เก็บเงินเครดิต 30 วัน ไม่ให้เผลอกลายเป็น 60

นอร์มาทำธุรกิจกำจัดแมลงอยู่ที่กัมเปเช ลูกค้าประจำของเธอถือว่าดี — ร้านอาหารหนึ่งแห่ง สำนักงานบัญชีสองแห่ง และโกดังหนึ่งแห่ง — และทุกคนก็จ่ายเงินให้เธอ ปัญหาไม่เคยอยู่ที่ว่าลูกค้าไม่จ่าย ปัญหาคือ “จ่ายเมื่อไหร่” ต่างหาก

งานที่โกดังเธอทำในวันที่ 3 และส่งรายงานที่เซ็นเรียบร้อยแล้วในบ่ายวันเดียวกัน ลูกค้าบอกเธอแบบที่พูดกันเป็นประจำว่า “เราจ่ายให้ภายใน 30 วัน” และเธอก็จดไว้ราวกับว่านั่นคือวันที่แน่นอน พอถึงวันที่ 3 ของเดือนถัดไป ก็ไม่มีอะไรเข้ามา เงินโอนเข้าจริงวันที่ 19

สี่สิบหกวัน ทั้งที่ค่าน้ำยาเคมี ค่าน้ำมัน และค่าจ้างผู้ช่วย เธอต้องควักจ่ายเองตั้งแต่วันที่ 3 แล้ว

เก็บเงินแบบ 30 วัน หมายความว่าอะไร?

เก็บเงินแบบ 30 วัน คือการส่งมอบงานให้ครบถ้วนแล้วต้องรอตามระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ก่อนจะได้เห็นเงินจริง ไม่ใช่ว่าลูกค้าเบี้ยวหนี้ — บริษัท สำนักงาน และธุรกิจเครือข่ายใหญ่ๆ ก็จ่ายเงินกันแบบนี้ทั้งนั้น และถ้าธุรกิจของคุณขายให้พวกเขา ไม่ช้าก็เร็วคุณก็ต้องเจอแบบนี้เหมือนกัน

และสิ่งที่ทำให้คุณเสียเปรียบไม่ใช่ตัวระยะเวลาเอง แต่เป็นการที่ไม่มีใครตกลงกันไว้ว่าจะเริ่มนับตั้งแต่เมื่อไหร่

30 วันเริ่มนับตั้งแต่เมื่อไหร่กันแน่?

แทบไม่เคยเริ่มนับตั้งแต่วันที่คุณส่งมอบงานเลย มันเริ่มนับตอนที่ใบเรียกเก็บเงินของคุณเข้าสู่รอบการจ่ายเงินของลูกค้า คือวันที่ฝ่ายบริหารของเขารับเรื่อง อนุมัติ แล้วนำเข้าไปอยู่ในชุดที่จะจ่ายออกในเดือนนั้น

ระหว่างนั้นมีวันที่ไม่มีใครนับ และเป็นคุณเองที่ต้องแบกรับต้นทุนไว้ก่อน สำหรับนอร์มา นั่นคือสิบหกวัน เธอส่งงานวันที่ 3 แต่ใบเรียกเก็บเงินของเธอเพิ่งเข้าสู่การตรวจสอบวันที่ 8 ของเดือนถัดไป และที่โกดังแห่งนั้นเขาจ่ายเงินกันทุกวันพฤหัสบดี

เพราะแบบนี้ คำว่า “เราจ่ายให้ภายใน 30 วัน” จึงไม่ใช่ข้อตกลง มันเป็นแค่ธรรมเนียมปฏิบัติ ข้อตกลงที่แท้จริงจะต้องพูดว่า ระยะเวลาจะเริ่มนับตั้งแต่วันที่ได้รับรายงานที่เซ็นเรียบร้อยแล้ว และรายงานจะถูกส่งมอบในวันเดียวกับที่ให้บริการ นั่นคือวันที่ชัดเจนแล้ว ส่วนแบบแรกเป็นแค่ช่วงกว้างๆ ที่ไม่มีจุดตายตัว

เขียนข้อตกลงนี้ไว้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน ไม่ใช่ตอนที่รอมาแล้วสี่สิบวัน ถ้าถามทีหลังมันฟังดูเหมือนการทวงหนี้ แต่ถ้าถามไว้ก่อน มันฟังดูเหมือนคุณรู้วิธีทำงานกับบริษัทเป็นอย่างดี

ทำไมยอดค้างชำระถึงใช้เป็นเครื่องต่อรองไม่ได้อีกต่อไป?

