Як зробити цифрове досьє, яке попередить вас, перш ніж закінчиться термін дії документа
Цифрове досьє — це архів, куди кожен клієнт чи постачальник завантажує свої документи, а ви їх перевіряєте й затверджуєте. Корисним його робить не саме зберігання, а те, що сторінка сама збирає ті документи, термін дії яких закінчується за 30 днів або раніше.
У Наді — компанія вантажних перевезень і переїздів у Торреоні. Троє водіїв, чотири фургони і пластикова папка на шафі з документами, де живе все: посвідчення водія, техпаспорти, страхові поліси, техогляди.
Того дня, коли корпоративний клієнт написав їй: «Надішли мені чинний поліс і посвідчення водія, який поїде», вона витратила сорок хвилин, щоб зібрати два файли. В одному з них дата була ще з минулого року.
Вона й не знала, що термін дії закінчився. Ніхто не знає. Папери не попереджають.
Що таке цифрове досьє?
Цифрове досьє — це архів, куди кожна людина — ваш клієнт, постачальник, водій — завантажує свої документи, а ви їх перевіряєте й затверджуєте, і термін дії кожного зберігається окремо. Це не папка в хмарі.
Уся різниця — саме в цій окремій даті. Папка зберігає; цифрове досьє знає, коли щось перестало бути дійсним.
Чому WhatsApp не годиться для прийому документів?
Тому що документ, надісланий через WhatsApp, за три тижні фактично перестає існувати. Технічно він там є, але похований серед голосових повідомлень, геолокацій і «доброго ранку».
Чат не дає вам трьох речей, і це якраз ті три, що мають значення. Ви не знаєте, яка версія правильна: він надіслав посвідчення двічі, і жодне не позначено як нове. Ви не знаєте, коли закінчується термін дії, бо ця дата захована всередині фотографії, а не там, де її можна знайти пошуком. І ви не знаєте, чого не вистачає, бо для цього довелося б тримати в голові повний список — людина за людиною.
Те саме відбувається з поштою, з Drive і з пластиковою папкою. Проблема ніколи не була в тому, де ви зберігаєте файл, а в тому, що дата закінчення терміну дії живе всередині нього.
Які документи ви вимагаєте і від кого?
Ви визначаєте список лише один раз — у розділі Типи документів. У кожному рядку вказано назву, чи документ Обов’язковий, чи він Стосується людини, чи однієї з її одиниць, чи має він Термін дії, і які формати ви приймаєте (PDF або зображення).
Саме це поле «Стосується» вирішує випадок Наді. Посвідчення — це документ водія. А техпаспорт, страховий поліс і техогляд належать фургону з номерами XY-123-45, а не тому, хто керує ним цього тижня. У досьє кожна одиниця — це окремий рядок, підвʼязаний до того самого досьє, зі своїм номером справи та своїм ідентифікатором — номерним знаком — щоб його можна було продиктувати по телефону.
З іншого боку, людина не бачить вашого списку завдань: вона бачить свій власний список, де кожен документ позначений як Обов’язковий або Необов’язковий, а біля тих, які вона ще не завантажила, стоїть позначка Немає.
Маленька деталь, яка дорого коштує: опція «Термін дії» вимкнена за замовчуванням. Якщо ви її не увімкнете, сторінка навіть не запитає дату в того, хто завантажує документ, і цей документ ніколи не з’явиться в жодному списку тих, що закінчуються. Вмикайте її для всього, що має дату.
Як дізнатися заздалегідь, що термін дії документа закінчується?
Є панель під назвою Документи, термін дії яких закінчується, і вона розкладає все по чотирьох комірках: Прострочено, 5 днів або менше, 15 днів або менше та 30 днів або менше. Те, що не потрапляє в жодну з них, позначене як Дійсний. Ви відкриваєте панель — і в одному рядку бачите, що у вас «згорить» цього місяця.
