Cách làm mẫu báo giá giúp bạn có đủ dữ liệu ngay từ lần đầu

Marcela có một công ty chuyển nhà nhỏ ở Ensenada: một chiếc xe tải, hai người phụ việc và cô ngồi trực điện thoại. Thứ Ba lúc chín giờ tối, có người nhắn tin: “Chào chị, chuyển nhà giá bao nhiêu ạ?”. Marcela trả lời như mọi khi: chuyển từ đâu đến đâu vậy em?

Câu trả lời đến vào trưa thứ Tư: “Từ Sauzal đến trung tâm ạ”. Tầng mấy? Đến thứ Năm: “Tầng ba, không có thang máy chị ạ”. Đến thứ Sáu, khi cuối cùng cô cũng gom đủ thông tin để báo giá, thì câu trả lời đã khác: “Cảm ơn chị, em thuê chỗ khác rồi ạ”.

Báo giá đó không mất vì đắt. Nó mất trước khi kịp tồn tại — Marcela còn chưa kịp nói ra con số của mình. Một mẫu báo giá sinh ra chính là để giải quyết chuyện đó: để cuộc trò chuyện bắt đầu ngay tại điểm mà cuộc trò chuyện của Marcela đã chết yểu, với tất cả dữ liệu gộp sẵn cùng một lúc.

Mẫu báo giá là gì?

Mẫu báo giá là một trang chứa những câu hỏi mà bạn cần được trả lời để định giá cho một công việc, nơi khách hàng để lại tất cả câu trả lời chỉ trong một lần. Đây không phải là form liên hệ — form đó nhận bất cứ thứ gì, từ lời chúc mừng cho đến lời phàn nàn. Còn form này thu thập dữ liệu, và mỗi câu hỏi đều có chủ đích.

Và “ngay từ lần đầu” không có nghĩa là khách hàng trả lời nhanh. Nó có nghĩa là khi bạn mở yêu cầu của họ ra, mọi thứ đã đầy đủ, và điều duy nhất còn thiếu trong giao dịch là con số của bạn.

Vì sao WhatsApp không cho bạn đủ dữ liệu ngay từ lần đầu?

Vì trong một cuộc trò chuyện, bạn có thể hỏi, nhưng không thể bắt buộc. Mỗi câu hỏi đi một mình, mỗi câu trả lời đến khi khách hàng rảnh, và báo giá được ráp lại từng phần trong hai, ba ngày — trong lúc khách hàng vẫn đang hỏi ở hai nơi khác đã trả lời kèm giá ngay.

Đăng công khai danh sách yêu cầu của bạn có ích, và có những ngành mà đó là điều tốt nhất trang của bạn có thể làm: “để báo giá cho bạn, chúng tôi cần kích thước, số lượng và ngày thực hiện”. Nhưng một danh sách đăng công khai chỉ là một lời đề nghị. Người ta có thể đọc, và cũng có thể bỏ qua — tin nhắn vẫn đến với bạn y như cũ: “Chào bạn, giá bao nhiêu vậy?”.

Một trường bắt buộc là chuyện khác hẳn. Nó không phải là một câu hỏi được nói to hơn: nó là một cánh cửa. Form không cho phép gửi đi khi còn thiếu — yêu cầu nửa vời không tồn tại, không có trong hộp thư của bạn, cũng không có ở bất cứ đâu. Đó chính là toàn bộ sự khác biệt giữa việc hỏi xin dữ liệu và việc thực sự có được dữ liệu.

Form của bạn nên có những câu hỏi nào?

Bắt buộc, chỉ những câu hỏi ảnh hưởng đến giá. Tùy chọn, những câu hỏi làm thay đổi cách bạn phản hồi nhưng không thay đổi con số. Và bỏ hẳn, tất cả những câu còn lại.

Trong một vụ chuyển nhà, giá bị chi phối bởi sáu dữ liệu: từ đâu, đến đâu, mỗi bên ở tầng mấy, có thang máy hay không, chuyển những gì và vào ngày nào. Có sáu dữ liệu đó, Marcela báo giá mà không cần hỏi thêm gì nữa. Nếu thiếu một cái, cô không báo giá được — đó là lý do chúng bắt buộc. Còn khách biết đến cô qua đâu, thích buổi sáng hay buổi chiều, có ghi chú gì không? Những câu đó chỉnh cách phản hồi, chứ không chỉnh giá: tùy chọn hoặc bỏ hẳn.

Và đây là lời cảnh báo mà hầu như không ai nói ra: kẻ thù của form chính là form. Một form mười hai câu hỏi thì chẳng ai điền hết — người muốn chuyển nhà thà nhắn tin cho bạn còn hơn, và thế là bạn lại quay về với những câu hỏi hỏi từng cái một. Mỗi trường không làm thay đổi giá là bạn đang bắt khách trả một phút kiên nhẫn để đổi lấy sự tò mò thuần túy của bạn. Nếu bạn còn phân vân một trường có nên đưa vào hay không, sự phân vân đó chính là câu trả lời rồi.

Làm sao để có một form như vậy trên trang của bạn?

Bạn chỉ cần mô tả nó ra. Trên một trang được tạo bằng Proyecta, yêu cầu báo giá đã có sẵn ngay từ đầu: năm câu hỏi, bốn câu bắt buộc — tên, số điện thoại, dịch vụ bạn quan tâm và bạn cần gì — và email là tùy chọn. Với nhiều doanh nghiệp, chỉ cần vậy là đủ để bắt đầu ngay hôm nay.