เพราะเครื่องต่อรองแบบนั้นมีผลแค่ตอนที่ยังไม่ส่งมอบงาน แต่ในกรณีนี้การส่งมอบผ่านไปแล้ว กฎแบบหน้าร้านที่คุณคุ้นเคยก็คือ ยอดที่ยังค้างอยู่นี่แหละที่ทำให้ลูกค้ารีบติดต่อคุณในวันที่จะมารับของ แต่กับลูกค้าที่จ่ายแบบ 30 วัน กฎนี้ใช้ไม่ได้อีกแล้ว

ลูกค้าที่จ่ายแบบ 30 วันคือลูกค้าที่ไม่เคยให้โอกาสนั้นกับคุณเลย คนที่รับบริการและเซ็นรับงานเป็นคนหนึ่ง แต่คนที่อนุมัติการจ่ายเงินอยู่อีกสำนักงานหนึ่งและไม่ได้อยู่ในเหตุการณ์นั้นด้วย เพราะฉะนั้นเครื่องต่อรองต้องถูกวางไว้ตั้งแต่ก่อนหน้านั้น หลังจากส่งมอบงานแล้ว สิ่งที่คุณเหลืออยู่มีแค่สองอย่าง คือบันทึกหลักฐาน กับวันที่ในปฏิทิน

คุณทำอะไรได้บ้างก่อนส่งมอบงาน?

เก็บเงินมัดจำบางส่วนไว้ก่อน ไม่ใช่เพราะไม่ไว้ใจลูกค้า แต่เพราะงานที่ยังมียอดค้างอยู่คือหนี้ที่มีรูปแบบชัดเจน ส่วนงานที่ส่งมอบไปโดยไม่เก็บเงินสักบาทเดียวคือการทำบุญคุณให้เปล่าๆ

ใน Proyecta เรื่องนี้ไม่ใช่แค่คำแนะนำ แต่เป็นกฎที่เขียนไว้ตายตัว ออร์เดอร์ที่ยังขาดเงินอยู่จะย้ายไปสถานะ “กำลังดำเนินการ” หรือ “เสร็จแล้ว” ไม่ได้ จะออกจากสถานะนั้นได้ก็ต่อเมื่อมีเงินเข้ามาเท่านั้น เหตุที่ตั้งด่านนี้ไว้ก็เพราะถ้าปล่อยให้เลื่อนสถานะไปก่อน ในทางปฏิบัติยอดค้างนั้นก็แทบเรียกเก็บไม่ได้อีกเลย — ออร์เดอร์ดูเหมือนจบไปแล้ว และการเก็บเงินที่ตามมาทีหลังก็ไม่มีที่ให้ยึดโยง

ถึงไม่มีระบบคอมพิวเตอร์ หลักการก็เหมือนกัน เก็บเงินยอดที่เหลือก่อน แล้วค่อยปิดงาน ถ้าปิดงานก่อน ยอดค้างนั้นก็จะไม่มีอะไรให้ยึดไว้อีกเลย

แล้วถ้าลูกค้าไม่ยอมให้มัดจำเลยล่ะ? เรื่องนี้เกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะกับสำนักงานใหญ่ๆ หรือหน่วยงานรัฐ ในกรณีนั้นสิ่งที่คุณต้องต่อรองไม่ใช่เรื่องเงิน แต่เป็นเรื่องวันที่ — เอกสารไหนที่เป็นตัวเริ่มนับระยะเวลา ใครเป็นคนรับเอกสารนั้น และคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเขารับไปแล้วจริง

นอร์มาเลิกส่งรายงานทาง WhatsApp ให้คนที่โกดังโดยตรง แล้วเปลี่ยนมาส่งทางอีเมลให้ฝ่ายบริหาร พร้อมสำเนาถึงคนที่ว่าจ้างเธอ งานที่ทำก็เหมือนเดิมทุกอย่าง ต่างกันตรงที่ตอนนี้มีวันที่วันหนึ่งที่ทั้งสองฝ่ายมองเห็นตรงกัน

จะใส่เรื่องนี้ลงในหน้าเว็บของคุณได้อย่างไร?

แค่บอกรายละเอียดออกไป เขียนว่าคุณขายอะไร ราคาเท่าไหร่ และต้องการมัดจำเท่าไหร่ แล้วก็จะได้หน้าเว็บที่เผยแพร่จริง ให้ลูกค้าจ่ายเงินผ่านมือถือได้เลย เช่น:

“หน้าเว็บสำหรับ Fumigaciones de Norma ที่กัมเปเช บริการกำจัดแมลงสำหรับร้านอาหาร สำนักงาน และโกดัง บริการรายเดือน $1,800 และบริการครั้งเดียว $2,400 มัดจำ 40% เพื่อจองคิว ส่วนที่เหลือจ่ายเมื่อได้รับรายงาน รับชำระได้ทั้งบัตรและโอนเงิน มีส่วนอธิบายว่าแต่ละบริการรวมอะไรบ้าง และมีปุ่ม WhatsApp สำหรับขอใบเสนอราคาโกดังขนาดใหญ่”

