Cara Menagih Iuran Bulanan Tanpa Baru Sadar Tiga Bulan Kemudian
Menagih iuran bulanan secara otomatis berarti mendaftarkan paket dengan periode mingguan, bulanan, atau tahunan, lalu membiarkan sistem menagih kartu yang tersimpan dari pelanggan Anda. Yang tidak terjadi dengan sendirinya adalah Anda mengetahui saat kartu itu berhenti bisa ditagih.
Rebeca punya sekolah renang di Tapachula. Empat puluh murid, dua kelas per minggu, delapan ratus lima puluh peso per bulan. Selama enam tahun ia menagih di meja depan: sang ibu datang, membayar, Rebeca mencatat di buku, lalu menyerahkan kuitansi. Setiap tanggal satu, waktunya habis untuk menagih, bukan untuk mengajar.
Pada bulan September ia beralih ke penagihan otomatis, dan rasa leganya langsung terasa. Pada bulan Januari ia menghitung ulang dan ternyata yang masuk hanya tiga puluh empat iuran bulanan, bukan empat puluh. Tidak ada satu pun yang berhenti berlangganan. Enam kartu berhenti bisa ditagih antara Oktober dan Desember, dan ia baru sadar di bulan Januari: enam murid kali delapan ratus lima puluh peso kali tiga bulan sama dengan lima belas ribu tiga ratus peso yang tidak pernah ia lihat.
Itulah yang tidak pernah dibilang orang saat menyarankan Anda untuk mengotomatiskan. Menagih iuran bulanan secara otomatis menyelesaikan pekerjaan menagih. Itu tidak menyelesaikan pekerjaan untuk tahu apa yang terjadi.
Apa Itu Penagihan Berulang dan Apa Bedanya dengan Menagih Setiap Bulan?
Penagihan berulang adalah tagihan yang secara otomatis dibebankan ke kartu yang disimpan pelanggan Anda, setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun, sampai salah satu dari Anda berdua menghentikannya. Anda mengaturnya sekali, dan setelah itu Anda tidak perlu meminta apa pun lagi kepada siapa pun.
Menagih secara manual adalah kebalikannya: setiap bulan dimulai dari nol lagi. Anda mengirim pesan, dia membalas beberapa saat kemudian, dia lupa, Anda mengirim pesan lagi.
Perbedaan mendasarnya bukan soal kenyamanan, melainkan urutan kegagalannya. Kalau menagih manual, orang yang tidak bayar akan bilang langsung ke Anda. Kalau menagih otomatis, orang yang tidak bayar tidak bilang apa-apa, karena dia sendiri juga tidak tahu.
Kapan Sebaiknya Anda Menagih Iuran Bulanan secara Otomatis?
Saat Anda mulai kehilangan pelanggan yang sebenarnya tidak pergi, hanya lupa mampir untuk membayar. Sebelum itu terjadi, menagih di meja depan saja sudah cukup baik, dan sekalian jadi kesempatan untuk menyapa.
Tandanya jelas: orang-orang yang berhenti datang tanpa pemberitahuan, yang kalau Anda hubungi mereka kembali lagi, dan yang berhenti karena kelupaan, bukan karena keputusan. Kalau ini belum terjadi pada Anda, ini belum jadi masalah Anda.
Bagaimana Cara Menyusun Paket yang Bisa Menagih Sendiri?
Dengan tiga keputusan: apa saja yang termasuk, berapa harganya, dan seberapa sering ditagih. Untuk yang terakhir ini hanya ada tiga pilihan —mingguan, bulanan, atau tahunan— tidak ada yang lain, jadi keputusannya cepat diambil.
Rebeca menjelaskannya dengan lantang: “sebuah situs untuk sekolah renang saya di Tapachula, dengan jadwal setiap kelompok, dan paket bulanan seharga $850 yang ditagih lewat kartu setiap bulan”. Dari situ muncul sebuah situs yang sudah terbit, lengkap dengan tautannya, dan sebuah dasbor tempat ia bisa melihat siapa saja yang terdaftar.
Dua hal sebelum menyusunnya. Sebuah paket tidak punya harga promo: untuk membuat tiga bulan lebih murah, gunakan kupon. Dan nama yang Anda pakai saat menjualnya akan terkunci: kalau tahun depan Anda mengganti nama dari “Paket Bulanan” menjadi “Paket Renang Bebas”, pelanggan yang sudah lebih dulu bergabung akan tetap melihat nama yang mereka daftarkan dulu.
Mengapa Iuran Bulanan Bisa Terhenti Tanpa Ada yang Memberi Tahu Anda?
Karena kartu bisa kedaluwarsa, diganti dengan tanggal baru, kehabisan saldo, atau diblokir bank karena pelanggan sedang bepergian. Tidak satu pun dari itu adalah keputusan pelanggan Anda, dan tidak satu pun sampai ke Anda sebagai pemberitahuan.
