Płatność w 30 dni — żeby nie zrobiło się z tego 60

Norma prowadzi firmę dezynsekcyjną w Campeche. Jej portfel stałych klientów jest dobry — restauracja, dwa biura księgowe i magazyn — i wszyscy jej płacą. Problemem nigdy nie było to, że nie płacą. Problemem jest kiedy.

Usługę w magazynie wykonała 3. dnia miesiąca i tego samego popołudnia oddała podpisany raport. Usłyszała to, co zawsze: “zapłacimy w 30 dni” — i zapisała to sobie, jakby to była konkretna data. Trzeciego dnia następnego miesiąca nic nie przyszło. Przelew dostała 19.

Czterdzieści sześć dni. A za środek chemiczny, benzynę i wypłatę dla pomocnika zapłaciła sama, jeszcze 3. dnia.

Co właściwie znaczy „płatność w 30 dni”?

Płatność w 30 dni oznacza, że oddajesz gotową pracę i czekasz ustalony termin, zanim zobaczysz pieniądze. To nie znaczy, że klient jest niesolidny — tak płacą firmy, biura i sieci, a jeśli twój biznes im sprzedaje, prędzej czy później cię to dotknie.

I to nie sam termin cię kosztuje. Kosztuje cię to, że nikt nie ustalił, od kiedy się go liczy.

Od kiedy zaczyna się liczyć tych 30 dni?

Prawie nigdy od dnia, w którym oddajesz zlecenie. Zaczyna się, gdy twoja faktura trafia do cyklu płatności klienta: w dniu, w którym jego dział administracji ją otrzyma, zatwierdzi i włączy do puli przelewów wychodzących w tym miesiącu.

Pomiędzy tymi momentami są dni, których nikt nie liczy, a które finansujesz ty. Norma zapłaciła za szesnaście z nich: oddała zlecenie 3., jej faktura trafiła do weryfikacji dopiero 8. następnego miesiąca, a w tym magazynie przelewy wychodzą w czwartki.

Dlatego „zapłacimy w 30 dni” to nie ustalenie, tylko przyzwyczajenie. Ustalenie brzmiałoby tak: termin liczy się od momentu otrzymania podpisanego raportu, a raport oddajemy tego samego dnia, w którym wykonana zostaje usługa. To już jest konkretna data. Tamto to tylko przybliżenie.

Zapisz to, zanim zaczniesz, a nie wtedy, gdy czekasz już czterdzieści dni. Zapytane później brzmi jak pretensja. Zapytane wcześniej brzmi tak, jakbyś wiedziała, jak pracować z firmami.

Dlaczego zaległe saldo przestaje być twoją dźwignią?

Bo ta dźwignia działa w momencie odbioru, a tu odbiór już się odbył. Zasadę zza lady znasz: to, co jeszcze zostało do zapłaty, jest właśnie tym, co sprawia, że ktoś odbiera telefon w dniu odbioru towaru. Przy kliencie z płatnością w 30 dni ta zasada przestaje działać.

Klient płacący w 30 dni to właśnie taki, który nie daje ci tego momentu. Jego ludzie odbierają usługę i podpisują, ale osoba zatwierdzająca płatność siedzi w innym biurze i tam jej nie było. Dlatego dźwignię trzeba ustawić wcześniej. Po oddaniu zlecenia zostają ci tylko dwie rzeczy: zapis i data w kalendarzu.

Co możesz zrobić, zanim oddasz zlecenie?

Pobrać część z góry. Nie z braku zaufania, ale dlatego, że praca z pozostałym saldem to dług, który ma formę, a praca oddana bez pobrania choćby grosza to przysługa.

W Proyecta to zapisana reguła, nie porada: zamówienia, przy którym wciąż brakuje pieniędzy, nie da się przenieść do „w trakcie” ani „gotowe”. Wychodzi stamtąd dopiero wtedy, gdy wpłynie płatność. Ta blokada powstała dlatego, że przesuwanie zamówienia dalej w praktyce czyniło saldo nieściągalnym — zamówienie wyglądało już na zakończone, a późniejsza płatność nie miała się już gdzie „zaczepić”.

