Cómo hacer un expediente digital que te avise antes de que se venza un papel

Nadia tiene una empresa de fletes y mudanzas en Torreón. Tres choferes, cuatro camionetas, y una carpeta de plástico arriba del archivero donde vive todo: licencias, tarjetas de circulación, pólizas, verificaciones.

El día que un cliente corporativo le escribió “mándame la póliza vigente y la licencia del chofer que va a ir”, tardó cuarenta minutos en juntar los dos archivos. Uno de los dos tenía fecha del año pasado.

No se enteró de que estaba vencido. Nadie se entera. Los papeles no avisan.

¿Qué es un expediente digital?

Un expediente digital es el archivo donde cada persona —tu cliente, tu proveedor, tu chofer— sube sus documentos y tú los revisas y apruebas, con la fecha de vigencia de cada uno guardada por separado. No es una carpeta en la nube.

Toda la diferencia está en esa fecha aparte. Una carpeta guarda; un expediente digital sabe cuándo algo dejó de servir.

¿Por qué WhatsApp no funciona para recibir documentos?

Porque un documento que llega por WhatsApp deja de existir a las tres semanas. Sigue ahí técnicamente, pero enterrado entre audios, ubicaciones y “buenos días”.

Hay tres cosas que un chat no te da, y son justo las tres que importan. No sabes cuál es la versión buena: te mandó la licencia dos veces y ninguna dice cuál es la nueva. No sabes cuándo vence, porque esa fecha está adentro de la foto y no en ningún lugar donde puedas buscarla. Y no sabes qué te falta, porque para saberlo tendrías que acordarte de la lista completa, persona por persona.

Lo mismo pasa con el correo, con Drive y con la carpeta de plástico. El problema nunca fue dónde guardas el archivo, sino que la fecha de vencimiento vive adentro de él.

¿Qué documentos pides, y a quién?

Defines la lista una sola vez, en Tipos de documento. Cada renglón lleva nombre, si es Obligatorio, si Aplica a la persona o a una de sus unidades, si Tiene vigencia, y qué formatos aceptas (PDF o imagen).

Ese “Aplica a” es el que resuelve el caso de Nadia. La licencia es del chofer. La tarjeta de circulación, la póliza y la verificación son de la camioneta de placas XY-123-45, no de quien la maneje esa semana. En el expediente, cada unidad es su propio renglón colgado del mismo expediente, con su propio folio y su identificador —la placa— para poder leerlo en voz alta por teléfono.

Del otro lado, la persona no ve una lista de pendientes tuya: ve su propia lista, con cada documento marcado como Obligatorio u Opcional y un Falta en los que no ha subido.

Un detalle chico que cuesta caro: “Tiene vigencia” viene apagado. Si no lo prendes, la página ni siquiera le pide la fecha a quien sube el papel, y ese documento no va a aparecer nunca en ninguna lista de vencimientos. Préndelo en todo lo que traiga fecha.

¿Cómo te enteras antes de que se venza un papel?

Hay un tablero que se llama Documentos por vencer y reparte todo en cuatro cajones: Vencido, 5 días o menos, 15 días o menos y 30 días o menos. Lo que no cae en ninguno dice Vigente. Lo abres y en un renglón ves qué se te va a caer este mes.

Cuando no hay nada, te lo dice con esas palabras: “Ningún documento vence en los próximos 30 días”. Ese renglón es el que Nadia no tenía.

¿Qué haces cuando un documento está mal?

Lo marcas y escribes el motivo. El expediente completo pasa por siete estados —Nuevo, Incompleto, En revisión, Con observaciones, Aprobado, Rechazado y Suspendido— y cada documento por los suyos: Por revisar, Aprobado, Con observaciones, Rechazado.

Lo que de verdad hace el trabajo es el Motivo. Ese texto lo lee la persona en su portal, tal cual como lo escribiste. “La licencia está cortada, no se alcanza a ver la fecha” le sirve; “incorrecto” la deja igual que antes. El panel te lo advierte cuando lo estás escribiendo: la persona va a ver este texto, así que dile exactamente qué hacer.

Y cuando sube el papel corregido no se borra el anterior: entra como Versión 2 y el viejo se queda abajo. El día que tengas que demostrar qué te entregaron y en qué fecha, esa es la prueba.

El dato que ordena todo lo demás: un expediente sólo queda aprobado cuando cada documento obligatorio está aprobado, es la versión vigente y no está vencido. Las tres al mismo tiempo. Por eso un expediente que ayer estaba completo puede amanecer incompleto sin que nadie lo toque: se venció un papel.

¿Qué no hace la página por ti?

Cuatro cosas, y es mejor saberlas desde ahora:

• La persona tiene que iniciar sesión. No hay link para “sube tus papeles sin registrarte”: entra, se identifica, y su expediente se crea ahí. Es un paso más, y es a propósito — si no hay cuenta, no hay a quién avisarle que le rechazaste algo.
• Tu aviso de privacidad lo escribes tú. Mientras esté en borrador, el portal le muestra “aviso de privacidad en preparación” y no la deja avanzar. Estás recibiendo identificaciones y domicilios, así que el candado está bien puesto, pero el texto es tuyo.
• Aprobar es definitivo hasta la siguiente versión. Ya que aprobaste un documento, para volver a revisarlo la persona tiene que subir uno nuevo. No hay deshacer.
• El aviso automático por correo no es una casilla del panel. Se programa cuando se arma tu portal —le llega a la persona, y a ti un resumen, unos días antes de la fecha— y no lo prendes después desde el panel. Si lo quieres, pídelo desde el principio. Lo que siempre tienes a la mano es el tablero.

¿Esto sólo sirve para una empresa de fletes?

Sirve para cualquier negocio que le pide los mismos papeles a mucha gente y necesita que sigan siendo válidos. Una estancia infantil que junta acta, cartilla de vacunación e identificación del tutor. Un gimnasio que pide certificado médico cada año. Un despacho que le pide a cada cliente su constancia de situación fiscal.

Cambia la lista de documentos; el resto es idéntico.

Qué le pides a Proyecta

Descríbelo con tus palabras, así de concreto:

“Quiero un portal donde mis choferes suban sus documentos: licencia, tarjeta de circulación, póliza y verificación. Las últimas tres son por camioneta, no por persona, y todas tienen fecha de vencimiento. Yo quiero aprobarlas o rechazarlas escribiendo un motivo que ellos vean, y tener una lista de lo que vence en los próximos 30 días.”

Sale un portal publicado, con su link, y una consola donde tú revisas. Eso se describe y se publica en proyecta.dev.

Antes de armar nada, haz esta prueba: en una hoja, escribe de memoria qué papel de quién se vence primero y en qué fecha. Sin abrir el archivero. Luego ve a buscarlo y compara. Esa distancia —entre lo que creías y lo que dice el papel— es exactamente el problema que vas a resolver.