Nhưng form của bạn cũng có thể được yêu cầu làm theo đúng ý mình, bằng cách mô tả nó giống hệt như bạn đã mô tả trang web của mình:

“Tôi muốn một form báo giá dịch vụ chuyển nhà, hỏi chuyển từ đâu đến đâu, tầng của mỗi bên, có thang máy hay không, chuyển những gì, vào ngày nào, và cho phép tải ảnh những món đồ nội thất lớn lên.”

Mỗi câu hỏi sẽ hiện ra đúng định dạng của nó. “Có thang máy không?” được trả lời chỉ bằng một cú click — không phải bằng một ô văn bản nơi người ta gõ “chắc là có” —, ngày thì có lịch để chọn, và ảnh thì dưới dạng tệp: khách hàng tải lên từ điện thoại của họ và việc gửi form sẽ không hoàn tất cho đến khi ảnh tải lên xong. Với Marcela, tấm ảnh đó có giá trị hơn cả ba câu hỏi cộng lại, vì “chuyển những gì?” là câu bị trả lời tệ nhất trong khung chat: “thì đồ đạc bình thường của một căn nhà thôi”. Phòng khách được thể hiện tốt hơn qua hình ảnh so với qua lời mô tả.

Và nếu trang của bạn đã giới thiệu các dịch vụ, thì nút “Báo giá” của từng dịch vụ nên mở form với dịch vụ đó đã được điền sẵn — đừng hỏi khách hàng những gì trang của bạn đã biết rồi.

Các yêu cầu sẽ đi đến đâu?

Đến một bảng quản lý, không phải đến một khung chat. Mỗi yêu cầu là một thẻ chứa đầy đủ mọi thứ bên trong — sáu dữ liệu, những tấm ảnh — được xếp vào các cột do chính bạn đặt tên: chờ báo giá, đã báo giá, đã chốt. Bạn sẽ nhận thông báo qua email cho từng yêu cầu, và khách hàng cũng không bị bỏ lửng: xác nhận mà họ nhận được hứa hẹn rõ điều tiếp theo, đó là bạn sẽ liên hệ kèm theo giá.

Và tấm thẻ đó không tự di chuyển. Trên WhatsApp của bạn, tin nhắn mới nhất luôn nằm trên cùng; còn trên bảng quản lý, cột đầu tiên là những gì bạn chưa báo giá. Yêu cầu từ thứ Hai vẫn nằm y nguyên ở đó đến thứ Năm, chờ bạn, cho đến khi chính bạn di chuyển nó.

Form không giải quyết được điều gì?

Giá cả. Không có gì trong form tính toán hay hứa hẹn con số nào cả: xác nhận mà khách hàng nhìn thấy chỉ nói rằng bạn sẽ liên hệ với họ kèm giá, và lời hứa đó được thực hiện hay không là tùy ở bạn. Báo giá vẫn là việc của bạn — chỉ có điều giờ đây bạn bắt đầu với dữ liệu đầy đủ trong tay.

Nó cũng không thay thế được việc xem tận mắt công việc, khi việc xem tận mắt chính là bước báo giá. Chiếc xe “kêu lạ lạ” hay căn bếp cần đo bằng thước dây thì phải báo giá trực tiếp; trong trường hợp đó, form giúp gom đủ thông tin để chuyến ghé thăm trở nên đáng giá, chứ không thay thế được nó. Một vụ chuyển nhà bình thường, với sáu dữ liệu và hai tấm ảnh, thì báo giá từ xa được. Một tiếng động cơ lạ, thì không.

Và hãy hỏi mọi người cùng một bộ câu hỏi như nhau: không có chuyện “nếu trả lời là cơ sở kinh doanh địa phương thì hỏi thêm câu khác”. Nếu một nửa số công việc của bạn cần một danh sách câu hỏi khác, thì đó không phải là một form có mấy điều chỉnh nhỏ: đó là hai form riêng biệt. À, các trường trong form không được chỉnh sửa từ bảng điều khiển của bạn — bạn thay đổi chúng giống như cách bạn đã tạo trang web, bằng cách mô tả sự thay đổi đó.

Bắt đầu từ hai cái ngày tháng

Mở lại báo giá gần nhất mà bạn thực sự đã gửi đi. Tìm hai cái ngày: ngày người ta nhắn tin cho bạn lần đầu tiên, và ngày bạn gửi con số của mình. Những ngày ở giữa đó, bạn chưa hề tính tiền của ai cả — chính bạn là người trả giá, từng câu hỏi một, và đó là khoảng thời gian mà khách hàng vẫn tiếp tục tìm kiếm ở những nơi khác.

Form không khiến bạn rẻ hơn hay đắt hơn. Nó khiến bạn trở thành người trả lời đầu tiên với một con số đầy đủ. Hãy mô tả form của bạn trên Proyecta — sáu câu hỏi của riêng ngành nghề bạn, thêm phần ảnh nếu hữu ích — rồi đăng nó lên trang của bạn. Lần tới khi có người nhắn tin cho bạn lúc chín giờ tối, dữ liệu sẽ tự động đến đầy đủ: proyecta.dev.