Waarom de storting van je verkopen niet is aangekomen

Teresa heeft een stomerij in Manzanillo met ophaalservice aan huis. Ze incasseert online via haar website, had een goede week en opent dinsdag haar bank in de verwachting de storting van die week te zien. Er staat niets.

Ze deed wat iedereen doet: ze belde de bank, die haar niets kon vertellen, en ging er daarna van uit dat haar website verkeerd incasseerde. Geen van beide was het probleem, en het kostte haar twee weken en drie stortingen om erachter te komen.

Als de storting van je verkopen niet is aangekomen, is de eerste stap niet om iemand te bellen: het is uitzoeken in welke van drie situaties je zit.

Waarom is de storting van je verkopen niet aangekomen?

Als de storting van je verkopen niet is aangekomen, is dat bijna altijd een van drie redenen, en maar één daarvan is een echt probleem: het is nog niet zo ver, dat geld liep nooit via het kanaal dat je stortingen voedt, of de storting is wel verstuurd en de bank heeft hem teruggestuurd.

Hoe weet je welke van de drie het is?

Je opent het tabblad Stortingen in het beheerpaneel van je website. Elke storting is een regel met een bedrag en een status, en er zijn vijf mogelijke statussen: in behandeling, onderweg, betaald, mislukt en geannuleerd.

Daarmee weet je meteen in welke van de drie situaties je zit:

• Er staat een regel “onderweg”. Er is niets stuk: dat geld staat gewoon nog niet op je bankrekening. De storting komt altijd een paar dagen na de verkoop binnen, en nooit voor het bedrag van één losse bon.
• Er staat helemaal geen regel. Dan is die betaling daar niet via gelopen. Stortingen is de geschiedenis van je kaartbetalingen via Stripe. Als je hebt geïncasseerd via je eigen Mercado Pago- of PayPal-account, kwam dat geld rechtstreeks op die accounts terecht en zal het nooit op dit scherm verschijnen.
• Er staat een regel “mislukt”. Een mislukte storting is er een die wél naar je bankrekening is verstuurd en die de bank heeft teruggestuurd. Dat is het geval waar de rest van dit artikel over gaat.

Om de lijst snel te lezen: een betaalde storting heeft een aankomstdatum; een mislukte heeft die niet, want die is nooit aangekomen.

En daarom ontdek je dit vaak pas laat: incasseren en storten zijn twee aparte trajecten, en je website houdt alleen het eerste in de gaten. Zolang je kaarten kunt accepteren, werkt het winkelmandje, komt de bestelling binnen en is je klant tevreden. Als het incasseren misgaat, belt een klant je dezelfde dag nog; als het storten misgaat, belt niemand.

Is het geld van een mislukte storting kwijt?

Nee. Geld dat wordt teruggestuurd, komt terug in je saldo, dat op datzelfde scherm staat, boven de geschiedenis. Het blijft van jou en blijft volledig.

Die regel zelf gaat wel niet meer veranderen. Een mislukte storting blijft voor altijd mislukt: hij verandert niet in betaald zodra het probleem is opgelost. Wanneer het geld uiteindelijk wel wordt verstuurd, is dat een nieuwe storting, met zijn eigen regel en eigen datum. De oude regel blijft staan als het bewijs van wat niet doorging.

Daarom heeft het geen zin om naar de mislukte regel te blijven staren in de hoop dat hij van kleur verandert. Volgende maand ziet hij er nog precies hetzelfde uit.

Waarom stuurt een bank een storting terug?

Omdat de bank aan de andere kant hem niet kon ontvangen. De redenen zijn saai en bijna altijd een kwestie van een verkeerd ingevoerd gegeven: de rekening is gesloten, het bedrijf is van bank gewisseld en niemand heeft het gegeven bijgewerkt, de CLABE heeft een verkeerd cijfer, of de rekening accepteert dat soort storting niet.

