozmysłem. Ximena zostawiła dwie usługi z kalendarzem, a jedną — terapię z dojazdem do domu, gdzie czas zależy od tego, dokąd musi jechać — jako prośbę. Nie cały twój biznes musi zmieścić się w blokach czasowych.

Jak to mieć gotowe w tym tygodniu

Opisujesz to i wychodzi już działające. Dosłownie, napisz to tak:

“Strona dla mojej kliniki fizjoterapii w Tampico, z trzema usługami rezerwowanymi online: wstępna konsultacja 60 minut za 700 peso, sesja kontrolna 40 minut i terapia ze sprzętem 25 minut. Przyjmuję od poniedziałku do piątku od 9 do 14 i od 16 do 19, a w soboty od 9 do 13. Terapia z dojazdem do domu niech będzie tylko na zapytanie.”

Z tego wychodzi opublikowana strona, z kalendarzem, twoim grafikiem i linkiem do wysłania przez WhatsApp. Zanim komukolwiek go przekażesz, sprawdź dwie rzeczy: czy czas trwania każdej usługi odpowiada temu, co naprawdę ci zajmuje, i czy twoje godziny są tymi z tego tygodnia, a nie z zeszłego roku.

A zanim cokolwiek zbudujesz, zrób pięciominutowe ćwiczenie, które prawie zawsze zmienia liczby, które chciałaś wpisać: otwórz swój grafik z zeszłego tygodnia i zaznacz każdą wizytę, która nie trwała tyle, co powinna. Jeśli wyjdzie ci trzy albo więcej, masz swój problem — i to nie był kalendarz.

Kiedy chcesz zobaczyć to na własnym przykładzie, opisz to na proyecta.dev i opublikuj.