Як створити систему запису для свого бізнесу (і чому календар

Хімена має клініку фізіотерапії в Тампіко і працює сама. Її день складається з трьох різних речей: первинна консультація, яка займає годину, сесії спостереження по сорок хвилин і терапія з обладнанням, яка виходить за двадцять п’ять.

Усе записує через WhatsApp. Раз на два тижні трапляється те саме: о 11:00 приходить нова пацієнтка на консультацію, хоча на 11:30 уже домовлена інша сесія. Хтось сорок хвилин чекає в приймальні, а хтось іде геть.

Хімені не потрібен гарніший календар. Їй потрібно, щоб розклад знав: консультація не вміщається в той самий слот, що й спостереження. Саме про це цей пост: як створити систему запису, яка правильно розподіляє години, і які саме дані майже всі забувають вказати.

Що таке система запису і чим вона відрізняється від форми?

Система запису — це те, що визначає, які години може вибрати ваш клієнт, і резервує цю годину за ним. Вона показує реальні вільні слоти, і коли клієнт обирає один із них, цей слот зникає для всіх інших.

Контактна форма нічого з цього не робить. Вона отримує «хотілося б у четвер увечері» і залишає це в папці, щоб ви відповіли. Це прохання, а не запис.

Обидва варіанти працюють, просто для різних речей. Якщо ви завжди узгоджуєте час окремо — спочатку дивитесь на випадок, а потім вирішуєте, скільки часу він займе — форма вам підійде. Якщо ж ви заздалегідь знаєте, скільки триває кожна ваша послуга, тоді вам потрібен календар, бо кожне повідомлення туди-сюди для узгодження часу — це час, за який ви вже не берете гроші.

Чотири дані, завдяки яким це працює

Будь-який онлайн-розклад, де б ви його не створювали, потребує рівно чотирьох речей:

Що записують. Ваші послуги: первинна консультація, сесія спостереження, терапія з обладнанням.
Хто або що це обслуговує. Це називається ресурсом: ви самі, кожен стиліст, кожне крісло, кожен кабінет, кожен корт. Це те, що стає зайнятим, коли хтось бронює.
За яким розкладом. Ваші звичні години протягом тижня: з понеділка по п’ятницю з 9 до 2 і з 4 до 7, суботи з 9 до 1.
Скільки триває кожен запис. Шістдесят хвилин — консультація. Сорок — спостереження. Двадцять п’ять — терапія з обладнанням.

Перші три майже завжди заповнюють. Четвертий — той, який люди пропускають, і саме він усе й ламає.

Чому записи накладаються, навіть якщо у вас уже є календар?

Тому що тривалість записана в двох місцях, і ці два місця кажуть різне.

На своїй сторінці ви написали «Первинна консультація — 60 хв» як текст, бо це гарно виглядає поруч із ціною. А окремо, в налаштуваннях розкладу, слоти розбиті по тридцять хвилин — так було за замовчуванням. Клієнт читає про годину, обирає тридцятихвилинний блок, і розклад підтверджує саме тридцять хвилин.

Ніхто не помилився. У вас два числа, а календар слухається лише одного з них.

Саме тому, коли ми створювали це в Proyecta, тривалість живе в ресурсі, а не в послузі. Коли послуга має календар, єдина тривалість, яка існує, — це тривалість ресурсу, і саме це число розподіляє слоти. Немає другого поля «тривалість», яке можна заповнити в картці послуги, — і це зроблено свідомо: число, вписане там, суперечило б тим самим слотам, які пропонує календар.

За замовчуванням це шістдесят хвилин на запис, доки ви самі не зміните це для кожної послуги на екрані «Доступність». Саме цей крок рятує вас від заповненої приймальні: зайти й один раз вказати 40 для спостереження та 25 для терапії з обладнанням.

А щоб двоє людей не потрапили в один і той самий слот, це взагалі не потребує налаштування: система резервує час однією операцією, тож якщо двоє натиснуть «надіслати» одночасно, обидва не зможуть отримати 11:00.

Як заблокувати день, коли ви не працюєте?

За допомогою винятків, які існують окремо від вашого тижневого розкладу.

Ваш звичний розклад — це правило: вівторок з 9 до 2. Виняток — це 16 вересня, довгі вихідні, коли ви їдете, або ранок, коли у вас курс. Позначаєте цей день, і він перестає пропонувати слоти, без потреби змінювати свій постійний розклад чи пам’ятати, щоб повернути його в понеділок.

Це найменша частина, але та, за яку найбільше дякують. Якщо єдиний спосіб закрити день — видалити весь розклад, то рано чи пізно ви забудете поставити його назад.

Що бачить клієнт і що бачите ви

Ваш пацієнт заходить на сторінку, обирає послугу, бачить справжні вільні години і резервує одну з них. Якщо послуга має ціну, він оплачує її одразу; якщо ціни немає, запис підтверджується відразу, безкоштовно. Щоб мати можливість записатися, встановлювати ціну не обов’язково.

Потім у нього залишається сторінка облікового запису, де він бачить свої майбутні записи і може скасувати їх без потреби писати вам. Коли підтвердження приходить, воно вже містить спосіб скасувати чи перенести запис.

З вашого боку це два екрани, і їх варто не плутати. Доступність — це те, де ви все налаштовуєте: ресурс кожної послуги, ваші години протягом тижня, винятки та тривалість кожного запису. Записи — це ваш щоденний розклад, де видно, хто прийде і коли. Перший екран ви майже не відкриваєте повторно. Другий відкриваєте щоранку.

А що, якщо не вказати розклад для послуги?

Тоді ця послуга не має календаря і працює як форма: до вас надходять запити, а ви на них відповідаєте.

Це пояснює поширене «у мене не з’являються години». Нічого не зламалося: цій послузі просто ніколи не налаштували ресурс із розкладом, тож вона робить єдину чесну річ, яку може зробити — приймає ваше повідомлення, а не вигадує вільні години.

Це також буває корисно навмисно. Хімена залишила дві послуги з календарем, а одну — терапію вдома, де час залежить від того, куди треба їхати — як запит. Не весь ваш бізнес має вміщатися в блоки.

Як отримати це вже цього тижня

Ви описуєте це — і воно вже працює. Буквально, напишіть так:

«Сторінка для моєї клініки фізіотерапії в Тампіко з трьома послугами, які можна записати онлайн: первинна консультація 60 хвилин за 700 песо, сесія спостереження 40 хвилин і терапія з обладнанням 25 хвилин. Я приймаю з понеділка по п’ятницю з 9 до 2 і з 4 до 7, суботи з 9 до 1. Терапія вдома — лише як запит».

З цього виходить опублікована сторінка, зі своїм календарем, вашим розкладом і посиланням, яке можна надіслати через WhatsApp. Перш ніж передавати його комусь, перевірте дві речі: що тривалість кожної послуги відповідає тій, яка насправді вам потрібна, і що ваші години — це години цього тижня, а не минулого року.

А ще перед тим, як щось налаштовувати, зробіть п’ятихвилинну вправу, яка майже завжди змінює числа, які ви хотіли вказати: відкрийте свій розклад за минулий тиждень і позначте кожен запис, який тривав не стільки, скільки мав. Якщо таких виявиться три чи більше — ось ваша проблема, і це був не календар.

Коли захочете побачити це зі своїм бізнесом, опишіть його на proyecta.dev і опублікуйте.