İşletmen için randevu sistemi nasıl kurulur (ve takvim neden en kolay kısım)

Ximena, Tampico’da bir fizyoterapi kliniği işletiyor ve hastalarına tek başına bakıyor. Günü üç farklı şeyden oluşuyor: bir saat süren ilk değerlendirme, kırk dakikalık takip seansları ve yirmi beş dakikalık cihazlı terapi.

Her şeyi WhatsApp üzerinden planlıyor. İki haftada bir aynı şey oluyor: saat 11:00’de değerlendirme için yeni bir hasta geliyor, ama saat 11:30’da başka bir seans zaten ayarlanmış oluyor. Biri bekleme odasında kırk dakika bekliyor ya da biri gidiyor.

Ximena’nın daha güzel bir takvime ihtiyacı yok. Ajandasının, bir değerlendirmenin bir takip seansıyla aynı zaman dilimine sığmayacağını bilmesine ihtiyacı var. Bu yazı tam da bunu anlatıyor: saatlerini çakıştırmayan bir randevu sistemi nasıl kurulur ve herkesin gözden kaçırdığı veri hangisidir.

Randevu sistemi nedir ve formdan farkı ne?

Randevu sistemi, müşterinin hangi saatleri seçebileceğine karar veren ve o saati onun için ayıran sistemdir. Ona gerçek boş zaman dilimlerini gösterir ve biri bir dilimi seçtiğinde, o dilim diğerleri için kaybolur.

Bir iletişim formu bunların hiçbirini yapmaz. “Perşembe öğleden sonra olur mu” mesajını alır ve sen cevap verene kadar bunu bir kutuda bekletir. Bu bir talep, randevu değil.

İkisi de işe yarar, ama farklı durumlar için. Eğer saati hep pazarlıkla belirliyorsan —önce durumu görüp sonra ne kadar süreceğine karar veriyorsan— form işine yarar. Ama yaptığın her şeyin ne kadar süreceğini önceden biliyorsan, takvim sana daha uygun; çünkü bir saati netleştirmek için gönderdiğin her mesaj, artık ücretlendiremeyeceğin zamandır.

İşe yaramasını sağlayan dört veri

Nerede kurarsan kur, çevrimiçi bir ajanda tam olarak dört şeye ihtiyaç duyar:

1. Ne randevulaştırılıyor. Hizmetlerin: ilk değerlendirme, takip seansı, cihazlı terapi.
2. Kim veya ne bakıyor. Buna kaynak denir: sen, her kuaför, her koltuk, her muayene odası, her saha. Biri randevu aldığında meşgul olan şeydir.
3. Hangi saatte. Haftanın normal çalışma saatlerin: pazartesiden cumaya 9’dan 2’ye ve 4’ten 7’ye, cumartesileri 9’dan 1’e.
4. Her randevu ne kadar sürüyor. Değerlendirme altmış dakika. Takip kırk dakika. Cihazlı terapi yirmi beş dakika.

İlk üçü neredeyse her zaman dolduruluyor. Dördüncüsü insanların atladığı ve tam da her şeyi bozan kısım.

Takvimin olsa bile randevular neden çakışıyor?

Çünkü süre iki yerde yazılı ve ikisi birbirini tutmuyor.

Sitene “İlk değerlendirme — 60 dk” yazmışsın, çünkü fiyatın yanında iyi görünüyor. Ama ajandanın ayarlarında, zaman dilimleri otomatik geldiği şekliyle otuzar dakikalık bloklara bölünmüş. Müşterin bir saat okuyor, yarım saatlik bir blok seçiyor ve takvim o yarım saate hak veriyor.

Kimse hata yapmadı. İki sayın var ve takvim sadece birine uyuyor.

Bu yüzden Proyecta’da bunu kurarken, süreyi hizmette değil kaynakta tutuyoruz. Bir hizmetin takvimi olduğunda, var olan tek süre kaynağın süresidir ve zaman dilimlerini paylaştıran sayı da odur. Hizmet kartında doldurabileceğin ikinci bir “süre” alanı bilerek yok: orada yazılı bir sayı, takvimin zaten sunduğu zaman dilimleriyle çelişirdi.

