วิธีทำแฟ้มเอกสารดิจิทัลที่แจ้งเตือนก่อนเอกสารหมดอายุ

นาเดียมีธุรกิจรับขนของและย้ายบ้านในเมืองโตร์เรออน มีคนขับสามคน รถกระบะสี่คัน และแฟ้มพลาสติกใบหนึ่งวางอยู่บนตู้เก็บเอกสาร ที่เป็นที่อยู่ของทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นใบขับขี่ ทะเบียนรถ กรมธรรม์ประกันภัย และใบตรวจสภาพรถ

วันหนึ่งที่ลูกค้าองค์กรรายหนึ่งเขียนมาว่า “ส่งกรมธรรม์ที่ยังไม่หมดอายุกับใบขับขี่ของคนขับที่จะไปด้วย” เธอใช้เวลาสี่สิบนาทีกว่าจะรวบรวมสองไฟล์นั้นได้ และหนึ่งในนั้นมีวันที่ของปีที่แล้ว

เธอไม่รู้ตัวเลยว่ามันหมดอายุไปแล้ว ไม่มีใครรู้ตัวหรอก เพราะกระดาษไม่เคยแจ้งเตือนใคร

แฟ้มเอกสารดิจิทัลคืออะไร

แฟ้มเอกสารดิจิทัลคือระบบที่แต่ละคน ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือคนขับของคุณ อัปโหลดเอกสารของตัวเอง แล้วคุณเป็นคนตรวจและอนุมัติ โดยวันหมดอายุของแต่ละเอกสารจะถูกเก็บแยกไว้ต่างหาก มันไม่ใช่แค่โฟลเดอร์บนคลาวด์

ความแตกต่างทั้งหมดอยู่ที่วันหมดอายุที่แยกออกมานั้นเอง โฟลเดอร์ทำหน้าที่แค่เก็บ แต่แฟ้มเอกสารดิจิทัลรู้ว่าเมื่อไหร่สิ่งนั้นใช้การไม่ได้แล้ว

ทำไม WhatsApp ถึงใช้รับเอกสารไม่ได้

เพราะเอกสารที่ส่งมาทาง WhatsApp จะเหมือน “หายไป” ภายในสามสัปดาห์ มันยังอยู่ตรงนั้นจริง ๆ แต่จมอยู่ใต้ข้อความเสียง ตำแหน่งที่ตั้ง และคำทักทาย “สวัสดีตอนเช้า” นับสิบข้อความ

มีสามสิ่งที่แชตให้คุณไม่ได้ และนั่นคือสามสิ่งที่สำคัญที่สุดพอดี คุณไม่รู้ว่าไฟล์ไหนคือเวอร์ชันล่าสุด เขาส่งใบขับขี่มาให้สองครั้งแต่ไม่มีสักครั้งที่บอกว่าอันไหนใหม่กว่า คุณไม่รู้ว่ามันจะหมดอายุเมื่อไหร่ เพราะวันที่นั้นซ่อนอยู่ในรูปถ่าย ไม่ได้อยู่ในที่ที่คุณค้นหาได้ และคุณไม่รู้ว่าขาดเอกสารอะไรอีก เพราะถ้าจะรู้ คุณต้องจำรายการทั้งหมดได้ ทีละคนไป

อีเมล Drive หรือแฟ้มพลาสติกก็เป็นแบบเดียวกัน ปัญหาไม่เคยอยู่ที่ว่าคุณเก็บไฟล์ไว้ที่ไหน แต่อยู่ที่วันหมดอายุนั้นซ่อนอยู่ข้างในไฟล์

คุณขอเอกสารอะไรบ้าง และจากใคร

คุณกำหนดรายการนี้แค่ครั้งเดียวใน ประเภทเอกสาร แต่ละแถวมีชื่อเอกสาร ว่าเป็น บังคับ หรือไม่ ใช้กับ ตัวบุคคลหรือหนึ่งในหน่วยของเขา ว่า มีวันหมดอายุ หรือเปล่า และรับไฟล์รูปแบบไหนบ้าง (PDF หรือรูปภาพ)

ช่อง “ใช้กับ” นี่แหละที่แก้ปัญหาของนาเดียได้ ใบขับขี่เป็นของคนขับ ส่วนทะเบียนรถ กรมธรรม์ และใบตรวจสภาพเป็นของรถกระบะทะเบียน XY-123-45 ไม่ใช่ของใครก็ตามที่ขับมันในสัปดาห์นั้น ในแฟ้มเอกสาร แต่ละหน่วยจะมีแถวของตัวเองที่ผูกอยู่กับแฟ้มเดียวกัน พร้อมเลขที่ของตัวเองและตัวระบุตัวตน คือป้ายทะเบียน เพื่อให้อ่านบอกทางโทรศัพท์ได้

