30 günde tahsilat, 60 güne dönüşmesin

Norma, Campeche’de haşere ilaçlama işi yapıyor. Sabit müşteri portföyü iyi — bir restoran, iki muhasebe ofisi ve bir depo — ve hepsi ona ödeme yapıyor. Sorun hiçbir zaman ödeme yapmamaları olmadı. Sorun, ne zaman ödedikleri.

Depodaki hizmeti ayın 3’ünde yaptı ve imzalı raporunu aynı öğleden sonra teslim etti. Ona her zamanki cümleyi söylediler: “30 günde öderiz” — o da bunu sanki kesin bir tarihmiş gibi not etti. Sonraki ayın 3’ünde hiçbir şey gelmedi. Parayı 19’unda yatırdılar.

Kırk altı gün. Oysa kimyasalı, benzini ve yardımcısının ücretini o, ayın 3’ünde kendi cebinden karşılamıştı.

30 gün vadeyle tahsilat ne demek?

30 gün vadeyle tahsilat, işi eksiksiz teslim edip parayı görmeden önce üzerinde anlaşılmış bir süre beklemek demektir. Müşterinin kötü ödeyici olmasıyla ilgisi yok: şirketler, ofisler ve zincirler böyle öder, ve işin onlara satış yapıyorsa er ya da geç bu senin de başına gelir.

Ve sana asıl pahalıya patlayan o süre değil. Sana pahalıya patlayan, sürenin ne zamandan itibaren sayılacağı konusunda kimsenin anlaşmamış olması.

30 gün ne zaman işlemeye başlar?

Neredeyse hiçbir zaman teslim ettiğin günden itibaren değil. Faturan müşterinin ödeme döngüsüne girdiği gün başlar: idarenin faturayı aldığı, onayladığı ve o ay çıkan ödeme grubuna dahil ettiği gün.

Arada kimsenin saymadığı ve senin finanse ettiğin günler var. Norma’ya bu on altı güne mal oldu: ayın 3’ünde teslim etti, faturası ancak sonraki ayın 8’inde incelemeye girdi, ve o depoda ödemeler perşembe günleri çıkıyor.

“30 günde öderiz” bu yüzden bir anlaşma değil, bir alışkanlık. Gerçek bir anlaşma şöyle olurdu: süre, imzalı raporu aldıkları andan itibaren işler ve rapor hizmetin yapıldığı gün teslim edilir. Bu artık bir tarihtir. Diğeri sadece bir belirsizlik alanı.

Bunu işe başlamadan önce yaz, kırk gündür beklerken değil. Sonradan sorulduğunda şikayet gibi duyulur. Önceden sorulduğunda ise şirketlerle çalışmayı bildiğin anlaşılır.

Kalan bakiye neden artık senin için bir koz değil?

Çünkü o koz teslimat anında işe yarar, burada ise teslimat çoktan geçmiş oldu. Tezgah kuralını bilirsin: ödenmemiş bakiye, tam da ürünü almaya geldikleri gün seni aramalarını sağlayan şeydir. 30 gün vadeli bir müşteride bu kural işlemiyor.

30 gün vadeli müşteri, tam da sana bu anı vermeyen müşteridir. Onların ekibi hizmeti alır ve imzalar, ama ödemeyi onaylayan kişi başka bir ofistedir ve orada değildi. Yani kozu önceden koymak gerekiyor. Teslim ettikten sonra elinde sadece iki şey kalır: bir kayıt ve takviminde bir tarih.

Teslim etmeden önce ne yapabilirsin?

Bir kısmını peşin al. Güvensizlikten değil, çünkü ödenmemiş bakiyesi olan bir iş biçimli bir borçtur, hiç para almadan teslim edilen bir iş ise bir iyiliktir.

Proyecta’da bu bir tavsiye değil, yazılı bir kuraldır: hâlâ eksik parası olan bir sipariş “işlemde” ya da “hazır” durumuna taşınamaz. Sadece ödeme girdiğinde o aşamadan çıkar. Bu kilit oraya konuldu çünkü siparişi ilerletmek pratikte bakiyeyi tahsil edilemez hale getiriyordu — sipariş zaten tamamlanmış görünüyordu ve sonradan gelecek tahsilatın konacak bir yeri kalmıyordu.

