Comment créer un dossier numérique qui vous prévient avant qu'un document n'expire

Nadia dirige une entreprise de transport et déménagement à Torreón. Trois chauffeurs, quatre camionnettes, et une pochette en plastique posée sur le classeur où tout vit : permis de conduire, cartes grises, assurances, contrôles techniques.

Le jour où un client corporatif lui a écrit « envoie-moi l’assurance en cours et le permis du chauffeur qui va venir », elle a mis quarante minutes à réunir les deux documents. L’un des deux datait de l’année précédente.

Elle ne s’est pas rendu compte qu’il était expiré. Personne ne s’en rend compte. Les papiers ne préviennent pas.

Qu’est-ce qu’un dossier numérique ?

Un dossier numérique est l’espace où chaque personne — votre client, votre fournisseur, votre chauffeur — dépose ses documents, que vous examinez et approuvez, avec la date de validité de chacun enregistrée à part. Ce n’est pas un dossier dans le cloud.

Toute la différence tient à cette date à part. Un dossier stocke ; un dossier numérique sait quand quelque chose a cessé d’être valable.

Pourquoi WhatsApp ne fonctionne pas pour recevoir des documents ?

Parce qu’un document reçu par WhatsApp cesse d’exister au bout de trois semaines. Il est toujours là techniquement, mais enterré sous les messages vocaux, les positions GPS et les « bonjour ».

Il y a trois choses qu’une conversation ne vous donne pas, et ce sont justement les trois qui comptent. Vous ne savez pas quelle est la bonne version : on vous a envoyé le permis deux fois et rien n’indique lequel est le plus récent. Vous ne savez pas quand il expire, parce que cette date est à l’intérieur de la photo et nulle part où vous puissiez la chercher. Et vous ne savez pas ce qu’il vous manque, parce que pour le savoir il faudrait vous souvenir de la liste complète, personne par personne.

C’est la même chose avec l’e-mail, avec Drive et avec la pochette en plastique. Le problème n’a jamais été l’endroit où vous stockez le document, mais le fait que la date d’expiration vive à l’intérieur de lui.

Quels documents demandez-vous, et à qui ?

Vous définissez la liste une seule fois, dans Types de document. Chaque ligne comporte un nom, l’indication Obligatoire ou non, à qui elle S’applique — la personne ou l’une de ses unités —, si elle a une date de validité, et les formats acceptés (PDF ou image).

Ce champ « S’applique à » est celui qui résout le cas de Nadia. Le permis appartient au chauffeur. La carte grise, l’assurance et le contrôle technique appartiennent à la camionnette immatriculée XY-123-45, pas à celui qui la conduit cette semaine-là. Dans le dossier, chaque unité est sa propre ligne rattachée au même dossier, avec son propre numéro et son identifiant — la plaque — pour pouvoir le lire à voix haute au téléphone.

De l’autre côté, la personne ne voit pas votre propre liste de tâches : elle voit sa propre liste, avec chaque document marqué Obligatoire ou Facultatif, et un Manquant sur ceux qu’elle n’a pas encore déposés.

Un petit détail qui coûte cher : l’option « a une date de validité » est désactivée par défaut. Si vous ne l’activez pas, la page ne demande même pas la date à celui qui dépose le document, et ce document n’apparaîtra jamais dans aucune liste d’échéances. Activez-la sur tout ce qui porte une date.

Comment savoir avant qu’un document n’expire ?

Il existe un tableau appelé Documents à échéance qui répartit tout en quatre casiers : Expiré, 5 jours ou moins, 15 jours ou moins et 30 jours ou moins. Ce qui ne rentre dans aucun d’eux affiche Valide. Vous l’ouvrez et, d’un coup d’œil, vous voyez ce qui va tomber ce mois-ci.

Quand il n’y a rien, la page vous le dit avec ces mots-là : « Aucun document n’expire dans les 30 prochains jours ». Cette phrase, c’est justement celle que Nadia n’avait pas.

Que faites-vous quand un document est incorrect ?