ในฝั่งของอีกฝ่าย เขาจะไม่เห็นรายการที่คุณต้องติดตาม แต่จะเห็นรายการของตัวเอง โดยแต่ละเอกสารจะระบุว่าเป็นบังคับหรือไม่บังคับ และมีคำว่า ขาด กำกับไว้ในเอกสารที่ยังไม่ได้อัปโหลด

รายละเอียดเล็ก ๆ ที่ราคาแพงถ้าพลาด: “มีวันหมดอายุ” ถูกปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น ถ้าคุณไม่เปิดมัน หน้าเว็บจะไม่ขอวันที่จากคนที่อัปโหลดเอกสารเลยด้วยซ้ำ และเอกสารนั้นจะไม่มีวันปรากฏในรายการเอกสารที่ใกล้หมดอายุ เปิดมันไว้กับทุกเอกสารที่มีวันหมดอายุ

คุณจะรู้ได้อย่างไรก่อนที่เอกสารจะหมดอายุ

มีบอร์ดชื่อ เอกสารใกล้หมดอายุ ที่แบ่งทุกอย่างออกเป็นสี่ช่อง คือ หมดอายุแล้ว, เหลือ 5 วันหรือน้อยกว่า, เหลือ 15 วันหรือน้อยกว่า และ เหลือ 30 วันหรือน้อยกว่า อะไรที่ไม่เข้าช่องไหนเลยจะขึ้นว่า ยังใช้ได้ เปิดดูแค่แถวเดียวก็รู้ว่าเดือนนี้มีอะไรจะหมดอายุบ้าง

เมื่อไม่มีอะไรเลย ระบบจะบอกตรง ๆ ว่า “ไม่มีเอกสารใดหมดอายุในอีก 30 วันข้างหน้า” ประโยคแบบนั้นแหละที่นาเดียไม่เคยมี

ถ้าเอกสารมีปัญหา คุณต้องทำอย่างไร

คุณทำเครื่องหมายและเขียนเหตุผล แฟ้มเอกสารทั้งชุดจะผ่านสถานะทั้งเจ็ด ได้แก่ ใหม่ ไม่ครบถ้วน กำลังตรวจสอบ มีข้อสังเกต อนุมัติแล้ว ปฏิเสธ และระงับ ส่วนแต่ละเอกสารก็มีสถานะของตัวเอง คือ รอตรวจสอบ อนุมัติแล้ว มีข้อสังเกต ปฏิเสธ

สิ่งที่ทำงานจริง ๆ คือช่อง เหตุผล ข้อความนี้อีกฝ่ายจะอ่านในพอร์ทัลของเขา เหมือนกับที่คุณเขียนไว้ทุกตัวอักษร คำว่า “ใบขับขี่ถูกตัดขอบ มองไม่เห็นวันที่” ช่วยเขาได้ แต่คำว่า “ไม่ถูกต้อง” ปล่อยให้เขาอยู่ที่เดิม แผงควบคุมจะเตือนคุณตอนที่กำลังพิมพ์ว่า อีกฝ่ายจะเห็นข้อความนี้ ดังนั้นบอกเขาไปเลยว่าต้องทำอะไรกันแน่

และเมื่อเขาอัปโหลดเอกสารที่แก้ไขแล้ว ไฟล์เก่าจะไม่ถูกลบ แต่จะเข้ามาเป็น เวอร์ชัน 2 ส่วนไฟล์เก่าจะถูกเก็บไว้ด้านล่าง วันไหนที่คุณต้องพิสูจน์ว่าเขาส่งอะไรมาให้และตั้งแต่วันไหน นี่แหละคือหลักฐาน

หลักการที่จัดระเบียบทุกอย่างที่เหลือ คือ แฟ้มเอกสารจะได้รับการอนุมัติก็ต่อเมื่อเอกสารบังคับทุกฉบับได้รับการอนุมัติ เป็นเวอร์ชันล่าสุด และยังไม่หมดอายุ ครบทั้งสามเงื่อนไขพร้อมกัน นี่คือเหตุผลที่แฟ้มเอกสารที่เมื่อวานยังครบถ้วน อาจกลายเป็นไม่ครบถ้วนในวันรุ่งขึ้นโดยไม่มีใครไปแตะต้องมันเลย เพราะมีเอกสารหมดอายุไปแล้ว

