Пакеты для мероприятий в вашем ресторане, опубликуйте цифры и перестаньте считать смету в WhatsApp

Сообщение приходит в четверг в девять вечера, в самый разгар смены: «Привет, у вас проводят мероприятия? Нас человек 45 на крестины 6 сентября». Это не один вопрос — это восемь, и ни на один нельзя ответить одной строкой. Пакет для мероприятий в ресторане — это фиксированное предложение, которое вы готовите заранее: вместимость, цена за человека и что входит в пакет, — чтобы не считать смету на каждые крестины или деловой обед с нуля; большинство владельцев держат всё это в голове, но чтобы выйти из головы в WhatsApp, нужно три голосовых сообщения — и к тому моменту, когда они готовы, место уже забронировали в другом месте.

Смета, которая умерла в трёх голосовых сообщениях

У Лупиты семейный ресторан с внутренним двориком в Морелии. Комплексные обеды в будни, семьи по воскресеньям. Дворик — это главное её достояние: там помещается 60 человек за столами — и об этом никто не знает, потому что об этом нигде не написано.

На сообщение про крестины она ответила в 23:30, уже закрывая зал: «Да, проводим, сейчас пришлю информацию». В пятницу, между подачами блюд, она отправила голосовое сообщение с меню. В субботу женщина спросила про торт и до какого часа можно играть музыку. Лупита ответила в воскресенье утром. В воскресенье днём ей пришло: «Большое спасибо, мы уже выбрали другое место».

Сорок пять человек по 350 песо — это 15 750 за один вечер: столько ресторан зарабатывает за три обычных дня. Она потеряла этот заказ не из-за цены и не из-за еды. Она потеряла его, потому что ответы выходили из её головы четыре дня.

Что у вас всегда спрашивают, когда хотят узнать стоимость мероприятия?

Всегда одни и те же восемь вещей, пусть и в разном порядке, и в одиннадцать вечера: сколько людей помещается, сколько стоит с человека, что входит, сколько длится мероприятие, закрывается ли зал для остальных посетителей, можно ли принести музыку или декор, какая предоплата и есть ли парковка.

Сколько людей помещается за столами. Не стоя.
Сколько стоит с человека, или какой минимальный чек.
Что входит в пакет — напитки? десерт? официант отдельно?
Сколько времени предоставляется зал и что происходит, если гости задерживаются.
Закрывается ли ресторан целиком или рядом будут другие посетители.
Можно ли принести свой торт, музыку или декор, и стоит ли это отдельно.
Какая предоплата и что происходит при отмене.
Парковка.

Эти восемь ответов — и есть ваша страница мероприятий. Ничего не нужно придумывать: вы отвечали на них двадцать раз в этом году, просто никогда не записывали их там, где они останутся.

Сколько брать за пакет мероприятий в ресторане?

Не публикуйте окончательную цену: публикуйте нижнюю планку — число, от которого начинается разговор. «Каждое мероприятие особенное» — это правда, но правда и то, что если вы не публикуете ни одной цифры, первым вопросом всегда будет цифра, и отвечать на него будете вы — вручную, по ночам.

Пакет «Дворик» — от 320 песо с человека, минимум 30 человек. Включает закуску, основное блюдо, десерт, агуа фреска и кофе. Четыре часа использования дворика.

Происходят две хорошие вещи. Тот, у кого бюджет был 150 песо с человека, вам больше не пишет — этот разговор всё равно бы не закрылся, он бы просто отнял у вас два дня, — а тот, кто пишет, уже знает цену, так что на это сообщение можно ответить одной строкой.

Соберите два пакета, максимум три, с названием и с тем, что входит в каждый. Десять вариантов — это не меню, это домашнее задание для клиента. То, что оплачивается отдельно — открытый бар, декор, дополнительный час — указывается отдельно, со своей ценой, пусть это будет просто «дополнительный час — 1200 песо». Опубликованное некрасивое число стоит больше, чем красивое число, которое нужно спрашивать.

И не публикуйте пакет, который не выдержит ваша кухня. Сорок блюд, которые нужно подать в один момент в субботу, — это не сорок посетителей, пришедших когда им удобно; мероприятие, которое ломает обычный сервис дня, обходится дорого, даже если вы хорошо на нём заработали. Если по субботам вы не можете, напишите это прямо: мероприятия с понедельника по пятницу и по воскресеньям. Это одна строка, которая избавит вас от того, чтобы отказывать пять раз в месяц.

