Vì sao khoản chuyển khoản từ doanh số bán hàng chưa vào tài khoản

Teresa có một tiệm giặt ủi ở Manzanillo, nhận đồ tận nhà. Cô thu tiền trực tuyến qua trang web của mình, có một tuần bán hàng tốt, và sáng thứ Ba mở tài khoản ngân hàng để xem khoản chuyển khoản của tuần đó. Không có gì cả.

Cô làm điều mà ai cũng làm: gọi cho ngân hàng, nhưng họ chẳng biết gì để trả lời, rồi cô bắt đầu nghĩ rằng trang web của mình đang thu tiền sai. Không phải lỗi ở đâu trong hai điều đó, và để tìm ra sự thật, cô mất hai tuần và ba lần chuyển khoản.

Nếu khoản chuyển khoản từ doanh số bán hàng của bạn chưa đến, việc đầu tiên không phải là gọi điện cho ai đó, mà là xác định bạn đang ở trong tình huống nào trong ba tình huống sau.

Vì sao khoản chuyển khoản từ doanh số bán hàng của bạn chưa đến?

Khi khoản chuyển khoản từ doanh số bán hàng chưa đến, hầu như luôn là do một trong ba lý do, và chỉ một trong số đó thực sự là vấn đề: chưa đến ngày, số tiền đó chưa bao giờ đi qua kênh nuôi các khoản chuyển khoản của bạn, hoặc khoản chuyển khoản đã gửi đi nhưng bị ngân hàng trả lại.

Làm sao biết bạn đang ở trường hợp nào trong ba trường hợp đó?

Mở tab Chuyển khoản trong bảng điều khiển trang web của bạn. Mỗi khoản chuyển khoản là một dòng có số tiền và trạng thái, với năm trạng thái có thể xảy ra: đang chờ, đang chuyển, đã thanh toán, thất bại và đã hủy.

Từ đó bạn sẽ biết mình đang ở trường hợp nào:

Có một dòng “đang chuyển”. Không có gì bị hỏng cả: số tiền đó chỉ đơn giản là chưa đến tài khoản ngân hàng của bạn. Khoản chuyển khoản luôn đến sau vài ngày kể từ khi bán hàng, và không bao giờ bằng đúng số tiền của một đơn hàng lẻ.
Không có dòng nào cả. Vậy thì khoản thanh toán đó không đi qua đây. Tab Chuyển khoản là lịch sử các khoản thanh toán bằng thẻ qua Stripe của bạn. Nếu bạn thu tiền bằng tài khoản Mercado Pago hoặc PayPal riêng của mình, số tiền đó đã đến thẳng những tài khoản đó và sẽ không bao giờ xuất hiện trên màn hình này.
Có một dòng “thất bại”. Một khoản chuyển khoản thất bại là khoản đã thực sự được gửi đến tài khoản ngân hàng của bạn nhưng bị ngân hàng trả lại. Đây chính là trường hợp mà phần còn lại của bài viết này sẽ nói đến.

Để đọc danh sách nhanh: một khoản chuyển khoản đã thanh toán sẽ kèm theo ngày đến; một khoản thất bại thì không có ngày nào cả, vì nó chưa bao giờ đến.

Và đây là lý do điều này thường bị phát hiện muộn: thu tiền và chuyển khoản là hai chặng khác nhau, còn trang web của bạn chỉ theo dõi chặng đầu tiên. Miễn là bạn còn nhận được thanh toán bằng thẻ, giỏ hàng vẫn hoạt động, đơn hàng vẫn vào, và khách hàng của bạn vẫn hài lòng. Khi việc thu tiền bị hỏng, một khách hàng sẽ nhắn tin cho bạn ngay trong ngày; khi việc chuyển khoản bị hỏng, chẳng ai nhắn tin cho bạn cả.

Tiền của một khoản chuyển khoản thất bại có bị mất không?

Không. Số tiền bị trả lại sẽ quay về số dư của bạn, hiển thị ngay trên màn hình đó, phía trên lịch sử giao dịch. Nó vẫn là của bạn và vẫn còn nguyên vẹn.

Tuy nhiên, dòng đó sẽ không thay đổi nữa. Một khoản chuyển khoản thất bại sẽ mãi mãi ở trạng thái thất bại: nó không chuyển sang đã thanh toán khi vấn đề được khắc phục. Khi cuối cùng tiền được gửi đi, đó sẽ là một khoản chuyển khoản mới, với dòng riêng và ngày riêng. Dòng cũ vẫn ở đó như một biên nhận cho khoản chưa từng xảy ra.

Vì vậy đừng ngồi chờ nhìn dòng thất bại đổi màu. Nó sẽ vẫn y nguyên như thế vào tháng sau.

Vì sao một khoản chuyển khoản bị trả lại?

Vì phía ngân hàng không thể nhận được nó. Các lý do thường nhàm chán và hầu như luôn liên quan đến việc nhập liệu: tài khoản đã đóng, doanh nghiệp đổi ngân hàng nhưng chưa ai cập nhật thông tin, số CLABE có một chữ số sai, hoặc tài khoản không nhận loại chuyển khoản đó.

