Så skapar du ett offertformulär som ger dig alla uppgifter på en gång
Ett offertformulär fungerar när varje obligatoriskt fält är en uppgift som påverkar priset — vid en flytt är det sex stycken — och formuläret inte går att skicka in halvfärdigt, så du kan lämna offert direkt, utan en andra runda.
Marcela driver ett litet flyttföretag i Ensenada: en lastbil, två killar och hon själv vid telefonen. På tisdagen klockan nio på kvällen skriver någon till henne: “Hej, vad kostar en flytt?” Marcela svarar det vanliga: varifrån till vart?
Svaret kommer på onsdagen vid lunchtid: “Från Sauzal till centrum.” Vilken våning? På torsdagen: “Tredje, och det finns ingen hiss.” Till fredagen, när hon äntligen har det hon behöver för att ge ett pris, kommer ett annat svar: “Tack, jag har redan bestämt mig för någon annan.”
Den offerten gick inte förlorad för att den var för dyr. Den gick förlorad innan den ens fanns — Marcela hann aldrig säga sitt pris. Ett offertformulär finns till exakt för det: för att konversationen ska börja där Marcelas dog, med alla uppgifter på plats samtidigt.
Vad är ett offertformulär?
Ett offertformulär är en sida med de frågor du behöver ha besvarade för att kunna sätta pris på ett jobb, där kunden lämnar alla svar på en gång. Det är inte kontaktformuläret — det tar emot vad som helst, från en komplimang till ett klagomål. Det här samlar in uppgifter, och varje fråga finns där av en anledning.
Och “direkt” betyder inte att kunden svarar snabbt. Det betyder att när du öppnar deras förfrågan är den redan komplett, och det enda som saknas för att affären ska bli klar är ditt pris.
Varför ger WhatsApp dig inte alla uppgifter direkt?
Därför att i en chatt kan du fråga, men du kan inte tvinga fram ett svar. Varje fråga går iväg för sig, varje svar kommer när kunden har tid, och offerten byggs upp bit för bit under två eller tre dagar — medan kunden samtidigt frågar två andra ställen som faktiskt svarade med ett pris.
Att publicera en lista med vad du behöver hjälper, och för vissa branscher är det något av det bästa din sida kan ha: “för att offerera behöver vi mått, antal och datum.” Men en publicerad lista är en begäran. Den går att läsa, och den går att hoppa över — meddelandet når dig ändå: “Hej, vad kostar det?”
Ett obligatoriskt fält är något annat. Det är inte samma fråga sagd högre — det är en dörr. Formuläret släpper inte igenom en ofullständig inskickning — den halvfärdiga förfrågan finns inte, varken i din inkorg eller någon annanstans. Det är hela skillnaden mellan att be om uppgifterna och att ha dem.
Vilka frågor ska ditt formulär ha?
Obligatoriska: bara de som påverkar priset. Valfria: de som påverkar ditt svar men inte siffran. Och bort med resten.
Vid en flytt styrs priset av sex uppgifter: varifrån, till vart, vilken våning på båda sidor, om det finns hiss, vad som ska flyttas och till vilket datum. Med de sex kan Marcela lämna offert utan att fråga något mer. Saknas en enda kan hon inte — därför är de obligatoriska. Hur hörde de talas om henne, föredrar de förmiddag eller eftermiddag, någon anteckning? Det formar svaret, inte priset: valfritt eller bort.
Och här kommer varningen som nästan ingen ger: formulärets fiende är formuläret. Ett med tolv frågor fyller ingen i — den som vill flytta skickar hellre ett meddelande, och du är tillbaka vid frågorna en och en. Varje fält som inte påverkar priset tar en minut av kundens tålamod i utbyte mot ren nyfikenhet från din sida. Är du osäker på om ett fält ska vara med, är den osäkerheten redan svaret.
Hur gör du ett på din sida?
Du beskriver det. På en sida byggd med Proyecta kommer offertförfrågan färdig från start: fem frågor, fyra obligatoriska — namn, telefon, vilken tjänst du är intresserad av och vad du behöver — och e-post som valfritt. För många företag räcker det för att komma igång redan idag.
Men ditt eget kan du beställa skräddarsytt, genom att beskriva det precis som du beskrev sidan:
“Jag vill ha ett formulär för flyttofferter som frågar varifrån och till vart, våningen på båda sidor, om det finns hiss, vad som ska flyttas, till vilket datum, och där man kan ladda upp bilder på de stora möblerna.”
Varje fråga får sin rätta form. “Finns det hiss?” besvaras med ett klick — inte med ett textfält där de skriver “tror det” — datumet med sin kalender, och bilden som fil: kunden laddar upp den från mobilen, och formuläret går inte att skicka förrän bilden är klar. För Marcela är den bilden värd mer än tre frågor, för “vad ska flyttas?” är den som besvaras sämst i chatten: “jo, det vanliga i ett hus.” Vardagsrummet visar sig bättre än det beskrivs.
Och om din sida redan visar dina tjänster öppnar knappen “Begär offert” vid varje tjänst förfrågan med tjänsten redan ifylld — fråga inte kunden om det din sida redan vet.
Var hamnar förfrågningarna?
På en tavla, inte i en chatt. Varje förfrågan är ett kort med allt inuti — de sex uppgifterna, bilderna — i kolumner som du själv namnger: att offerera, offererad, accepterad. Du får en avisering till mejlen för varje ny, och kunden lämnas inte i ovisshet: bekräftelsen lovar dem vad som kommer härnäst, din kontakt med priset.
Och kortet flyttar sig inte av sig själv. I din WhatsApp är det senaste alltid överst; på tavlan är den första kolumnen det du ännu inte har offererat. Måndagens förfrågan står fortfarande kvar på torsdagen, och tittar på dig, tills du själv flyttar den.
Vad löser formuläret inte åt dig?
Priset. Ingenting i formuläret räknar ut eller lovar siffror: bekräftelsen kunden ser säger att du kommer att kontakta dem med priset, och det löftet infrias av dig, eller inte alls. Att sätta pris är fortfarande ditt jobb — bara det att du nu börjar med kompletta uppgifter.
Det ersätter inte heller att se jobbet, när det är just synen av jobbet som är offerten. Bilen som “låter konstigt” och köket som mäts med måttband offereras på plats; där samlar formuläret in det som behövs för att göra besöket värt det, det hoppar inte över det. En vanlig flytt, med sex uppgifter och två bilder, går visst att offerera på distans. Ett motorljud gör det inte.
Och det frågar samma sak till alla: det finns inget “om de svarar affärslokal, fråga något annat.” Om hälften av dina jobb behöver en annan lista med frågor är det inte ett formulär med finesser — det är två formulär. Fälten redigerar du för övrigt inte från din panel — du ändrar dem som du gjorde sidan, genom att beskriva ändringen.
Börja med de två datumen
Öppna den senaste offerten du faktiskt skickade. Leta upp två datum: dagen de skrev till dig första gången, och dagen du skickade ditt pris. De dagarna däremellan tog du aldrig betalt för av någon — du betalade dem själv, fråga för fråga, och det är den tid kunden fortsatte leta på andra ställen.
Formuläret gör dig varken billigare eller dyrare. Det gör dig till den förste som svarar med ett komplett pris. Beskriv ditt i Proyecta — de sex frågorna för ditt yrke, bilden om den är till nytta — och publicera det på din sida. Nästa gång någon skriver till dig klockan nio på kvällen kommer uppgifterna av sig själva: proyecta.dev.