Wersja bez komputera działa tak samo. Pobierz saldo, a dopiero potem zamknij zlecenie. Jeśli zamkniesz je najpierw, saldo nie będzie się miało czego trzymać.

A co, jeśli nie dadzą ci zaliczki? Zdarza się, zwłaszcza z dużymi biurami i z instytucjami rządowymi. Wtedy negocjujesz nie pieniądze, tylko datę: jaki dokument uruchamia termin, kto go odbiera i jak masz potwierdzenie, że go odebrał.

Norma przestała wysyłać raport przez WhatsApp do osoby z magazynu i zaczęła wysyłać go mailem do administracji, w kopii do osoby, która ją zatrudniła. Praca jest taka sama. Różnica polega na tym, że teraz istnieje data, którą obie strony mogą zobaczyć.

Jak przełożyć to na swoją stronę?

Opisujesz to. Piszesz, co sprzedajesz, ile to kosztuje i ile chcesz z góry — i powstaje opublikowana strona, na której klient płaci ze swojego telefonu:

„Strona dla firmy Fumigaciones de Norma w Campeche. Zwalczanie szkodników w restauracjach, biurach i magazynach. Usługa miesięczna $1,800 i usługa jednorazowa $2,400, z zaliczką 40% na rezerwację terminu, a reszta przy oddaniu raportu. Żeby można było płacić kartą lub przelewem, z sekcją opisującą, co obejmuje każda usługa, i przyciskiem WhatsApp do wyceny dużych magazynów.”

Gdy ktoś wpłaci zaliczkę, to zamówienie zostaje oznaczone na twojej liście jako mające zaległe saldo. Te, które wybrały przelew, trafiają do osobnej zakładki i czekają, aż potwierdzisz, że pieniądze dotarły. A saldo zamykasz od razu, gdy zapłacą ci gotówką, przez SPEI lub terminalem: suma liczona jest na podstawie płatności, które faktycznie wpłynęły, a nie tego, co sama wpiszesz.

Czego strona za ciebie nie zrobi?

Nie wymyśli za ciebie terminu płatności. Zamówienie nie ma pola „termin: 30.” — termin to reguła, którą ty ustalasz i zapisujesz, a nie coś, co strona sama pilnuje.

Nie będzie też nikogo ścigać. Istnieje automatyczne przypomnienie o saldzie i warto dokładnie wiedzieć, czym ono jest: mail do klienta, tylko raz, kilka dni po tym, jak zapłacił zaliczkę. To delikatne przypomnienie, nie windykacja. Nie powtarza się, nie podnosi tonu i nie czeka na żadną konkretną datę.

Są też dwie rzeczy, których w ogóle nie robi. Nie wystawia faktur: CFDI to nadal sprawa twoja i twojego księgowego. I nie przypomina o niczym komuś, kto nie zapłacił ani grosza, bo przypomnienie istnieje tylko dzięki temu, że jest jakieś saldo. Bez zaliczki nie ma salda, a bez salda nie ma jeszcze czego pobierać. To najbardziej praktyczny argument za tym, żeby prosić o część z góry, nawet niewielką.

Zaplanuj datę, nie dług

Zapisanie „mają mi zapłacić” nic nie daje, bo nie ma tam żadnego dnia. Działa data w twoim kalendarzu, trzy dni przed dniem rozliczeń tego klienta, z jego nazwą i kwotą — żebyś mogła napisać, kiedy pula przelewów jest jeszcze w trakcie tworzenia, a nie wtedy, gdy już wyszła bez ciebie.

Jeśli nie wiesz, kiedy jest ten dzień rozliczeń, to jest właśnie telefon do wykonania dziś. Jedno pytanie, bez pretensji: w jaki dzień wychodzi płatność i czego jeszcze ode mnie potrzebujecie przed tym dniem? Najczęściej brakuje jednego dokumentu, który możesz wysłać w pięć minut, a czekałaś na niego trzy tygodnie.

Opisz swój biznes w Proyecta, ustal zaliczkę i opublikuj swoją stronę na proyecta.dev. Twój klient nadal będzie płacił w 30 dni — ale to już nie ty będziesz finansować te dodatkowe szesnaście.