Como criar um dossiê digital que te avisa antes que um documento vença

Nadia tem uma empresa de fretes e mudanças em Torreón. Três motoristas, quatro caminhonetes, e uma pasta de plástico em cima do arquivo onde mora tudo: carteiras de motorista, documentos dos veículos, apólices de seguro, inspeções veiculares.

No dia em que um cliente corporativo escreveu: “me manda a apólice vigente e a carteira do motorista que vai”, ela levou quarenta minutos para juntar os dois arquivos. Um dos dois tinha data do ano passado.

Ela não percebeu que estava vencido. Ninguém percebe. Os papéis não avisam.

O que é um dossiê digital?

Um dossiê digital é o arquivo onde cada pessoa — seu cliente, seu fornecedor, seu motorista — sobe seus documentos e você os revisa e aprova, com a data de validade de cada um guardada à parte. Não é uma pasta na nuvem.

Toda a diferença está nessa data separada. Uma pasta guarda; um dossiê digital sabe quando algo deixou de valer.

Por que o WhatsApp não funciona para receber documentos?

Porque um documento que chega pelo WhatsApp deixa de existir depois de três semanas. Continua lá tecnicamente, mas enterrado entre áudios, localizações e “bom dia”.

Há três coisas que um chat não te dá, e são exatamente as três que importam. Você não sabe qual é a versão boa: ele mandou a carteira duas vezes e nenhuma diz qual é a nova. Você não sabe quando vence, porque essa data está dentro da foto e em lugar nenhum onde você possa buscá-la. E você não sabe o que falta, porque para saber isso você teria que se lembrar da lista completa, pessoa por pessoa.

O mesmo acontece com o e-mail, com o Drive e com a pasta de plástico. O problema nunca foi onde você guarda o arquivo, e sim que a data de vencimento mora dentro dele.

Quais documentos você pede, e a quem?

Você define a lista uma única vez, em Tipos de documento. Cada linha traz o nome, se é Obrigatório, a quem Aplica-se — à pessoa ou a uma de suas unidades —, se Tem validade, e quais formatos você aceita (PDF ou imagem).

Esse “Aplica-se” é o que resolve o caso da Nadia. A carteira é do motorista. O documento do veículo, a apólice e a inspeção são da caminhonete de placa XY-123-45, não de quem a dirigir naquela semana. No dossiê, cada unidade é sua própria linha pendurada no mesmo dossiê, com seu próprio número e seu identificador — a placa — para poder ler em voz alta pelo telefone.

Do outro lado, a pessoa não vê uma lista de pendências sua: ela vê a própria lista, com cada documento marcado como Obrigatório ou Opcional e um Falta nos que ainda não subiu.

Um detalhe pequeno que custa caro: “Tem validade” vem desligado. Se você não ligar, a página nem pede a data a quem sobe o documento, e esse documento nunca vai aparecer em nenhuma lista de vencimentos. Ligue em tudo que tiver data.

Como você fica sabendo antes que um documento vença?

Há um quadro chamado Documentos a vencer que distribui tudo em quatro gavetas: Vencido, 5 dias ou menos, 15 dias ou menos e 30 dias ou menos. O que não cai em nenhuma delas diz Vigente. Você abre e numa linha vê o que vai vencer neste mês.

Quando não há nada, ele diz com essas palavras: “Nenhum documento vence nos próximos 30 dias”. Essa linha é a que a Nadia não tinha.

O que você faz quando um documento está errado?

Você marca e escreve o motivo. O dossiê completo passa por sete estados — Novo, Incompleto, Em revisão, Com observações, Aprovado, Rejeitado e Suspenso — e cada documento pelos seus: A revisar, Aprovado, Com observações, Rejeitado.

O que realmente faz o trabalho é o Motivo. Esse texto a pessoa lê no portal dela, exatamente como você escreveu. “A carteira está cortada, não dá para ver a data” ajuda; “incorreto” a deixa do mesmo jeito que antes. O painel avisa isso enquanto você está escrevendo: a pessoa vai ver esse texto, então diga exatamente o que fazer.

E quando ela sobe o documento corrigido, o anterior não se apaga: entra como Versão 2 e o antigo fica embaixo. No dia em que você precisar provar o que te entregaram e em que data, essa é a prova.

O dado que organiza tudo o mais: um dossiê só fica aprovado quando cada documento obrigatório está aprovado, é a versão vigente e não está vencido. As três coisas ao mesmo tempo. Por isso um dossiê que ontem estava completo pode amanhecer incompleto sem que ninguém mexa nele: um documento venceu.

O que a página não faz por você?

Quatro coisas, e é melhor saber desde já:

• A pessoa precisa fazer login. Não existe link para “suba seus documentos sem se cadastrar”: ela entra, se identifica, e o dossiê dela se cria ali. É um passo a mais, e é de propósito — se não há conta, não há a quem avisar que você rejeitou alguma coisa.
• Seu aviso de privacidade é você quem escreve. Enquanto estiver em rascunho, o portal exibe para ela “aviso de privacidade em preparação” e não a deixa avançar. Você está recebendo identidades e endereços, então o cadeado está no lugar certo, mas o texto é seu.
• Aprovar é definitivo até a próxima versão. Depois que você aprova um documento, para revisá-lo de novo, a pessoa precisa subir um novo. Não há como desfazer.
• O aviso automático por e-mail não é uma caixinha do painel. Ele se programa quando seu portal é montado — chega para a pessoa, e para você um resumo, alguns dias antes da data — e não dá para ligar depois pelo painel. Se você quiser, peça desde o início. O que você sempre tem à mão é o quadro.

Isso só serve para uma empresa de fretes?

Serve para qualquer negócio que pede os mesmos documentos para muita gente e precisa que continuem válidos. Uma creche que reúne certidão de nascimento, caderneta de vacinação e identidade do responsável. Uma academia que pede atestado médico todo ano. Um escritório que pede a cada cliente seu comprovante de situação fiscal.

Muda a lista de documentos; o resto é idêntico.

O que você pede à Proyecta

Descreva com suas palavras, assim, de forma concreta:

“Quero um portal onde meus motoristas subam seus documentos: carteira, documento do veículo, apólice e inspeção. Os últimos três são por caminhonete, não por pessoa, e todos têm data de vencimento. Eu quero aprová-los ou rejeitá-los escrevendo um motivo que eles vejam, e ter uma lista do que vence nos próximos 30 dias.”

Sai um portal publicado, com seu link, e um console onde você revisa. Isso se descreve e se publica em proyecta.dev.

Antes de montar qualquer coisa, faça este teste: numa folha, escreva de memória qual documento, de quem, vence primeiro e em que data. Sem abrir o arquivo. Depois vá procurar e compare. Essa distância — entre o que você achava e o que o documento diz — é exatamente o problema que você vai resolver.