Wat Teresa twee weken kostte om te begrijpen is dit: zolang het gegeven fout blijft, mislukt de volgende poging op dezelfde manier. Een mislukte storting die je niet oplost, is geen losstaand incident, maar de eerste in een rij. Zij dacht dat het een fout van de bank was en wachtte af. Die van vrijdag mislukte ook, en die van de week erna weer.

Waar pas je je bankrekening aan?

In hetzelfde beheerpaneel, op het tabblad Instellingen. Daar opent zich het paneel van je betaalaccount, waar je de bedrijfsgegevens en de bankrekening waarop je het geld wilt ontvangen bijwerkt, zonder je website te verlaten.

En dit is waar veel mensen een middag mee kwijtraken: je hebt geen apart Stripe-dashboard. Je betaalaccount wordt aangemaakt zonder eigen inlogtoegang, dus er is geen gebruikersnaam of wachtwoord om te herstellen. Alles wat je moet aanpassen, vind je op dat tabblad.

Zodra het gegeven is gecorrigeerd, gaat het geld vanzelf mee met de volgende uitbetalingsronde. Je hoeft er niet om te vragen, maar het gaat ook niet meteen: als de ronde van deze week al is geprobeerd, komt de volgende aan de beurt.

Als er iets ontbreekt, verschijnt er boven dat paneel een melding die zegt wat er mist. Lees hem, ook als hij in de weg zit: die melding is het dichtst wat je krijgt bij iemand die je waarschuwt.

Een mislukte betaling is niet hetzelfde als een mislukte storting

De namen lijken op elkaar, maar het zijn tegenovergestelde problemen. Het is goed om ze uit elkaar te houden:

• Mislukte betaling: de kaart van je klant werd geweigerd. Er was geen verkoop en er is geen geld. Dat los je op met je klant.
• Mislukte storting: de verkoop is wél geïncasseerd, het geld is van jou en staat veilig. Wat misging was het laatste stukje, van de betaalverwerker naar je bank. Dat los je op met je gegevens.

Als je je klant schrijft om te vragen “nog een keer te betalen” voor een bestelling die ze al betaald heeft, was het probleem het tweede.

Hoe voorkom je dat dit weer gebeurt?

Drie gewoontes, geen ervan kost meer dan vijf minuten:

Behandel de eerste storting als een test, niet als een formaliteit. Op de dag dat je de betalingen activeert, is de vraag niet “heb ik al verkocht?” maar “is het al op mijn bankrekening aangekomen?”. Het is het enige moment waarop je een verkeerd ingevoerd gegeven ontdekt zonder dat er ook maar één peso op het spel staat.

Werk op de dag dat je van bank wisselt je gegevens bij vóórdat de volgende uitbetalingsronde plaatsvindt. Van bank wisselen is zo’n ding dat je overal meldt, behalve waar het ertoe doet.

Let er juist op als je een goede week hebt gehad. Dan is er het meeste geld onderweg, en dan is het het duurst als je niet merkt dat het niet is aangekomen.

Beschrijf het en dat scherm zit er al in

Als je nog niet incasseert vanaf je eigen website, is het beheerpaneel waar je de stortingen ziet niet iets wat je apart moet opzetten: het zit al bij de website. Je beschrijft het in één zin, zoals Teresa zou doen:

«Ik wil een website voor mijn stomerij in Manzanillo, met ophalen en bezorgen aan huis, een prijslijst per kledingstuk, en waar de klant online betaalt bij het inplannen van de ophaalafspraak.»

Je website komt eruit, gepubliceerd, met een eigen link, en met het beheerpaneel waar je je bestellingen, je betalingen en je stortingen ziet. Het is dezelfde plek waar je je prijzen bewerkt, dus het is geen extra systeem om te leren.

Als je al met kaart incasseert en nog nooit het tabblad Stortingen hebt geopend, open het dan vandaag, ook als je niets verwacht. Het kost een minuut, en het is het verschil tussen deze week merken dat er een storting is teruggestuurd, of dat pas bij de derde keer merken.

Je kunt je bedrijf beschrijven en publiceren op proyecta.dev.