Как сделать цифровое досье, которое предупреждает вас до того, как истечёт срок документа
Цифровое досье — это архив, куда каждый клиент или поставщик загружает свои документы, а вы их утверждаете. Полезным его делает не хранение файлов, а то, что страница сама собирает те, что истекают через 30 дней или меньше.
У Надии в Торреоне компания грузоперевозок и переездов. Три водителя, четыре грузовика и пластиковая папка на шкафу, где хранится всё: права, техпаспорта, страховые полисы, техосмотры.
В тот день, когда корпоративный клиент написал ей: «пришли действующий полис и права водителя, который поедет», она потратила сорок минут, чтобы найти оба документа. У одного из них дата была прошлогодняя.
Она не узнала, что срок истёк. Никто не узнаёт. Бумаги не предупреждают.
Что такое цифровое досье?
Цифровое досье — это архив, куда каждый человек — ваш клиент, поставщик, водитель — загружает свои документы, а вы их проверяете и утверждаете, при этом дата действия каждого документа хранится отдельно. Это не папка в облаке.
Вся разница — в этой отдельной дате. Папка хранит; цифровое досье знает, когда что-то перестало действовать.
Почему WhatsApp не годится для приёма документов?
Потому что документ, присланный в WhatsApp, через три недели перестаёт существовать. Технически он всё ещё там, но погребён среди голосовых сообщений, геометок и «доброе утро».
Есть три вещи, которые чат вам не даёт, и это как раз те три, что важны. Вы не знаете, какая версия правильная: вам прислали права дважды, и ни одна не помечена, что она новая. Вы не знаете, когда истекает срок, потому что эта дата спрятана внутри фотографии, а не там, где её можно найти. И вы не знаете, чего не хватает, потому что для этого пришлось бы держать в голове полный список — по каждому человеку отдельно.
То же самое с почтой, с Drive и с пластиковой папкой. Проблема никогда не была в том, где вы храните файл, — а в том, что дата истечения срока живёт внутри него.
Какие документы вы запрашиваете и у кого?
Список вы определяете один раз, в разделе Типы документов. У каждой строки есть название, отметка Обязательный, поле Относится к — к человеку или к одной из его единиц, отметка Имеет срок действия и допустимые форматы (PDF или изображение).
Именно это поле «Относится к» решает случай Надии. Права — это документ водителя. Техпаспорт, страховой полис и техосмотр относятся к грузовику с номером XY-123-45, а не к тому, кто сидит за рулём на этой неделе. В досье каждая единица — это своя строка, подвешенная к тому же досье, со своим номером дела и своим идентификатором — госномером — чтобы его можно было продиктовать по телефону.
С другой стороны, человек не видит вашего списка дел — он видит свой собственный список, где каждый документ помечен как Обязательный или Необязательный, а рядом с теми, что ещё не загружены, стоит Не хватает.
Маленькая деталь, которая обходится дорого: «Имеет срок действия» по умолчанию выключено. Если вы это не включите, страница даже не спросит дату у того, кто загружает документ, и этот документ никогда не появится ни в одном списке истекающих сроков. Включайте это для всего, что имеет дату.
Как узнать заранее, что у документа истекает срок?
Есть панель под названием Документы, срок которых истекает, которая раскладывает всё по четырём ящикам: Просрочен, 5 дней или меньше, 15 дней или меньше и 30 дней или меньше. То, что не попадает ни в один из них, помечено как Действителен. Открываете её — и в одной строке видите, что «отвалится» в этом месяце.
Когда там пусто, так и написано: «Ни один документ не истекает в ближайшие 30 дней». Именно этой строки у Надии не было.
Что делать, если документ не в порядке?
Вы его отмечаете и пишете причину. Всё досье проходит через семь статусов — Новое, Неполное, На проверке, С замечаниями, Утверждено, Отклонено и Приостановлено — а каждый документ через свои: На проверке, Утверждён, С замечаниями, Отклонён.
На самом деле всю работу делает поле Причина. Этот текст человек читает в своём портале — точно так же, как вы его написали. «Права обрезаны, не видно дату» — это ему поможет; «неверно» оставит его там же, где он был. Панель предупреждает вас об этом прямо во время ввода: человек увидит именно этот текст, так что скажите ему точно, что делать.
А когда он загружает исправленный документ, старый не удаляется: новый входит как Версия 2, а прежний остаётся внизу. В тот день, когда вам придётся доказать, что вам передали и в какую дату, это и есть доказательство.
Факт, который упорядочивает всё остальное: досье считается утверждённым только тогда, когда каждый обязательный документ утверждён, является актуальной версией и не просрочен. Все три условия сразу. Поэтому досье, которое вчера было полным, наутро может оказаться неполным, хотя его никто не трогал: у одного документа истёк срок.
Чего страница за вас не делает?
Четыре вещи, и лучше знать о них заранее:
- Человеку нужно войти в систему. Нет ссылки «загрузи документы без регистрации»: он входит, подтверждает личность, и уже тогда создаётся его досье. Это лишний шаг, и он намеренный — если нет аккаунта, некому сообщить, что вы что-то отклонили.
- Уведомление о конфиденциальности пишете вы сами. Пока оно в черновике, портал показывает человеку «уведомление о конфиденциальности готовится» и не даёт двигаться дальше. Вы принимаете удостоверения личности и адреса, так что этот замок стоит не зря, но текст — ваш.
- Утверждение окончательно — до следующей версии. Раз вы утвердили документ, чтобы пересмотреть его снова, человеку нужно загрузить новый. Отменить нельзя.
- Автоматическое уведомление по почте — это не галочка в панели. Оно настраивается на этапе сборки вашего портала — приходит человеку, а вам сводка, за несколько дней до даты — и включить его потом из панели нельзя. Если оно вам нужно, просите об этом сразу. А панель всегда у вас под рукой.
Это годится только для компании грузоперевозок?
Это годится для любого бизнеса, который запрашивает одни и те же документы у большого количества людей и которому важно, чтобы они оставались действительными. Детский сад, который собирает свидетельство о рождении, прививочную карту и удостоверение опекуна. Спортзал, который каждый год требует медицинскую справку. Юридическая фирма, которая запрашивает у каждого клиента справку о налоговом статусе.
Меняется список документов; всё остальное — то же самое.
Что вы просите у Proyecta
Опишите это своими словами — так же конкретно:
«Хочу портал, где мои водители будут загружать документы: права, техпаспорт, страховой полис и техосмотр. Последние три — по каждому грузовику, а не по человеку, и у всех есть дата истечения срока. Я хочу утверждать или отклонять их, написав причину, которую они увидят, и иметь список того, что истекает в ближайшие 30 дней».
В результате получается опубликованный портал со своей ссылкой и консоль, где вы всё проверяете. Это описывается и публикуется на proyecta.dev.
Прежде чем что-либо собирать, сделайте такую проверку: на листке бумаги, по памяти, напишите, чей документ истекает первым и какого числа. Не открывая шкаф с папками. Потом пойдите и проверьте. Именно этот разрыв — между тем, что вы думали, и тем, что написано на бумаге, — и есть проблема, которую вы собираетесь решить.