เมื่อมีคนจ่ายมัดจำ ออร์เดอร์นั้นจะถูกทำเครื่องหมายว่ามียอดค้างชำระอยู่ในรายการของคุณ ส่วนคนที่เลือกจ่ายด้วยการโอนเงินจะไปอยู่ในแท็บของตัวเอง รอให้คุณยืนยันว่าเงินเข้าแล้ว และคุณสามารถปิดยอดค้างนั้นได้ทันทีเมื่อลูกค้าจ่ายเป็นเงินสด ผ่าน SPEI หรือผ่านเครื่องรูดบัตร — ยอดรวมจะคำนวณจากเงินที่เข้ามาจริงๆ เท่านั้น ไม่ใช่จากตัวเลขที่คุณพิมพ์เอง

หน้าเว็บนี้จะไม่ทำอะไรให้คุณบ้าง?

มันจะไม่สร้างวันครบกำหนดขึ้นมาเอง ออร์เดอร์ไม่มีช่องระบุว่า “ครบกำหนดวันที่ 30” — ระยะเวลาคือกฎที่คุณต้องตกลงและเขียนเอาไว้เอง ไม่ใช่สิ่งที่หน้าเว็บจะคอยจับตาดูให้แทนคุณ

และมันก็จะไม่ไล่ทวงใครด้วย มีระบบแจ้งเตือนยอดค้างอัตโนมัติอยู่จริง แต่ควรรู้ไว้ให้ชัดว่ามันคืออะไรกันแน่ นั่นคืออีเมลถึงลูกค้า เพียงครั้งเดียว สักสองสามวันหลังจากที่เขาจ่ายมัดจำ มันเป็นแค่การกระตุ้นเบาๆ ไม่ใช่การทวงหนี้ ไม่ส่งซ้ำ ไม่ทำเสียงแข็งขึ้น และไม่รอวันไหนเป็นพิเศษ

และมีอีกสองเรื่องที่มันไม่ทำเลย มันไม่ออกใบกำกับภาษีให้ — เรื่อง CFDI ยังคงเป็นหน้าที่ของคุณกับนักบัญชีเหมือนเดิม และมันจะไม่แจ้งเตือนอะไรเลยกับคนที่ยังไม่ได้จ่ายเงินสักบาทเดียว เพราะการแจ้งเตือนจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมียอดค้างอยู่จริงเท่านั้น ถ้าไม่มีมัดจำก็ไม่มียอดค้าง และถ้าไม่มียอดค้างก็ยังไม่มีอะไรให้เก็บเงินเลย นี่คือเหตุผลที่จับต้องได้ที่สุดว่าทำไมควรขอมัดจำล่วงหน้าไว้บ้าง ต่อให้เป็นจำนวนน้อยก็ตาม

จดวันนัด อย่าจดแค่หนี้

การจดว่า “เขายังเป็นหนี้ฉันอยู่” นั้นไม่มีประโยชน์ เพราะมันไม่มีวันที่กำกับ สิ่งที่ได้ผลจริงคือการตั้งวันในปฏิทินไว้ล่วงหน้าสามวันก่อนรอบตัดจ่ายเงินของลูกค้ารายนั้น พร้อมชื่อและจำนวนเงิน เพื่อให้คุณส่งข้อความไปทันช่วงที่ชุดการจ่ายเงินกำลังถูกจัดเตรียม ไม่ใช่ตอนที่รอบจ่ายเงินออกไปแล้วโดยไม่มีคุณอยู่ในนั้น

ถ้าคุณยังไม่รู้ว่ารอบตัดจ่ายของลูกค้าคือวันไหน นั่นแหละคือสายที่ควรโทรวันนี้ ถามแค่คำถามเดียว โดยไม่ต้องมีน้ำเสียงตำหนิ: เงินจะออกวันไหน และก่อนวันนั้นเขาต้องการอะไรจากฉันบ้าง ส่วนใหญ่แล้วมักจะขาดแค่เอกสารชิ้นเดียวที่คุณส่งได้ภายในห้านาที ทั้งที่คุณรอมันอยู่นานถึงสามสัปดาห์

อธิบายธุรกิจของคุณใน Proyecta กำหนดยอดมัดจำ แล้วเผยแพร่หน้าเว็บของคุณที่ proyecta.dev ลูกค้าของคุณก็ยังคงจ่ายเงินแบบ 30 วันเหมือนเดิม — แต่คุณจะไม่ใช่คนที่ต้องแบกรับต้นทุนของอีกสิบหกวันที่เหลือนั้นอีกต่อไป