Yang benar-benar terjadi adalah status langganannya berubah, dan dari situ dimulai percakapan tiga tahap dengan pelanggan tersebut:
- Tagihan gagal diproses. Ia menerima email yang mengatakan penagihan tidak berhasil dan akan dicoba lagi dalam beberapa hari ke depan. Ia tetap bisa masuk kelas.
- Tidak ada satu pun yang berhasil. Setelah beberapa kali percobaan gagal, langganan dijeda, dan ia menerima email lain yang memberitahunya bahwa langganan akan aktif kembali dengan sendirinya begitu pembayaran masuk.
- Dibatalkan. Email terakhir memberitahunya bahwa ia tidak akan ditagih lagi.
Ketiganya dikirim dengan nama bisnis Anda dan logo Anda, dari alamat pengirim Anda sendiri, bukan dari sebuah platform yang tidak dikenal pelanggan Anda. Dan masing-masing hanya dikirim sekali untuk setiap perubahan status, bukan lima kali untuk perubahan yang sama.
Lalu Siapa yang Memberi Tahu Anda?
Tidak ada, dan inilah bagian yang perlu dibaca dua kali. Ketiga email itu ditujukan kepada pelanggan. Tidak satu pun yang masuk ke kotak masuk Anda.
Dan ada lagi: email pertama memberi tahu pelanggan Anda untuk menghubungi Anda kalau perlu mengganti metode pembayarannya, karena ia tidak bisa melakukannya sendiri. Jadi masalahnya memang akan sampai ke Anda, tapi lewat WhatsApp, tiga hari kemudian, dengan pesan “eh, saya dapat email yang aneh”. Kalau Anda tidak tahu email itu ada, Anda akan salah menjawab.
Karena itu, ini harus dicek, bukan ditunggu. Cuma butuh satu menit sebulan, dan itulah yang membedakan antara lima belas ribu tiga ratus peso milik Rebeca dan sebuah telepon di bulan Oktober.
Di Mana Anda Bisa Melihat Siapa yang Benar-Benar Membayar?
Di dasbor situs Anda ada tab Langganan. Setiap pelanggan muncul dengan namanya, paket yang ia beli, tanggal berakhirnya periode tersebut, dan label status.
Di situlah ada data yang lebih berharga daripada laporan apa pun: ada lima kemungkinan status, dan hanya satu yang berarti Anda sedang dibayar. Aktif adalah status itu. Terlambat berarti penagihan gagal. Dijeda berarti semua percobaan sudah habis. Dibatalkan berarti sudah selesai. Belum Selesai berarti tidak pernah benar-benar dimulai.
Kalau ada yang meminta untuk membatalkan begitu periodenya selesai, kartu datanya akan menandainya dengan keterangan kecil. Keterangan kecil itulah minggu Anda untuk menghubunginya.
Apa yang Tidak Akan Dilakukan Situs Ini untuk Anda?
Empat hal, dan lebih baik Anda tahu sekarang daripada nanti di bulan Januari:
- Tidak memberi tahu Anda. Inilah celah tempat uang Rebeca menghilang: email penagihan gagal ditujukan untuk pelanggan Anda.
- Tidak bisa menagih lewat transfer berulang. Sebuah paket ditagihkan ke kartu yang tersimpan. Kalau pelanggan Anda membayar lewat transfer, setiap bulan kembali menjadi penagihan manual.
- Tab ini hanya untuk dilihat. Anda bisa melihat siapa, paket apa, status apa, dan sampai kapan. Membatalkan atau menjeda langganan seseorang tidak dilakukan dari situ.
- Tidak menentukan berapa hari masa tenggang yang Anda berikan. Apakah seseorang boleh masuk kelas dengan iuran yang terlambat adalah aturan Anda sendiri, yang Anda tetapkan, atau yang diputuskan dadakan setiap kali.
Tulis Hari Ini Pesan yang Akan Anda Kirim
Sebelum menagih siapa pun, susun dulu pesan yang akan Anda kirim kepada pelanggan pertama yang kartunya gagal diproses, lalu simpan pesan itu. Dua kalimat saja, tanpa drama: bahwa tagihannya ditolak, bahwa itu bukan masalah besar, dan bahwa berikut tautan untuk membayar lagi.
Hari itu pasti akan datang, dan ketika datang, Anda tidak akan mau menulisnya dari nol, dengan perasaan tidak enak, sementara pelanggan sudah menunggu jawaban. Punya pesan yang sudah siap itulah yang mengubah tagihan gagal menjadi urusan tiga menit, bukan menjadi murid yang berhenti datang.
Dan kalau Anda belum punya tempat untuk menagih, jelaskan saja seperti Anda menceritakannya kepada pelanggan, lalu terbitkan di proyecta.dev. Selebihnya tinggal membuka tab Langganan sekali sebulan.