Thu tiền hạn 30 ngày mà không để nó biến thành 60
Thu tiền hạn 30 ngày gần như không bao giờ đúng 30 ngày, vì thời hạn không bắt đầu từ ngày bạn giao hàng mà từ khi khoản thu của bạn lọt vào chu kỳ thanh toán của khách. Hãy thỏa thuận bằng văn bản ngày nào là ngày bắt đầu tính.
Norma làm dịch vụ phun thuốc diệt côn trùng ở Campeche. Danh sách khách quen của chị khá ổn — một nhà hàng, hai văn phòng kế toán và một kho hàng — và ai cũng trả tiền cho chị cả. Vấn đề chưa bao giờ là họ không trả. Vấn đề là trả khi nào.
Dịch vụ ở kho hàng chị làm vào ngày mùng 3 và giao báo cáo đã ký ngay chiều hôm đó. Họ nói câu quen thuộc, “chúng tôi trả sau 30 ngày”, và chị ghi lại như thể đó là một ngày cụ thể. Đến mùng 3 tháng sau, chẳng có gì về cả. Tiền chuyển vào tài khoản chị ngày 19.
Bốn mươi sáu ngày. Trong khi hóa chất, xăng và tiền công cho người phụ việc, chính chị đã phải ứng ra ngay từ mùng 3.
Thu tiền hạn 30 ngày nghĩa là gì?
Thu tiền hạn 30 ngày là giao xong toàn bộ công việc rồi chờ một khoảng thời gian đã thỏa thuận trước khi thấy tiền về. Không phải vì khách hàng chây ì: đây là cách các công ty, văn phòng và chuỗi cửa hàng vẫn thanh toán, và nếu doanh nghiệp của bạn bán cho họ thì sớm muộn gì bạn cũng gặp cảnh này.
Và cái thời hạn đó không phải là thứ khiến bạn tốn kém. Thứ khiến bạn tốn kém là việc không ai thỏa thuận rõ nó tính từ lúc nào.
30 ngày đó bắt đầu tính từ khi nào?
Gần như không bao giờ tính từ ngày bạn giao hàng. Nó bắt đầu tính khi khoản thu của bạn lọt vào chu kỳ thanh toán của khách: ngày bộ phận hành chính của họ nhận được, duyệt qua, và đưa vào đợt chi trả ra trong tháng đó.
Ở khoảng giữa đó là những ngày chẳng ai đếm và chính bạn là người gánh chi phí. Với Norma, đó là mười sáu ngày: chị giao hàng ngày mùng 3, nhưng khoản thu của chị mãi đến ngày mùng 8 tháng sau mới được đưa vào xét duyệt, và ở kho hàng đó các khoản chi ra vào thứ Năm.
Vì vậy câu “chúng tôi trả sau 30 ngày” không phải là một thỏa thuận, mà là một thói quen. Một thỏa thuận thực sự sẽ nói: thời hạn tính từ khi họ nhận được báo cáo đã ký, và báo cáo được giao ngay trong ngày làm dịch vụ. Đó mới là một ngày cụ thể. Còn lại chỉ là một vùng mờ.
Hãy viết rõ điều này trước khi bắt đầu công việc, đừng để đến khi đã chờ bốn mươi ngày mới hỏi. Hỏi sau thì nghe như đòi nợ. Hỏi trước thì nghe như bạn biết cách làm việc với các công ty.
Vì sao số dư còn nợ không còn là lợi thế của bạn nữa?
Vì lợi thế đó nằm ở khâu giao hàng, mà ở đây khâu giao hàng đã xong rồi. Quy luật ở quầy hàng thì bạn đã biết: khoản còn thiếu chính là thứ khiến người ta trả lời điện thoại đúng ngày họ đến lấy hàng. Với một khách hàng trả sau 30 ngày, quy luật đó không còn tác dụng.
Khách hàng trả sau 30 ngày chính là kiểu khách không cho bạn cái khoảnh khắc đó. Nhân viên của họ nhận dịch vụ và ký nhận, nhưng người duyệt thanh toán lại ở một văn phòng khác và không có mặt lúc đó. Vậy nên lợi thế đó phải được thiết lập từ trước. Sau khi giao hàng, bạn chỉ còn hai thứ: một bản ghi và một ngày trên lịch.
Bạn có thể làm gì trước khi giao hàng?
Thu một phần trước. Không phải vì nghi ngờ, mà vì một công việc còn số dư chưa thanh toán là một khoản nợ có hình hài, còn một công việc đã giao mà chưa thu được đồng nào chỉ là một sự giúp đỡ miễn phí.
Trong Proyecta, đây là một quy tắc được viết ra, không phải một lời khuyên: một đơn hàng còn thiếu tiền thì không thể chuyển sang trạng thái “đang xử lý” hay “hoàn tất”. Nó chỉ ra khỏi trạng thái đó khi khoản thanh toán đã vào. Cái khóa này được đặt ra vì nếu cứ cho chuyển tiếp, số dư đó trên thực tế trở thành không thể thu hồi — đơn hàng đã trông như xong xuôi, còn khoản thu sau đó thì chẳng có chỗ nào để bám vào.