Vous le signalez et vous écrivez le motif. Le dossier complet passe par sept statuts — Nouveau, Incomplet, En cours d’examen, Avec observations, Approuvé, Rejeté et Suspendu — et chaque document a les siens : À examiner, Approuvé, Avec observations, Rejeté.

Ce qui fait vraiment le travail, c’est le Motif. Ce texte, la personne le lit sur son portail, exactement tel que vous l’avez écrit. « Le permis est coupé, on ne voit pas la date » lui est utile ; « incorrect » la laisse dans le même état qu’avant. Le panneau vous le rappelle pendant que vous l’écrivez : la personne va voir ce texte, alors dites-lui exactement quoi faire.

Et quand elle dépose le document corrigé, l’ancien n’est pas effacé : il entre comme Version 2 et l’ancien reste en dessous. Le jour où vous devrez prouver ce qu’on vous a remis et à quelle date, c’est cette preuve-là qui compte.

L’élément qui organise tout le reste : un dossier n’est approuvé que lorsque chaque document obligatoire est approuvé, correspond à la version en vigueur et n’est pas expiré. Les trois à la fois. C’est pourquoi un dossier complet hier peut se réveiller incomplet le lendemain sans que personne n’y touche : un document a simplement expiré.

Que ne fait pas la page à votre place ?

Quatre choses, et mieux vaut les savoir dès maintenant :

• La personne doit se connecter. Il n’y a pas de lien « déposez vos papiers sans vous inscrire » : elle se connecte, s’identifie, et son dossier se crée à ce moment-là. C’est une étape de plus, et c’est voulu — sans compte, il n’y a personne à prévenir quand vous rejetez quelque chose.
• Votre politique de confidentialité, c’est vous qui l’écrivez. Tant qu’elle reste en brouillon, le portail affiche « politique de confidentialité en préparation » et empêche la personne d’avancer. Vous recevez des pièces d’identité et des adresses, donc ce verrou est bien placé, mais le texte vous revient.
• Approuver est définitif jusqu’à la version suivante. Une fois qu’un document est approuvé, pour le réexaminer, la personne doit en déposer un nouveau. Il n’y a pas de bouton annuler.
• L’alerte automatique par e-mail n’est pas une case à cocher dans le panneau. Elle se configure au moment où votre portail est construit — elle arrive à la personne, et à vous un résumé, quelques jours avant l’échéance — et vous ne pouvez pas l’activer après coup depuis le panneau. Si vous la voulez, demandez-la dès le départ. Ce que vous avez toujours sous la main, c’est le tableau.

Est-ce que ça ne sert qu’à une entreprise de transport ?

Ça sert à toute entreprise qui demande les mêmes papiers à beaucoup de monde et qui a besoin qu’ils restent valides. Une crèche qui réunit l’acte de naissance, le carnet de vaccination et la pièce d’identité du tuteur. Une salle de sport qui demande un certificat médical chaque année. Un cabinet qui demande à chaque client son attestation de situation fiscale.

La liste de documents change ; le reste est identique.

Ce que vous demandez à Proyecta

Décrivez-le avec vos propres mots, aussi concrètement que ça :

« Je veux un portail où mes chauffeurs déposent leurs documents : permis de conduire, carte grise, assurance et contrôle technique. Les trois derniers sont par camionnette, pas par personne, et tous ont une date d’expiration. Je veux pouvoir les approuver ou les rejeter en écrivant un motif qu’ils puissent voir, et avoir une liste de ce qui expire dans les 30 prochains jours. »

Vous obtenez un portail publié, avec son lien, et une console où vous faites vos vérifications. Tout ça se décrit et se publie sur proyecta.dev.

Avant de construire quoi que ce soit, faites ce test : sur une feuille, écrivez de mémoire quel document de qui expire en premier et à quelle date. Sans ouvrir le classeur. Allez ensuite le chercher et comparez. Cet écart — entre ce que vous croyiez et ce que dit le papier — est exactement le problème que vous allez résoudre.