Come creare un fascicolo digitale che ti avvisi prima che scada un documento

Nadia ha un’azienda di traslochi e trasporti a Torreón. Tre autisti, quattro furgoni, e una cartellina di plastica sopra l’archivio dove vive tutto: patenti, libretti di circolazione, polizze, revisioni.

Il giorno in cui un cliente aziendale le ha scritto “mandami la polizza in corso di validità e la patente dell’autista che verrà”, ha impiegato quaranta minuti per recuperare i due documenti. Uno dei due aveva la data dell’anno scorso.

Non si era accorta che fosse scaduto. Nessuno se ne accorge. I documenti di carta non avvisano.

Cos’è un fascicolo digitale?

Un fascicolo digitale è l’archivio dove ogni persona — il tuo cliente, il tuo fornitore, il tuo autista — carica i propri documenti e tu li rivedi e approvi, con la data di scadenza di ciascuno salvata a parte. Non è una cartella nel cloud.

Tutta la differenza sta in quella data separata. Una cartella archivia; un fascicolo digitale sa quando qualcosa ha smesso di essere valido.

Perché WhatsApp non funziona per ricevere documenti?

Perché un documento che arriva via WhatsApp smette di esistere dopo tre settimane. Tecnicamente è ancora lì, ma sepolto tra audio, posizioni condivise e “buongiorno”.

Ci sono tre cose che una chat non ti dà, e sono proprio le tre che contano. Non sai qual è la versione buona: ti ha mandato la patente due volte e nessuna delle due dice quale sia la nuova. Non sai quando scade, perché quella data sta dentro la foto e non in nessun posto dove tu possa cercarla. E non sai cosa ti manca, perché per saperlo dovresti ricordarti la lista completa, persona per persona.

Succede lo stesso con l’email, con Drive e con la cartellina di plastica. Il problema non è mai stato dove conservi il file, ma che la data di scadenza vive dentro di esso.

Quali documenti richiedi, e a chi?

Definisci la lista una sola volta, in Tipi di documento. Ogni riga porta il nome, se è Obbligatorio, se Si applica a la persona o a una delle sue unità, se Ha una scadenza, e quali formati accetti (PDF o immagine).

Quel “Si applica a” è ciò che risolve il caso di Nadia. La patente è dell’autista. Il libretto di circolazione, la polizza e la revisione sono del furgone targato XY-123-45, non di chi lo guida quella settimana. Nel fascicolo, ogni unità è una propria riga agganciata allo stesso fascicolo, con il proprio numero e il proprio identificativo — la targa — per poterlo leggere ad alta voce al telefono.

Dall’altra parte, la persona non vede una lista di cose che tu le devi chiedere: vede la propria lista, con ogni documento segnato come Obbligatorio o Facoltativo e un Manca su quelli che non ha ancora caricato.

Un dettaglio piccolo che costa caro: “Ha una scadenza” è disattivato di default. Se non lo attivi, la pagina non chiede nemmeno la data a chi carica il documento, e quel documento non comparirà mai in nessuna lista di scadenze. Attivalo su tutto ciò che ha una data.

Come vieni avvisato prima che un documento scada?

C’è una bacheca chiamata Documenti in scadenza che divide tutto in quattro riquadri: Scaduto, 5 giorni o meno, 15 giorni o meno e 30 giorni o meno. Ciò che non rientra in nessuno di questi dice In corso di validità. La apri e in una riga vedi cosa ti sta per scadere questo mese.

Quando non c’è nulla, te lo dice chiaramente: “Nessun documento scade nei prossimi 30 giorni”. Quella riga è ciò che a Nadia mancava.

Cosa fai quando un documento non va bene?

Lo segnali e scrivi il motivo. L’intero fascicolo passa attraverso sette stati — Nuovo, Incompleto, In revisione, Con osservazioni, Approvato, Respinto e Sospeso — e ogni documento attraverso i propri: Da rivedere, Approvato, Con osservazioni, Respinto.

Ciò che fa davvero il lavoro è il Motivo. Quel testo lo legge la persona nel suo portale, esattamente come lo hai scritto tu. “La patente è tagliata, non si vede la data” le è utile; “non corretto” la lascia esattamente come prima. Il pannello te lo segnala mentre lo stai scrivendo: la persona vedrà questo testo, quindi dille esattamente cosa fare.

E quando carica il documento corretto, quello vecchio non viene cancellato: entra come Versione 2 e il precedente resta sotto. Il giorno in cui dovrai dimostrare cosa ti hanno consegnato e in quale data, quella è la prova.

Il dato che ordina tutto il resto: un fascicolo risulta approvato solo quando ogni documento obbligatorio è approvato, è la versione in corso di validità e non è scaduto. Tutte e tre le condizioni insieme. Per questo un fascicolo che ieri era completo può risvegliarsi incompleto senza che nessuno lo tocchi: è scaduto un documento.

Cosa non fa la pagina per te?

Quattro cose, ed è meglio saperle fin da ora:

• La persona deve accedere con un account. Non esiste un link per “carica i tuoi documenti senza registrarti”: entra, si identifica, e il suo fascicolo viene creato lì. È un passaggio in più, ed è voluto — se non c’è un account, non c’è nessuno a cui avvisare che gli hai respinto qualcosa.
• La tua informativa sulla privacy la scrivi tu. Finché è in bozza, il portale mostra “informativa sulla privacy in preparazione” e non lascia proseguire. Stai ricevendo documenti d’identità e indirizzi, quindi il lucchetto è messo bene, ma il testo è tuo.
• Approvare è definitivo fino alla versione successiva. Una volta approvato un documento, per rivederlo la persona deve caricarne uno nuovo. Non c’è modo di annullare.
• L’avviso automatico via email non è una casella nel pannello. Viene programmato quando si allestisce il tuo portale — arriva alla persona, e a te un riepilogo, alcuni giorni prima della scadenza — e non lo attivi in seguito dal pannello. Se lo vuoi, richiedilo fin dall’inizio. Ciò che hai sempre a disposizione è la bacheca.

Serve solo per un’azienda di trasporti?

Serve per qualsiasi attività che richiede gli stessi documenti a molte persone e ha bisogno che restino validi. Un asilo nido che raccoglie certificato di nascita, libretto delle vaccinazioni e documento d’identità del tutore. Una palestra che richiede il certificato medico ogni anno. Uno studio professionale che chiede a ogni cliente il proprio certificato fiscale.

Cambia la lista dei documenti; il resto è identico.

Cosa chiedi a Proyecta

Descrivilo con parole tue, in modo concreto:

“Voglio un portale dove i miei autisti carichino i loro documenti: patente, libretto di circolazione, polizza e revisione. Le ultime tre sono per furgone, non per persona, e tutte hanno una data di scadenza. Voglio poterle approvare o respingere scrivendo un motivo che loro possano vedere, e avere una lista di ciò che scade nei prossimi 30 giorni.”

Ne esce un portale pubblicato, con il suo link, e una console dove tu fai le revisioni. Lo descrivi e lo pubblichi su proyecta.dev.

Prima di costruire qualsiasi cosa, fai questa prova: su un foglio, scrivi a memoria quale documento, di chi, scade per primo e in quale data. Senza aprire l’archivio. Poi vai a cercarlo e confronta. Quella distanza — tra ciò che credevi e ciò che dice il documento — è esattamente il problema che stai per risolvere.