Какие правила заведения указать на странице мероприятий?

Пять пунктов, которые вызывают споры, если оставить их на день мероприятия: торт, напитки со стороны, время для музыки, декор и сторонние подрядчики. Спор в одиннадцать вечера о времени окончания музыки не выигрывается в этот день — он выигрывается в день, когда вы озвучили смету.

Напишите правила на странице теми же словами, какими сказали бы их лично:

Торт: можно принести свой, бесплатно. Просто предупредите нас.
Напитки со стороны: мы не берём плату за откупоривание; напитки — только от заведения.
Музыка: до 23:00 из-за соседей. После — только фоновая.
Декор: можно начать за час до начала. Никаких гвоздей и скотча на стенах; крючки и шары — можно.
Сторонние подрядчики: DJ или мариачи вы можете привести сами.

Написанное так не звучит недружелюбно. Звучит как место, которое уже делало это не раз — а это именно то, что ищет человек, организующий крестины своего ребёнка.

Сколько предоплаты просить, чтобы забронировать дату мероприятия?

30% бронирует дату, остальное выплачивается в день мероприятия. Напишите это на странице без обходных фраз: пока нет предоплаты, нет и забронированной даты — есть просто разговор. Лупита держала «на слово» 15 декабря целых три недели — самый дорогой день в году — а клиент больше так и не написал.

Платёжный шлюз не нужен: перевод, вам присылают квитанцию в WhatsApp, а вы отвечаете письменно, указывая дату, время, количество человек, пакет, сумму предоплаты и остаток. Именно это сообщение избавляет от «но вы же мне сказали» три недели спустя. Политика отмены укладывается в одну строку: «если отменяете за 15 и более дней, предоплата переносится на другую дату».

Здесь важны не фотографии блюд

Фотографий еды у вас уже сто штук. Фотографий самого места — почти наверняка ни одной, а человек, организующий крестины, представляет не блюдо — он представляет своих гостей здесь.

Достаточно двух, и у них одна задача: подтвердить цифру, которую вы опубликовали. Если вы сказали «60 человек за столами», фотография с четырьмя маленькими столиками никого не убедит. Нужна одна фотография дворика, накрытого как для настоящего мероприятия — длинные столы, расставленные стулья, — и ещё одна пустого дворика от входа, чтобы было понятно, какого он размера. Если есть фотографии удачно прошедшего мероприятия — ещё лучше; только спросите разрешения, прежде чем выкладывать снимок, где видны лица.

Как опубликовать пакеты мероприятий ресторана на этой неделе?

В Proyecta вы описываете это своими словами, и получается опубликованная страница, готовая для рассылки её ссылки в WhatsApp — без того, чтобы вам приходилось что-то проектировать самим. Например, так:

«Хочу страницу мероприятий для моего ресторана в Морелии, El Patio de Lupita. Дворик на 60 человек за столами. Два пакета: «Дворик» — от 320 песо с человека, включает закуску, основное блюдо, десерт и агуа фреска, минимум 30 человек, четыре часа; и «Деловой обед» — от 260 песо с человека, минимум 15 человек. Дополнительный час — 1200 песо. Предоплата 30% для бронирования. Торт бесплатно, своих напитков не приносить, музыка до 23:00, парковка на 12 машин. Добавь фотографии дворика, кнопку WhatsApp и часто задаваемые вопросы».

Страница готова, вы открываете её на телефоне и просите недостающие изменения: «убери про парковку», «добавь, что посадас бронируют с октября». Именно эту ссылку вы отправите, когда придёт следующее сообщение в девять вечера.

Начните с последних пяти сообщений

Не собирайте страницу с нуля. Откройте WhatsApp, найдите последние пять разговоров, начинающихся с «у вас проводят мероприятия?», и скопируйте то, что вы уже отвечали: там уже есть цена, вместимость и правила. Просто всё это разбросано по пяти чатам вместо того, чтобы быть в одной ссылке.

Когда захотите увидеть это собранным, опишите свой ресторан на proyecta.dev и просмотрите страницу с телефона — так же, как её увидит тот, кто напишет вам в четверг.