Aidatı üç ay geç fark etmeden nasıl tahsil edersin

Rebeca, Tapachula’da bir yüzme okulu işletiyor. Kırk öğrenci, haftada iki ders, ayda sekiz yüz elli peso. Altı yıl boyunca tahsilatı tezgahın üstünde yaptı: anne gelir, öder, Rebeca deftere yazar ve makbuzu verirdi. Her ayın biri, ders vermek yerine tahsilat yapmakla geçerdi.

Eylülde otomatik tahsilata geçti ve rahatlama hemen hissedildi. Ocakta hesabı yaptığında kırk değil, otuz dört aidat girdiğini gördü. Kimse aboneliğini iptal etmemişti. Ekimle aralık arasında altı kart geçmemeye başlamıştı ve o bunu ancak ocakta öğrendi: altı öğrenci, sekiz yüz elli peso, üç ay — görmediği para on beş bin üç yüz peso.

Sana otomasyonu önerdiklerinde kimsenin söylemediği şey bu. Bir aidatı otomatik tahsil etmek, tahsilat işini çözer. Haberdar olma işini çözmez.

Tekrarlayan tahsilat nedir, her ay elle tahsilat yapmaktan farkı ne?

Tekrarlayan tahsilat, müşterinin kayıtlı bıraktığı karttan haftada, ayda ya da yılda bir, ikinizden biri durdurana kadar kendiliğinden yapılan bir tahsilattır. Bir kere kurarsın, sonra bir daha kimseden bir şey istemene gerek kalmaz.

Elle tahsilat bunun tam tersi: her ay sıfırdan başlarsın. Yazarsın, bir süre sonra cevap verir, unutur, tekrar yazarsın.

Asıl fark rahatlık değil, işlerin nasıl aksadığıdır. Elle tahsilatta, ödemeyen kişi bunu sana yüzüne söyler. Otomatik tahsilatta ise ödemeyen kişi hiçbir şey söylemez, çünkü o da bilmiyordur.

Aidatı otomatik tahsil etmek sana ne zaman uyar?

Aslında gitmemiş, sadece ödemeyi unutmuş müşterileri kaybetmeye başladığın gün. Ondan önce, tezgahtan tahsilat yapmak gayet iyidir, üstüne bir de selamlaşmana yarar.

İşaret nettir: haber vermeden gelmeyi bırakan, ararsan geri dönen, kararla değil sürüklenerek düşen insanlar. Bu sana olmuyorsa, bu henüz senin sorunun değil.

Kendi kendine tahsilat yapan bir plan nasıl kurulur?

Üç kararla: neyi kapsıyor, ne kadar tutuyor ve ne sıklıkla tahsil ediliyor. Bu son sorunun tam olarak üç seçeneği var —haftalık, aylık ya da yıllık— başka yok, yani hızlıca karar verilir.

Rebeca bunu yüksek sesle anlattı: “Tapachula’daki yüzme okulum için her grubun saatlerinin olduğu bir sayfa ve her ay kartla tahsil edilen 850 pesoluk bir aylık plan”. Bundan, yayınlanmış bir site, bağlantısı ve kimlerin kayıtlı olduğunu gördüğü bir panel çıktı.

Kurmadan önce iki şey. Bir planın indirimli fiyatı olmaz: üç ayı daha ucuza bırakmak için kupon kullanılır. Ve sattığın isim dondurulur: gelecek yıl “Aylık Plan”ı “Serbest Yüzme Planı” olarak değiştirirsen, zaten kayıtlı olanlara kayıt oldukları isim görünmeye devam eder.

Bir aidat, kimse sana haber vermeden neden düşer?

Çünkü kartların süresi dolar, farklı bir tarihle yenilenir, bakiyeleri biter ya da banka bir seyahat yüzünden bloke eder. Bunların hiçbiri müşterinin kararı değildir ve hiçbiri sana bir bildirim olarak ulaşmaz.