มีอะไรบ้างที่หน้าเว็บนี้ทำแทนคุณไม่ได้

มีสี่เรื่อง และควรรู้ไว้ตั้งแต่ตอนนี้เลยดีกว่า

• อีกฝ่ายต้องเข้าสู่ระบบก่อน ไม่มีลิงก์แบบ “อัปโหลดเอกสารโดยไม่ต้องลงทะเบียน” เขาต้องเข้าสู่ระบบ ยืนยันตัวตน แล้วแฟ้มเอกสารของเขาถึงจะถูกสร้างขึ้น เป็นขั้นตอนที่เพิ่มเข้ามาโดยตั้งใจ เพราะถ้าไม่มีบัญชี ก็ไม่มีใครให้แจ้งเตือนเวลาที่คุณปฏิเสธเอกสารของเขา
• นโยบายความเป็นส่วนตัวคุณต้องเขียนเอง ตราบใดที่ยังเป็นแบบร่างอยู่ พอร์ทัลจะขึ้นข้อความ “นโยบายความเป็นส่วนตัวอยู่ระหว่างจัดทำ” และจะไม่ให้ดำเนินการต่อ เพราะคุณกำลังรับข้อมูลบัตรประชาชนและที่อยู่ ดังนั้นการล็อกไว้แบบนี้ถูกต้องแล้ว แต่เนื้อหาต้องเป็นของคุณเอง
• การอนุมัติถือเป็นที่สิ้นสุดจนกว่าจะมีเวอร์ชันถัดไป เมื่อคุณอนุมัติเอกสารไปแล้ว หากต้องการให้ตรวจสอบใหม่ อีกฝ่ายต้องอัปโหลดเอกสารฉบับใหม่เข้ามา ไม่มีปุ่มยกเลิกการอนุมัติ
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติทางอีเมลไม่ใช่ตัวเลือกที่เปิดได้จากแผงควบคุม มันถูกตั้งค่าไว้ตอนที่สร้างพอร์ทัลของคุณ โดยอีกฝ่ายจะได้รับอีเมล และคุณจะได้รับสรุปไม่กี่วันก่อนถึงวันหมดอายุ คุณเปิดใช้งานทีหลังจากแผงควบคุมไม่ได้ ถ้าต้องการฟีเจอร์นี้ให้ขอไว้ตั้งแต่ต้น สิ่งที่คุณมีติดมือเสมอคือตัวบอร์ดนั่นเอง

ใช้ได้แค่กับธุรกิจขนของเท่านั้นหรือ

ใช้ได้กับธุรกิจไหนก็ได้ที่ต้องขอเอกสารชุดเดียวกันจากคนจำนวนมาก และต้องการให้เอกสารเหล่านั้นยังใช้งานได้อยู่เสมอ เช่น สถานรับเลี้ยงเด็กที่รวบรวมสูติบัตร สมุดบันทึกการฉีดวัคซีน และบัตรประชาชนของผู้ปกครอง ยิมที่ขอใบรับรองแพทย์ทุกปี หรือสำนักงานบัญชีที่ขอหนังสือรับรองสถานะทางภาษีจากลูกค้าแต่ละราย

รายการเอกสารเปลี่ยนไป แต่ที่เหลือเหมือนกันทุกอย่าง

สิ่งที่คุณขอจาก Proyecta

แค่อธิบายด้วยคำพูดของคุณเอง ตรงไปตรงมาแบบนี้:

“ผมอยากได้พอร์ทัลที่ให้คนขับของผมอัปโหลดเอกสาร ได้แก่ ใบขับขี่ ทะเบียนรถ กรมธรรม์ประกันภัย และใบตรวจสภาพรถ สามอย่างหลังเป็นของรถกระบะแต่ละคัน ไม่ใช่ของคนขับ และทุกอย่างมีวันหมดอายุ ผมอยากอนุมัติหรือปฏิเสธเอกสารพร้อมเขียนเหตุผลให้พวกเขาเห็น และมีรายการที่บอกว่าอะไรจะหมดอายุภายใน 30 วันข้างหน้า”

ผลลัพธ์ที่ได้คือพอร์ทัลที่เผยแพร่แล้ว มีลิงก์ของตัวเอง พร้อมคอนโซลที่คุณใช้ตรวจสอบ แค่อธิบายแล้วเผยแพร่ได้เลยที่ proyecta.dev

ก่อนจะเริ่มสร้างอะไรทั้งนั้น ลองทดสอบดูก่อน หยิบกระดาษมาแล้วเขียนจากความจำว่าเอกสารของใครจะหมดอายุก่อน และหมดอายุวันไหน โดยห้ามเปิดตู้เก็บเอกสาร จากนั้นไปหยิบเอกสารจริงมาเทียบดู ระยะห่างระหว่างสิ่งที่คุณคิดว่าใช่กับสิ่งที่กระดาษบอกจริง ๆ นั่นแหละคือปัญหาที่คุณกำลังจะแก้