如何搭建一个能在文件到期前提醒你的电子档案

娜迪亚在托雷翁经营一家货运搬家公司。三名司机，四辆货车，还有文件柜上面一个塑料文件夹，里面装着所有东西：驾照、行驶证、保险单、年检证明。

有一天，一个企业客户给她发消息说”把现在有效的保险单，还有这次去的司机的驾照发我一下”，她花了四十分钟才把这两份文件凑齐。结果其中一份，日期还是去年的。

她根本不知道那份文件已经过期了。没人会知道。纸质文件不会自己提醒你。

什么是电子档案？

电子档案，就是每个人——你的客户、供应商、司机——上传文件，由你来审核通过的地方，而且每份文件的有效期都单独保存。它不是一个云端文件夹。

全部的区别就在那个单独保存的日期上。文件夹只负责存，电子档案知道一份文件什么时候失效。

因为通过WhatsApp发来的文件，三周之后基本上就等于消失了。技术上它还在那儿，但已经被语音消息、定位、“早上好”之类的聊天淹没了。

聊天软件给不了你三样东西，而这三样恰恰最重要。你不知道哪个版本才是对的——他把驾照发了两次，可没有一个标明哪个是新的。你不知道什么时候到期，因为日期藏在照片里，不在任何你能查到的地方。你也不知道还缺什么，因为要知道这个，你得把完整清单一个人一个人地记在脑子里。

邮件、Drive、塑料文件夹，都是一样的问题。问题从来都不在于你把文件存在哪儿，而在于到期日期藏在文件内部。

你只需要在文件类型里定义一次清单。每一行都包括名称、是否必填、适用于这个人本身还是他名下的某个单位、是否有有效期，以及你接受的格式（PDF或图片）。

这个”适用于”正好解决了娜迪亚的问题。驾照属于司机；行驶证、保险单、年检证明属于车牌XY-123-45的那辆货车，不属于这周开车的是谁。在档案里，每个单位都是挂在同一份档案下面的单独一行，有自己的编号和标识——车牌号——方便在电话里直接念出来。

对方看到的不是你的待办清单，而是他自己的清单：每份文件都标着”必填”或”可选”，没上传的那些会标着缺失。

一个很小、却代价不小的细节：“有有效期”这个选项默认是关的。 如果你不打开它，系统连上传文件的人日期都不会问，这份文件也就永远不会出现在任何到期清单里。凡是带日期的文件，一定要打开这个选项。

有一个看板叫即将到期的文件，把所有文件分到四个格子里：已过期、5天以内、15天以内、30天以内。不属于任何一个格子的，就标为有效。打开它，一眼就能看出这个月哪些文件要到期。

如果没有要到期的，它会直接告诉你：“未来30天内没有文件到期”。这句话，正是娜迪亚当初没有的东西。

把它标记出来，写清楚原因。整份档案会经过七个状态——新建、不完整、审核中、有待修改、已通过、已拒绝、已暂停——而每份文件也有自己的状态：待审核、已通过、有待修改、已拒绝。

真正起作用的是原因这一栏。你写的文字，对方会原封不动地在自己的门户里看到。“驾照被裁掉了一块，看不清日期”这种话有用；“不对”这种话跟没写一样。写的时候，面板会提醒你：对方会看到这段文字，所以要把该做的事讲清楚。

对方重新上传修正后的文件时，旧的那份不会被删掉：新文件会作为版本2进来，旧的留在下面。哪天你需要证明对方交给你的是什么、是什么时候交的，这就是证据。

决定一切的关键规则是：只有当每份必填文件都已通过审核、是最新版本、而且没有过期，档案才算通过。 这三个条件要同时满足。所以昨天还完整的档案，今天早上可能没人动过它，却变成了不完整——因为有一份文件过期了。

有四件事，最好提前知道：

对方必须先登录。 没有”不用注册直接上传文件”这种链接：得先登录，确认身份，档案才会在那里建立起来。这多了一步，而且是故意的——没有账户，你拒绝了对方的东西，也没法通知到人。
隐私声明要你自己写。 只要还是草稿状态，门户就会显示”隐私声明准备中”，不让对方继续操作。你收的是身份证件和地址这类信息，加这道锁是对的，但内容得你自己来写。
通过之后，在下一个版本出现之前是最终结果。 一份文件一旦通过审核，要想重新审核，对方就得重新上传一份新的。没有撤销这个选项。
自动邮件提醒不是面板里的一个开关。 它是在搭建门户的时候就设置好的——快到期前几天，对方会收到提醒，你也会收到一份汇总——之后没法从面板里再打开。如果你需要这个功能，一开始就要提出来。你随时都能用的，是那个看板。

只要是那种要向很多人收同一批文件、并且需要这些文件一直保持有效的生意，都用得上。比如一家幼儿园要收出生证、疫苗接种本和监护人身份证明；一家健身房每年都要收体检证明；一家事务所要向每个客户收税务状况证明。

变的只是文件清单，其他的都一样。

用你自己的话描述，像这样具体就行：

我想要一个门户网站，让我的司机上传文件：驾照、行驶证、保险单和年检证明。后面这三项是按货车算的，不是按人算的，而且都有到期日期。我想通过或拒绝这些文件，拒绝时写一个理由让他们能看到，还要有一个清单，显示未来30天内哪些文件要到期。

系统会生成一个已发布的门户，带上链接，还有一个供你审核的控制台。这一切都在proyecta.dev上描述、发布完成。

在动手搭建之前，先做一个小测试：拿张纸，凭记忆写下谁的哪份文件最先到期、具体是哪天。不要打开文件柜。然后去找出来对比一下。你以为的和文件上写的之间的那段差距——正是你要解决的问题。