Cara membuat formulir penawaran harga yang langsung memberimu semua data sejak awal

Marcela punya usaha jasa pindahan kecil-kecilan di Ensenada: satu truk, dua orang pekerja, dan dia sendiri yang pegang telepon. Selasa malam jam sembilan, ada yang mengirim pesan: “Halo, berapa biaya jasa pindahan?” Marcela menjawab seperti biasa: dari mana ke mana?

Balasannya baru datang Rabu siang: “Dari Sauzal ke pusat kota.” Lantai berapa? Kamis: “Lantai tiga, dan tidak ada lift.” Jumat, ketika akhirnya Marcela berhasil mengumpulkan semua yang dia butuhkan untuk memberi angka, jawabannya sudah berubah: “Terima kasih, saya sudah pakai jasa lain.”

Penawaran itu bukan hilang karena mahal. Hilang sebelum sempat ada — Marcela tidak pernah sampai menyebutkan harganya. Formulir penawaran harga ada justru untuk itu: supaya percakapan dimulai di titik tempat percakapan Marcela mati, dengan semua data terkumpul sekaligus.

Apa itu formulir penawaran harga?

Formulir penawaran harga adalah halaman berisi pertanyaan-pertanyaan yang kamu butuhkan jawabannya untuk memberi harga pada sebuah pekerjaan, di mana pelanggan menjawab semuanya sekaligus dalam satu waktu. Ini bukan formulir kontak — formulir kontak menerima apa saja, mulai dari ucapan selamat sampai keluhan. Formulir ini mengumpulkan data, dan setiap pertanyaan di dalamnya memang sengaja diletakkan.

Dan “sejak awal” bukan berarti pelanggan menjawab dengan cepat. Artinya, saat kamu membuka permintaan mereka, permintaan itu sudah lengkap, dan satu-satunya yang kurang dari transaksi itu adalah angka dari kamu.

Kenapa WhatsApp tidak memberimu data sejak awal?

Karena dalam obrolan kamu bisa bertanya, tapi tidak bisa memaksa. Setiap pertanyaan berjalan sendiri-sendiri, setiap jawaban datang kapan pelanggan sempat, dan penawaran harga terbentuk sedikit demi sedikit selama dua atau tiga hari — sementara pelanggan sekaligus bertanya ke dua tempat lain yang sudah membalas dengan angka.

Memasang daftar persyaratanmu memang membantu, dan di sejumlah bidang usaha itu salah satu hal terbaik yang bisa ada di halamanmu: “untuk memberi penawaran kami butuh ukuran, jumlah, dan tanggal.” Tapi daftar yang dipasang itu tetap sebuah permintaan. Bisa dibaca, dan bisa dilewati begitu saja — pesannya tetap sampai ke kamu: “Halo, berapa harganya?”

Kolom wajib adalah hal yang berbeda. Bukan pertanyaan yang disampaikan lebih keras: itu sebuah pintu. Formulirnya tidak membiarkan pengiriman yang belum lengkap keluar — permintaan setengah jadi tidak akan pernah ada, baik di kotak masukmu maupun di mana pun. Itulah seluruh perbedaan antara meminta data dan benar-benar memilikinya.

Pertanyaan apa saja yang harus ada di formulirmu?

Yang wajib, hanya yang mengubah harga. Yang opsional, yang mengubah caramu menjawab tapi bukan angkanya. Dan sisanya, keluarkan semua.

Dalam jasa pindahan, harga ditentukan oleh enam data: dari mana, ke mana, lantai berapa di masing-masing sisi, ada lift atau tidak, apa saja yang dibawa, dan tanggal berapa. Dengan enam data itu, Marcela bisa langsung memberi penawaran tanpa bertanya apa pun lagi. Kalau satu saja hilang, dia tidak bisa — itu sebabnya kolom-kolom itu wajib. Bagaimana mereka tahu tentang usahanya, lebih suka pagi atau sore, ada catatan tambahan? Itu hanya menyesuaikan jawabannya, bukan harganya: opsional atau keluar sekalian.

Dan ini peringatan yang hampir tidak pernah disampaikan siapa pun: musuh formulir adalah formulir itu sendiri. Formulir dengan dua belas pertanyaan tidak akan diisi siapa pun — orang yang mau pindah rumah lebih memilih mengirim pesan langsung, dan kamu kembali lagi ke pertanyaan satu per satu. Setiap kolom yang tidak mengubah harga membebankan satu menit kesabaran pelanggan demi rasa penasaranmu semata. Kalau kamu ragu apakah sebuah kolom perlu ada, keraguan itu sendiri sudah jadi jawabannya.

Bagaimana cara membuatnya di halamanmu?

Kamu cukup menjelaskannya. Di halaman yang dibuat dengan Proyecta, permintaan penawaran harga sudah tersedia dari awal: lima pertanyaan, empat di antaranya wajib — nama, telepon, layanan apa yang diminati, dan apa yang dibutuhkan — dengan email bersifat opsional. Untuk banyak usaha, itu sudah cukup untuk mulai hari ini.