Коли немає нічого, вам так прямо й пишуть: «Жоден документ не закінчується в найближчі 30 днів». Саме такого рядка в Наді не було.
Що робити, коли документ неправильний?
Ви позначаєте його і пишете причину. Усе досьє проходить через сім станів — Нове, Неповне, На розгляді, З зауваженнями, Затверджено, Відхилено і Призупинено — а кожен документ окремо через свої: На перевірці, Затверджено, З зауваженнями, Відхилено.
Справжню роботу виконує поле Причина. Цей текст людина читає у своєму порталі — точно так, як ви його написали. Фраза «Посвідчення обрізане, дату не видно» їй допоможе; слово «неправильно» залишить її на тому самому місці. Панель попереджає вас, поки ви це пишете: людина побачить саме цей текст, тож скажіть їй точно, що робити.
А коли вона завантажує виправлений документ, попередній не видаляється: новий з’являється як Версія 2, а старий залишається нижче. У день, коли вам треба буде довести, що саме вам передали і в яку дату, це і буде доказом.
Факт, який визначає все інше: досьє вважається затвердженим лише тоді, коли кожен обов’язковий документ затверджено, це актуальна версія і термін його дії не закінчився. Усі три умови одночасно. Тому досьє, яке вчора було повним, наступного ранку може стати неповним — і ніхто його не чіпав: просто закінчився термін дії одного документа.
Чого сторінка не робить за вас?
Чотири речі, і про них краще знати заздалегідь:
- Людина повинна увійти в систему. Немає посилання «завантаж документи без реєстрації»: вона заходить, ідентифікує себе, і саме там створюється її досьє. Це додатковий крок, і він навмисний — якщо немає облікового запису, немає й кому повідомити, що ви щось відхилили.
- Вашу політику конфіденційності пишете ви самі. Поки вона в чернетці, портал показує людині напис «політика конфіденційності готується» і не дозволяє їй рухатися далі. Ви отримуєте посвідчення особи й адреси, тож цей замок стоїть не даремно, але текст — ваш.
- Затвердження остаточне — до наступної версії. Щойно ви затвердили документ, щоб знову його переглянути, людині доведеться завантажити новий. Скасувати рішення не можна.
- Автоматичне сповіщення поштою — це не перемикач на панелі. Воно налаштовується, коли створюють ваш портал — людині приходить лист, а вам зведення за кілька днів до дати — і ввімкнути його пізніше через панель не можна. Якщо він вам потрібен, попросіть про це одразу. А панель завжди у вас під рукою.
Це підходить лише для транспортної компанії?
Це підходить для будь-якого бізнесу, який вимагає ті самі документи від багатьох людей і потребує, щоб вони залишалися дійсними. Дитячий садок, який збирає свідоцтво про народження, картку щеплень та посвідчення опікуна. Спортзал, який щороку вимагає медичну довідку. Юридична контора, яка просить у кожного клієнта довідку про податковий статус.
Змінюється лише список документів; усе інше — однакове.
Що попросити у Proyecta
Опишіть це своїми словами, ось так конкретно:
«Хочу портал, куди мої водії завантажуватимуть свої документи: посвідчення, техпаспорт, страховий поліс і техогляд. Останні три — по фургону, а не по людині, і всі мають термін дії. Я хочу затверджувати або відхиляти їх, вписуючи причину, яку вони побачать, а також мати список того, що закінчується в найближчі 30 днів».
У результаті ви отримуєте опублікований портал зі своїм посиланням і консоль, де ви перевіряєте документи. Це описується й публікується на proyecta.dev.
Перш ніж щось будувати, зробіть таку перевірку: на аркуші напишіть з пам’яті, чий документ закінчується першим і якого числа. Не відкриваючи шафу з паперами. Потім знайдіть його і порівняйте. Ось ця відстань — між тим, що ви думали, і тим, що написано в документі, — і є та сама проблема, яку ви збираєтесь вирішити.