Sen değiştirene kadar, her hizmet için varsayılan olarak randevu başına altmış dakikayla başlar. Bunu Uygunluk ekranında hizmet başına değiştirmen, dolu bekleme odasından seni kurtaran adımdır: bir kere girip takip için 40, cihazlı terapi için 25 yazmak.

Ve aynı zaman dilimine iki kişiyi almama konusunda, bunu sen ayarlamazsın: motor saati tek bir işlemde ayırır, böylece aynı anda gönder’e basan iki kişi saat 11:00’i ikisi birden alamaz.

Açmayacağın günü nasıl bloke edersin?

İstisnalarla, bunlar haftalık programından ayrıdır.

Normal programın kuraldır: salı günleri 9’dan 2’ye. İstisna ise 16 Eylül, gideceğin tatil günü, kursa gideceğin sabah. O günü işaretlersin ve zaman dilimi önermeyi keser, haftalık programını değiştirmeden ya da pazartesi geri açmayı hatırlamana gerek kalmadan.

Bu en küçük ama en çok takdir edilen kısım. Bir günü kapatmanın tek yolu tüm programını silmekse, er ya da geç geri açmayı unutursun.

Müşterinin gördüğü ve senin gördüğün

Hastan sitene girer, hizmeti seçer, gerçekten boş olan saatleri görür ve birini ayırır. Hizmetin fiyatı varsa, o anda öder; fiyatı yoksa, randevu doğrudan ücretsiz onaylanır. Bir şeyi randevulaştırabilmek için ona fiyat koymak zorunda değilsin.

Daha sonra kendi hesap sayfasında kalır, burada yaklaşan randevularını görür ve sana yazmadan iptal edebilir. Onayladığında, onay mesajı randevuyu iptal etmek veya değiştirmek için gereken bağlantıyla birlikte gelir.

Senin tarafında iki ekran var ve bunları karıştırmamakta fayda var. Uygunluk, her şeyi kurduğun yerdir: her hizmetin kaynağı, haftalık saatlerin, istisnalar ve her randevunun süresi. Rezervasyonlar ise günlük ajandan, kimin ne zaman geleceğini gördüğün yer. Birincisini bir kere kurduktan sonra neredeyse bir daha açmazsın. İkincisini her sabah açarsın.

Bir hizmete saat tanımlamazsan ne olur?

O zaman o hizmetin takvimi olmaz ve form gibi davranır: sana talepler gelir ve sen cevap verirsin.

Bu, çoğu kişinin “saat görünmüyor” şikayetini açıklıyor. Bozuk değil: o hizmete hiçbir zaman saatli bir kaynak tanımlanmamış, dolayısıyla yapabildiği tek dürüst şeyi yapıyor; sana uygunluk icat etmek yerine mesajını not alıyor.

Bu bazen bilinçli de olabilir. Ximena iki hizmeti takvimli bıraktı ve birini —evde terapi, burada süre nereye gideceğine bağlı olduğu için— talep olarak bıraktı. İşinin her yanının bloklara sığması gerekmiyor.

Bu hafta nasıl kurarsın

Anlatırsın, çalışır hale gelir. Tam olarak böyle yaz:

“Tampico’daki fizyoterapi kliniğim için, çevrimiçi randevu alınan üç hizmeti olan bir site: 700 pesoya 60 dakikalık ilk değerlendirme, 40 dakikalık takip seansı ve 25 dakikalık cihazlı terapi. Pazartesiden cumaya 9’dan 2’ye ve 4’ten 7’ye, cumartesileri 9’dan 1’e hizmet veriyorum. Evde terapi sadece talep olarak alınsın.”

Buradan yayınlanmış bir site çıkar; takvimiyle, ajandanla ve WhatsApp’tan göndereceğin bağlantısıyla. Kimseye vermeden önce iki şeyi kontrol et: her hizmetin süresinin gerçekten senin harcadığın süre olduğunu ve saatlerinin geçen yılın değil bu haftanın saatleri olduğunu.

Ve herhangi bir şey kurmadan önce, koyacağın sayıları neredeyse her zaman değiştiren beş dakikalık bir alıştırma: geçen haftanın ajandanı aç ve söylediği kadar sürmeyen her randevuyu işaretle. Üç veya daha fazla çıkarsa, işte sorun orada, takvimde değil.

Kendi işinle görmek istediğinde, proyecta.dev adresinde anlat ve yayınla.