Tapi kamu bisa memintanya dibuat sesuai kebutuhanmu, dengan menjelaskannya sama seperti kamu menjelaskan halamanmu:

“Saya mau formulir untuk memberi penawaran jasa pindahan yang menanyakan dari mana ke mana, lantai di masing-masing sisi, ada lift atau tidak, apa saja yang dibawa, tanggal berapa, dan mereka bisa mengunggah foto perabot besar.”

Setiap pertanyaan muncul dalam bentuk yang tepat. “Ada lift?” dijawab dengan satu klik — bukan dengan kotak teks tempat orang menulis “sepertinya ada” —, tanggal dengan kalendernya sendiri, dan foto sebagai berkas: pelanggan mengunggahnya dari ponselnya dan pengiriman tidak bisa dilakukan sebelum foto selesai terunggah. Bagi Marcela, foto itu lebih berharga daripada tiga pertanyaan sekaligus, karena “apa saja yang dibawa?” adalah pertanyaan yang paling buruk jawabannya lewat obrolan: “ya, barang-barang rumah biasa.” Ruang tamu lebih mudah ditunjukkan daripada dijelaskan.

Dan kalau halamanmu sudah menampilkan layananmu, tombol “Minta Penawaran” di masing-masing layanan bisa membuka permintaan dengan layanan itu sudah terisi otomatis — jangan tanyakan pada pelanggan hal yang sudah diketahui halamanmu sendiri.

Ke mana permintaan-permintaan itu masuk?

Ke sebuah papan, bukan ke obrolan. Setiap permintaan adalah sebuah kartu berisi semuanya — enam data, foto-foto — dalam kolom-kolom yang kamu beri nama sendiri: belum ditawar, sudah ditawar, diterima. Kamu mendapat pemberitahuan lewat email untuk setiap permintaan, dan pelanggan tidak dibiarkan menunggu tanpa kejelasan: konfirmasi yang dia terima menjanjikan langkah berikutnya, yaitu kamu menghubunginya dengan harga.

Dan kartu itu tidak bergerak sendiri. Di WhatsApp-mu, yang paling atas adalah yang paling baru; di papan ini, kolom pertama justru berisi yang belum kamu tawar. Permintaan hari Senin masih ada di sana sampai hari Kamis, menunggumu, sampai kamu yang memindahkannya.

Apa yang tidak diselesaikan oleh formulir ini?

Harga. Tidak ada apa pun di dalam formulir yang menghitung atau menjanjikan angka: konfirmasi yang dilihat pelanggan hanya mengatakan bahwa kamu akan menghubunginya dengan harga, dan janji itu ditepati atau tidak, tergantung kamu. Memberi penawaran tetap tugasmu — hanya saja sekarang kamu memulainya dengan data yang sudah lengkap.

Formulir ini juga tidak menggantikan kunjungan langsung ke lokasi, saat melihat langsung pekerjaan itulah yang menjadi penentu harga. Mobil yang “suaranya aneh” dan dapur yang perlu diukur dengan meteran itu diberi harga secara langsung; di situ formulir hanya mengumpulkan hal-hal yang membuat kunjungan itu berarti, bukan menggantikannya. Pindahan biasa, dengan enam data dan dua foto, memang bisa diberi harga dari jauh. Suara mesin yang aneh, tidak bisa.

Dan tanyakan hal yang sama kepada semua orang: tidak ada aturan “kalau yang menjawab toko komersial, tanyakan hal lain.” Kalau separuh pekerjaanmu butuh daftar pertanyaan yang berbeda, itu bukan berarti formulirmu punya kekurangan: itu berarti kamu butuh dua formulir. Kolom-kolomnya, omong-omong, tidak diubah dari panelmu — kamu mengubahnya sama seperti caramu membuat halaman, dengan menjelaskan perubahan yang diinginkan.

Mulai dari dua tanggal

Buka penawaran terakhir yang benar-benar kamu kirim. Cari dua tanggal: hari pertama kali mereka menghubungimu dan hari kamu mengirim angkamu. Hari-hari di antara keduanya tidak kamu bebankan ke siapa pun — kamu sendiri yang membayarnya, pertanyaan demi pertanyaan, dan itulah waktu yang dipakai pelanggan untuk terus mencari-cari di tempat lain.

Formulir ini tidak membuatmu lebih murah atau lebih mahal. Formulir ini membuatmu jadi yang pertama menjawab dengan angka yang lengkap. Jelaskan formulirmu di Proyecta — enam pertanyaan khas bidang usahamu, foto kalau memang berguna — dan pasang di halamanmu. Lain kali ada yang menghubungimu jam sembilan malam, datanya akan datang sendiri: proyecta.dev.