Bilgisayarsız versiyonu da aynı. Önce bakiyeyi tahsil et, sonra işi kapat. Önce kapatırsan, bakiyenin tutunacak bir yeri kalmaz.

Ya sana avans vermeyeceklerse? Olur, özellikle büyük ofislerde ve devlet kurumlarında. O zaman pazarlık ettiğin şey para değil, tarih olur: hangi belge süreyi başlatıyor, kim alıyor ve aldığını sana nasıl kanıtlıyor.

Norma, raporu depodaki kişiye WhatsApp’tan göndermeyi bıraktı ve bunun yerine idareye, kendisini işe alan kişiyi de CC’ye ekleyerek e-postayla göndermeye başladı. İş aynı. Fark şu ki artık iki tarafın da görebildiği bir tarih var.

Bunu sitene nasıl koyarsın?

Anlatarak. Ne sattığını, ne kadara sattığını ve peşin ne kadar istediğini yazarsın, ve müşterinin cep telefonundan ödeme yapabildiği yayınlanmış bir sayfa ortaya çıkar:

“Campeche’deki Fumigaciones de Norma için sayfa. Restoranlar, ofisler ve depolar için haşere kontrolü. Aylık hizmet $1,800 ve tekil hizmet $2,400, tarihi ayırtmak için %40 avans ve kalanı rapor teslim edilince ödenir. Kart veya havale ile ödenebilsin, her hizmetin neleri kapsadığını anlatan bir bölüm olsun ve büyük depolar için fiyat teklifi almak üzere bir WhatsApp butonu bulunsun.”

Biri avansı ödediğinde, o sipariş listende bakiyesi olan bir sipariş olarak işaretlenir. Havale seçenlerin siparişleri kendi sekmesine düşer ve paranın ulaştığını senin onaylamanı bekler. Bakiyeyi de nakit, SPEI ya da POS ile ödendiği anda orada kapatırsın: toplam, senin yazdığın rakamla değil, gerçekten giren ödemelerle hesaplanır.

Sayfa senin için ne yapmayacak?

“Vadesi 30’unda dolar” gibi bir tarih uydurmayacak. Bir siparişte böyle bir alan yok — süre, senin anlaşıp yazdığın bir kuraldır, sayfanın kendi başına takip ettiği bir şey değil.

Kimsenin peşine de düşmeyecek. Otomatik bir bakiye hatırlatıcısı var ve bunun tam olarak ne olduğunu bilmekte fayda var: müşteriye avansını ödedikten birkaç gün sonra, sadece bir kez gönderilen bir e-posta. Bu bir dürtme, bir tahsilat değil. Tekrarlanmaz, tonu sertleşmez ve hiçbir tarihi beklemez.

Ve kesinlikle yapmadığı iki şey var. Fatura kesmez: CFDI hâlâ senin ve muhasebecinin işi. Ve tek kuruş ödememiş birine hiçbir şey hatırlatmaz, çünkü hatırlatıcı ancak bir bakiye olduğu için var olur. Avans yoksa bakiye de yok, bakiye yoksa henüz tahsil edilecek bir şey de yok. Küçük de olsa peşin bir kısım istemenin en pratik gerekçesi de bu.

Borcu değil, tarihi takvime yaz

“Bana borçlular” diye not almak işe yaramaz, çünkü bir günü yok. İşe yarayan şey, o müşterinin ödeme kesim tarihinden üç gün önce takvimine, adı ve tutarıyla birlikte koyduğun bir tarihtir — böylece ona ödeme grubu daha oluşturulurken yazarsın, sen olmadan çıkıp gittikten sonra değil.

Kesim tarihinin ne zaman olduğunu bilmiyorsan, bugün yapman gereken arama bu. Tek bir soru, şikayet etmeden: ödeme hangi gün çıkıyor ve o günden önce benden neye ihtiyacınız var? Çoğu zaman eksik olan, beş dakikada gönderebileceğin bir kağıttır — ve sen onu üç haftadır bekliyor olabilirsin.

İşini Proyecta’da anlat, avansını belirle ve sayfanı proyecta.dev üzerinden yayınla. Müşterin yine 30 gün vadeyle ödemeye devam edecek — ama artık diğer on altı günü finanse eden sen olmayacaksın.