Phiên bản không dùng máy tính cũng y hệt vậy. Thu số dư rồi mới đóng công việc lại. Nếu bạn đóng trước, số dư đó sẽ chẳng còn gì để bấu víu.
Còn nếu họ không chịu đưa tiền cọc thì sao? Chuyện này vẫn xảy ra, nhất là với các văn phòng lớn và với cơ quan nhà nước. Khi đó, thứ bạn thương lượng không phải là tiền, mà là ngày tháng: giấy tờ nào bắt đầu tính thời hạn, ai là người nhận nó, và bằng cách nào bạn có bằng chứng là họ đã nhận.
Norma đã ngừng gửi báo cáo qua WhatsApp cho người ở kho hàng và bắt đầu gửi qua email cho bộ phận hành chính, đồng gửi cho người đã thuê chị. Công việc vẫn y như cũ. Điểm khác biệt là giờ đây có một ngày mà cả hai bên đều có thể nhìn thấy.
Làm sao để đưa điều này vào trang của bạn?
Bạn mô tả nó ra. Viết bạn bán gì, giá bao nhiêu và muốn nhận trước bao nhiêu, thế là có ngay một trang đã xuất bản, nơi khách hàng của bạn thanh toán từ điện thoại của họ:
“Trang cho dịch vụ Diệt côn trùng Norma ở Campeche. Kiểm soát côn trùng gây hại cho nhà hàng, văn phòng và kho hàng. Dịch vụ theo tháng $1.800 và dịch vụ một lần $2.400, với 40% đặt cọc để giữ chỗ và phần còn lại thanh toán khi giao báo cáo. Có thể trả bằng thẻ hoặc chuyển khoản, kèm một mục mô tả từng dịch vụ bao gồm những gì và một nút WhatsApp để báo giá cho các kho hàng lớn.”
Khi ai đó thanh toán tiền cọc, đơn hàng đó sẽ được đánh dấu là còn số dư trong danh sách của bạn. Những đơn chọn chuyển khoản sẽ rơi vào một mục riêng, chờ bạn xác nhận rằng tiền đã về. Còn số dư thì bạn đóng lại ngay khi được trả bằng tiền mặt, qua SPEI hay máy POS: tổng số tiền được tính dựa trên các khoản thanh toán thực sự đã vào, chứ không phải theo những gì bạn tự gõ vào.
Trang web sẽ không làm gì thay bạn?
Nó sẽ không tự bịa ra một ngày đáo hạn. Một đơn hàng không có sẵn ô “đến hạn ngày 30” — thời hạn là một quy tắc do chính bạn thỏa thuận và ghi lại, không phải thứ mà trang web tự động theo dõi.
Nó cũng sẽ không đi đòi nợ ai cả. Có một nhắc nhở tự động về số dư còn lại, và nên hiểu rõ nó là gì: một email gửi cho khách hàng, chỉ một lần duy nhất, vài ngày sau khi họ thanh toán tiền cọc. Đó là một cú hích nhẹ, không phải hành động đòi nợ. Nó không lặp lại, không tăng dần mức độ gay gắt, và không chờ đến một ngày cụ thể nào.
Và có hai việc mà nó hoàn toàn không làm. Nó không xuất hóa đơn: CFDI vẫn là việc của bạn và kế toán của bạn. Và nó không nhắc gì cho người chưa trả một đồng nào, bởi vì lời nhắc chỉ tồn tại nhờ có số dư còn lại. Không có tiền cọc thì không có số dư, và không có số dư thì chưa có gì để thu cả. Đó là lý lẽ thực tế nhất để yêu cầu nhận trước một phần, dù chỉ là một khoản nhỏ.
Đánh dấu ngày tháng, đừng đánh dấu khoản nợ
Ghi “họ còn nợ mình” thì chẳng ích gì, vì nó không gắn với ngày nào cả. Cái hữu ích là một ngày trên lịch của bạn, ba ngày trước kỳ chốt thanh toán của khách hàng đó, kèm theo tên và số tiền, để bạn nhắn cho họ trong lúc đợt chi trả đang được chuẩn bị, chứ không phải khi nó đã chốt xong mà không có phần của bạn.
Nếu bạn không biết kỳ chốt của họ là khi nào, đó chính là cuộc gọi cần thực hiện ngay hôm nay. Chỉ một câu hỏi, không mang tính trách móc: ngày nào thì đợt thanh toán ra, và họ cần gì từ tôi trước ngày đó? Phần lớn trường hợp chỉ thiếu một tờ giấy mà bạn có thể gửi trong năm phút, vậy mà bạn đã chờ đợi nó suốt ba tuần.
Mô tả doanh nghiệp của bạn trên Proyecta, đặt mức tiền cọc, và xuất bản trang của bạn tại proyecta.dev. Khách hàng của bạn vẫn sẽ tiếp tục trả sau 30 ngày — nhưng sẽ không còn là bạn phải gánh mười sáu ngày còn lại đó nữa.