Điều mà Teresa mất hai tuần mới hiểu ra chính là: chừng nào thông tin còn sai, lần thử tiếp theo cũng sẽ thất bại y như vậy. Một khoản chuyển khoản thất bại mà bạn không xử lý không phải là một sự cố đơn lẻ, mà là khoản đầu tiên trong một chuỗi. Cô nghĩ đó là lỗi của ngân hàng và chờ đợi. Đợt thứ Sáu cũng bị trả lại, rồi đợt tuần sau đó cũng vậy.

Sửa thông tin tài khoản ngân hàng ở đâu?

Ngay trong cùng bảng điều khiển, ở tab Cài đặt. Từ đó, một bảng điều khiển tài khoản thanh toán của bạn sẽ mở ra, nơi bạn cập nhật thông tin doanh nghiệp và tài khoản ngân hàng mà bạn muốn nhận tiền, mà không cần rời khỏi trang web của mình.

Và đây là điều khiến nhiều người mất cả buổi chiều để tìm hiểu: bạn không có một bảng điều khiển Stripe riêng. Tài khoản thanh toán của bạn được tạo mà không có quyền truy cập riêng, vì vậy không có tài khoản đăng nhập hay mật khẩu nào để khôi phục cả. Mọi thứ bạn cần chỉnh sửa đều nằm trong tab đó.

Sau khi sửa thông tin, tiền sẽ tự động được gửi vào đợt chuyển khoản tiếp theo. Bạn không cần yêu cầu, nhưng cũng không đến ngay lập tức: nếu đợt chuyển khoản của tuần này đã được thử rồi, bạn sẽ phải đợi đến đợt tiếp theo.

Khi thiếu thông tin gì đó, phía trên bảng điều khiển này sẽ hiện một thông báo cho biết còn thiếu gì. Hãy đọc dù nó có phiền đến đâu: thông báo đó là điều gần nhất với việc có ai đó báo cho bạn biết.

Thanh toán thất bại không giống chuyển khoản thất bại

Hai điều này nghe có vẻ giống nhau về tên gọi nhưng lại là hai vấn đề trái ngược nhau. Nên phân biệt rõ ràng trong đầu:

Thanh toán thất bại: thẻ của khách hàng không được chấp nhận. Không có đơn hàng và không có tiền. Việc này cần giải quyết với khách hàng của bạn.
Chuyển khoản thất bại: đơn hàng đã được thanh toán thành công, tiền là của bạn và đang được giữ lại. Điều thất bại là chặng cuối cùng, từ đơn vị xử lý thanh toán đến ngân hàng của bạn. Việc này cần giải quyết với thông tin của bạn.

Nếu bạn nhắn cho khách hàng yêu cầu họ “thanh toán lại” một đơn hàng mà họ đã trả tiền rồi, thì vấn đề chính là trường hợp thứ hai.

Làm sao để tránh việc này lặp lại?

Ba thói quen, không cái nào mất quá năm phút:

Coi khoản chuyển khoản đầu tiên là một bài kiểm tra, không phải một thủ tục. Ngày bạn kích hoạt thanh toán, câu hỏi không phải là “mình đã bán được hàng chưa?” mà là “tiền đã vào tài khoản ngân hàng chưa?”. Đây là thời điểm duy nhất bạn phát hiện ra một thông tin nhập sai mà không mất một đồng nào.

Ngày bạn đổi ngân hàng, hãy cập nhật thông tin trước khi đợt chuyển khoản tiếp theo diễn ra. Đổi ngân hàng là một trong những việc mà người ta báo khắp nơi trừ nơi thực sự quan trọng.

Hãy để mắt đúng lúc tuần đó bán hàng tốt. Đó là lúc có nhiều tiền nhất đang trên đường đến, và cũng là lúc việc không nhận ra nó chưa đến sẽ gây thiệt hại lớn nhất.

Mô tả nó và màn hình đó sẽ có sẵn

Nếu bạn vẫn chưa thu tiền trực tuyến từ trang web của riêng mình, bảng điều khiển nơi bạn xem các khoản chuyển khoản không phải là thứ bạn cần dựng lên riêng: nó đi kèm sẵn với trang web. Chỉ cần mô tả trong một câu, giống như Teresa sẽ làm:

«Tôi muốn một trang web cho tiệm giặt ủi của mình ở Manzanillo, có dịch vụ nhận và giao đồ tận nhà, bảng giá theo từng món đồ, và khách hàng thanh toán trực tuyến khi đặt lịch nhận đồ.»

Trang web của bạn sẽ được xuất bản, có đường link riêng, và có bảng điều khiển để xem đơn hàng, khoản thanh toán và khoản chuyển khoản của mình. Đây cũng chính là nơi bạn chỉnh sửa giá cả, nên không phải học thêm một hệ thống nào khác.

Nếu bạn đã thu tiền bằng thẻ nhưng chưa bao giờ mở tab Chuyển khoản, hãy mở nó ngay hôm nay dù bạn không đang chờ điều gì. Chỉ mất một phút, và đó là sự khác biệt giữa việc biết về lần trả lại đầu tiên ngay trong tuần này, hay biết đến lần thứ ba.

Bạn có thể mô tả doanh nghiệp của mình và xuất bản nó tại proyecta.dev.