Olan şey şu: abonelik durum değiştirir, ve orada müşteriyle üç aşamalı bir yazışma başlar:

• Tahsilat geçmedi. Ödemenin yapılamadığını ve önümüzdeki günlerde tekrar denenceğini söyleyen bir e-posta alır. Derse girmeye devam eder.
• Hiçbiri geçmedi. Birkaç başarısız denemeden sonra abonelik duraklatılır ve ödeme girer girmez kendiliğinden yeniden aktifleşeceğini bildiren başka bir e-posta gelir.
• İptal edildi. Sonuncusu, artık kendisinden tahsilat yapılmayacağını söyler.

Üçü de senin işletmenin adı ve logosuyla, müşterinin tanımadığı bir platform üzerinden değil, kendi gönderici adresinden gider. Ve her durum değişikliğinde bir kez gider, aynısı beş kez değil.

Peki sana kim haber verir?

Kimse — ve burası iki kere okunması gereken kısım. Üç e-posta da müşteriye gider. Senin gelen kutuna hiçbiri düşmez.

Daha var: ilk e-posta, ödeme yöntemini değiştirmesi gerekirse müşterine seninle iletişime geçmesini söyler, çünkü bunu tek başına yapamaz. Yani sorun sana ulaşacak ama WhatsApp’tan, üç gün sonra, “bak bana garip bir e-posta geldi” diye. O e-postanın var olduğunu bilmiyorsan, yanlış cevap verirsin.

Bu yüzden kontrol edilir, beklenmez. Ayda bir dakikalık bir iş, ve Rebeca’nın on beş bin üç yüz pesosu ile ekimde yapılacak bir telefon araması arasındaki fark budur.

Sana gerçekten kimin ödeme yaptığını nerede görürsün?

Sitenin panelinde bir Abonelikler sekmesi var. Her müşteri, adı, satın aldığı plan, döneminin bittiği tarih ve bir durum etiketiyle birlikte görünür.

İşte her raporlardan daha değerli olan bilgi burada: beş olası durum var ve yalnızca biri sana gerçekten ödeme yapıldığı anlamına gelir. Aktif, o bir tanedir. Gecikmiş, tahsilatın başarısız olduğu anlamına gelir. Duraklatılmış, deneme haklarının tükendiği anlamına gelir. İptal edilmiş, bittiği anlamına gelir. Tamamlanmamış, hiç başlamadığı anlamına gelir.

Biri döneminin sonunda iptal talep ettiğinde, kartında bunu küçük bir satırla belirtir. O satır, ona telefon etmen için sana verilen bir haftadır.

Site senin için ne yapmayacak?

Dört şey, ve bunları ocak yerine bugün bilmek daha iyi:

• Sana haber vermez. Rebeca’nın parasının kaçtığı delik tam olarak bu: başarısız tahsilat e-postaları müşterine gider.
• Tekrarlayan havale ile tahsilat yapmaz. Bir plan, kayıtlı bir karttan tahsil edilir. Müşterin havaleyle ödüyorsa, her ay yine elle yapılan bir ay olur.
• Sekme salt okunurdur. Kimin, hangi planda, hangi durumda ve ne zamana kadar olduğunu görürsün. Birinin aboneliğini iptal etmek ya da duraklatmak oradan yapılmaz.
• Kaç gün ek süre tanıyacağına karar vermez. Aidatı gecikmiş birinin derse girmesi senin kuralın, senin yazdığın ya da her seferinde uydurulan bir kural.

Göndereceğin mesajı bugün yaz

Kimseden tahsilat yapmadan önce, kartı geçmeyen ilk müşteriye göndereceğin mesajı yaz ve kaydet. İki satır, dramasız: tahsilatın geri döndüğünü, önemli olmadığını, ödemeyi tekrar yapması için işte bağlantının burada olduğunu söylesin.

O gün gelecek, ve geldiğinde bunu sıfırdan, sıkılarak, müşteri karşındayken yazmak istemeyeceksin. Mesajı hazır tutmak, başarısız bir tahsilatı, gelmeyi bırakmış bir öğrenci yerine üç dakikalık bir işleme dönüştüren şeydir.

Ve hâlâ tahsilat yapacağın bir yerin yoksa, bunu bir müşteriye anlatır gibi tarif et ve proyecta.dev üzerinde yayınla. Gerisi, Abonelikler sekmesini ayda bir kez açmaktan ibaret.