Fatturare a 30 giorni senza che diventino 60

Norma fa disinfestazioni a Campeche. Il suo parco clienti fissi è buono — un ristorante, due studi di commercialisti e un magazzino — e tutti la pagano. Il problema non è mai stato che non pagassero. Il problema è quando.

Il servizio al magazzino l’ha fatto il giorno 3 e ha consegnato il suo rapporto firmato quello stesso pomeriggio. Le hanno detto la solita frase, “ti paghiamo a 30 giorni”, e lei l’ha segnato come se fosse una data. Il 3 del mese successivo non è arrivato nulla. Le hanno versato il pagamento il 19.

Quarantasei giorni. E il prodotto chimico, la benzina e la paga del suo assistente li aveva anticipati lei, lo stesso giorno 3.

Cosa vuol dire fatturare a 30 giorni?

Fatturare a 30 giorni significa consegnare il lavoro completo e aspettare un termine concordato prima di vedere i soldi. Non è che il cliente sia moroso: è così che pagano le aziende, gli uffici e le catene, e se il tuo business vende a loro, prima o poi ti tocca.

E il termine non è ciò che ti costa. Ciò che ti costa è che nessuno ha concordato da quando si conta.

Da quando iniziano a contare i 30 giorni?

Quasi mai dal giorno in cui consegni. Iniziano quando la tua fattura entra nel ciclo di pagamento del cliente: il giorno in cui la sua amministrazione la riceve, la approva e la inserisce nel lotto che esce quel mese.

Nel mezzo ci sono giorni che nessuno conta e che finanzi tu. A Norma sono costati sedici giorni: ha consegnato il 3, la sua fattura è entrata in revisione solo l’8 del mese successivo, e in quel magazzino i pagamenti escono di giovedì.

Per questo “ti paghiamo a 30 giorni” non è un accordo, è un’abitudine. Un accordo direbbe: il termine decorre da quando ricevono il rapporto firmato, e il rapporto si consegna lo stesso giorno del servizio. Questa sì è una data. L’altra è una zona grigia.

Scrivilo prima di iniziare, non quando sono già passati quaranta giorni di attesa. Chiesto dopo suona come un reclamo. Chiesto prima suona come il sapere lavorare con le aziende.

Perché il saldo in sospeso non ti serve più da leva?

Perché quella leva vive nella consegna, e qui la consegna è già passata. La regola del bancone la conosci: quello che manca da pagare è proprio ciò che fa sì che ti rispondano il giorno in cui vengono a ritirare. Con un cliente a 30 giorni, questa regola crolla.

Il cliente a 30 giorni è proprio quello che non ti dà quel momento. Il suo personale riceve il servizio e firma, ma chi autorizza il pagamento è in un altro ufficio e non c’era. Quindi la leva deve essere messa prima. Dopo la consegna ti restano solo due cose: una registrazione e una data sul calendario.

Cosa puoi fare prima di consegnare?

Farti pagare una parte. Non per sfiducia, ma perché un lavoro con saldo in sospeso è un debito con una forma, e un lavoro consegnato senza incassare nulla è un favore.

Su Proyecta questa è una regola scritta, non un consiglio: un ordine a cui manca ancora del denaro non può passare a “in lavorazione” né a “pronto”. Esce da lì solo quando entra il pagamento. Il blocco è stato messo perché farlo avanzare rendeva il saldo praticamente inesigibile — l’ordine appariva già concluso e il pagamento successivo restava senza un posto dove atterrare.

La versione senza computer è la stessa. Incassa il saldo e poi chiudi il lavoro. Se chiudi prima, il saldo resta senza nulla a cui aggrapparsi.

E se non ti daranno un anticipo? Succede, soprattutto con grandi uffici e con la pubblica amministrazione. Allora ciò che negozi non sono i soldi, è la data: quale documento fa partire il termine, chi lo riceve e come hai la prova che l’ha ricevuto.

Norma ha smesso di mandare il rapporto via WhatsApp al responsabile del magazzino e ha iniziato a mandarlo via email all’amministrazione, in copia a chi l’aveva incaricata. Il lavoro è lo stesso. La differenza è che ora c’è un giorno che entrambe le parti possono vedere.

Come lo metti sulla tua pagina?

Lo descrivi. Scrivi cosa vendi, quanto costa e quanto vuoi in anticipo, ed esce una pagina pubblicata dove il tuo cliente paga dal cellulare:

“Pagina per Fumigaciones de Norma a Campeche. Controllo dei parassiti per ristoranti, uffici e magazzini. Servizio mensile $1.800 e servizio singolo $2.400, con 40% di anticipo per riservare la data e il resto alla consegna del rapporto. Che si possa pagare con carta o bonifico, con una sezione su cosa include ogni servizio e un pulsante WhatsApp per preventivare magazzini grandi.”

Quando qualcuno paga l’anticipo, quell’ordine resta segnato con saldo in sospeso nella tua lista. Quelli che hanno scelto il bonifico finiscono nella loro scheda dedicata, in attesa che tu confermi che il denaro è arrivato. E il saldo lo chiudi lì per lì quando ti pagano in contanti, con SPEI o con il POS: il totale si calcola con i pagamenti realmente entrati, non con quello che digiti tu.

Cosa non farà la pagina per te?

Non inventerà una data di scadenza. Un ordine non ha un campo “scade il 30” — il termine è una regola che concordi e metti per iscritto tu, non qualcosa che la pagina sorveglia per conto suo.

Non inseguirà nessuno nemmeno. Esiste un promemoria automatico del saldo ed è bene sapere esattamente cos’è: un’email al cliente, una sola volta, un paio di giorni dopo che ha pagato il suo anticipo. È una spinta, non un recupero crediti. Non si ripete, non alza i toni e non aspetta nessuna data.

E ci sono due cose che proprio non fa. Non fattura: la fattura resta cosa tua e del tuo commercialista. E non ricorda nulla a chi non ha pagato un peso, perché il promemoria esiste grazie al fatto che c’è un saldo. Senza anticipo non c’è saldo, e senza saldo non c’è ancora nulla da incassare. Questo è l’argomento più pratico per chiedere una parte in anticipo, anche piccola.

Segna in agenda la data, non il debito

Annotare “mi devono dei soldi” non serve, perché non ha un giorno. Ciò che serve è una data sul tuo calendario tre giorni prima della chiusura pagamenti di quel cliente, con il suo nome e l’importo, per scrivergli mentre il lotto si sta preparando e non quando è già uscito senza di te.

Se non sai quando cade la loro chiusura, quella è la telefonata di oggi. Una sola domanda, senza reclamo: che giorno esce il pagamento e cosa vi serve da me prima di quel giorno? La maggior parte delle volte manca un documento che puoi mandare in cinque minuti, e aspettavi da tre settimane.

Descrivi la tua attività su Proyecta, imposta il tuo anticipo e pubblica la tua pagina su proyecta.dev. Il tuo cliente continuerà a pagarti a 30 giorni — ma non sarai più tu a finanziare gli altri sedici.