如何收月费,而不是三个月后才发现出了问题

雷贝卡在塔帕丘拉开了一家游泳学校。四十个学生,每周两节课,每月八百五十比索。六年来她一直在前台收现金:妈妈们来了,付钱,雷贝卡记在本子上,再开收据。每个月的第一天,她的时间都花在收钱上,而不是教课上。

九月她改成了自动收款,轻松感是立竿见影的。到了一月她一算账,发现进账的是三十四份月费,不是四十份。没有一个人退出。十月到十二月之间,六张卡陆续扣款失败,她直到一月才知道:六个学生、每人八百五十比索、连续三个月,一共是一万五千三百比索,她一分都没看到。

这就是别人推荐你自动化收款时,不会告诉你的那部分。自动收月费解决的是”收钱”这件事,解决不了”知道”这件事。

什么是循环扣款?它和每月手动收款有什么不同?

循环扣款,就是系统按周、按月或按年,自动向客户保存的银行卡扣款,直到你或客户其中一方叫停为止。你只需要设置一次,之后就不用再向任何人开口要钱。

手动收款正好相反:每个月都要从头来一遍。你发消息,对方过一会儿回,回完就忘了,你只好再发一遍。

两者根本的区别不在于方不方便,而在于出问题的方式不一样。手动收款时,不付钱的人会当面告诉你。自动收款时,不付钱的人什么都不会说——因为连他自己都不知道。

什么时候适合把月费改成自动扣款?

当你开始流失一些其实并没有真正离开、只是忘了来交钱的客户时,就是时候了。在那之前,在前台收钱也挺好,顺便还能打个招呼。

这个信号很具体:有人不声不响就不来了,可你一联系他又回来了,说明他是因为惯性掉队的,而不是主动决定离开。如果你还没遇到这种情况,这暂时还不是你的问题。

怎么设置一个能自动扣费的方案?

只需要三个决定:包含什么内容、收多少钱、多久收一次。最后这一项只有三个选项——按周、按月或按年——没有别的,所以很快就能定下来。

雷贝卡是这样口述出来的:“给我在塔帕丘拉的游泳学校做一个网站,列出每组的上课时间,再加一个每月850元、按月自动刷卡扣费的月费方案”。就这样,一个已发布的网站诞生了,有自己的链接,还有一个能看到谁报名了的管理后台。

动手设置之前,有两件事要清楚。方案本身不能设促销价:想给某三个月打折,要用优惠券来实现。还有,你卖出去时用的方案名字会被”冻结”:如果明年你把”月费方案”改名成”自由泳方案”,老学员看到的还是他们报名时的那个名字。

为什么月费会悄无声息地断掉?

因为银行卡会过期、换新卡换了新的有效期、卡里没钱了,或者银行因为客户出差把卡冻结了。这些都不是客户主动做的决定,也没有一条会以”通知”的形式传到你这儿。

真正会发生的是,订阅的状态会改变,系统会就此和客户展开一场分三步走的对话:

• 扣款没通过。 客户会收到一封邮件,说明扣款没能完成,接下来几天会再次尝试。这期间他照常可以上课。
• 一次都没扣成。 多次尝试失败后,订阅会被暂停,客户会收到另一封邮件,告诉他只要付款成功,订阅就会自动恢复。
• 订阅被取消。 最后一封邮件会告诉他,以后不会再扣他的钱了。

这三封邮件都会带着你的商家名称和logo,由你自己的发件地址发出,而不是来自客户不认识的某个平台。而且每次状态变化只发一次,不会同一件事发五遍。

那谁来通知你呢?

没有人通知你,这句话值得看两遍。这三封邮件都是发给客户的,你的邮箱里一封都收不到。

还有更麻烦的:第一封邮件会告诉客户,如果需要更改付款方式,得联系你,因为他自己没法操作。也就是说,这个问题最终确实会找上你,不过是通过WhatsApp,三天之后,以一句”哎,我收到一封奇怪的邮件”的方式出现。如果你根本不知道有这封邮件存在,你多半会答得驴唇不对马嘴。

所以要主动去查,而不是坐等消息。这每月只花你一分钟,却是雷贝卡损失的那一万五千三百比索,和十月份打一个电话之间的全部差别。

去哪儿看谁真的在按时付钱?

网站的管理后台里有一个订阅标签页。每个客户都会显示姓名、购买的方案、本期结束日期,还有一个状态标签。

这里有一条信息,比任何报表都更重要:一共有五种可能的状态,只有一种意味着对方真的在给你付钱。 那就是”生效中”。“逾期”意味着扣款失败。“已暂停”意味着重试次数已经用完。“已取消”意味着关系结束了。“未完成”意味着这份订阅从来就没真正开始过。

如果有人要求在本期结束后取消订阅,他的信息卡片上会用一小行字提示出来。这一行字,就是提醒你该在这周给他打个电话了。

网站不会替你做哪些事?

有四件事,最好今天就知道,而不是等到一月份:

• 它不会通知你。 这正是雷贝卡的钱漏掉的那个洞:扣款失败的邮件是发给客户的,不是发给你的。
• 它不能靠转账实现循环收款。 方案的扣款方式是向保存的银行卡扣钱。如果你的客户是靠转账付款的,那每个月还是得靠人工来收。
• 这个标签页只能查看,不能操作。 你能看到是谁、什么方案、什么状态、到什么时候为止。想给谁取消或暂停订阅,不是在这里完成的。
• 它不会替你决定给多少天的宽限期。 有人月费逾期了还能不能进来上课,这是你自己定的规矩——要么提前写清楚,要么每次临场决定。

今天就把那条要发的消息写好

在开始向任何人收钱之前,先把第一个扣款失败的客户会收到的那条消息写出来,存好。两行字就够,别搞得很紧张:告诉他扣款没成功,没关系,这是重新付款的链接。

这一天迟早会来,而到那天,你不会想临场从头去写,还带着几分不好意思,更何况客户就在眼前。提前准备好这条消息,才能让一次扣款失败变成一件三分钟就能处理完的小事,而不是白白流失一个学生。

如果你现在连收钱的地方都还没有,那就像跟客户聊天一样把它描述出来,然后在proyecta.dev上把它发布出来。剩下的事,只是每个月打开一次订阅标签页而已。