Forfaits événements pour votre restaurant, publiez les chiffres et arrêtez de faire des devis par WhatsApp

Le message arrive un jeudi à neuf heures du soir, en plein coup de feu : « Bonjour, vous faites des événements ? On est environ 45 personnes pour un baptême le 6 septembre. » Ce n’est pas une question : ce sont huit questions, et aucune ne se répond en une ligne. Un forfait événements pour restaurant est l’offre fixe que vous préparez à l’avance — capacité, prix par personne et ce qui est inclus — pour ne pas devoir chiffrer chaque baptême ou repas d’entreprise à partir de zéro ; la plupart des patrons l’ont déjà en tête, mais ça prend trois messages vocaux pour sortir sur WhatsApp — et le temps que ça sorte, la réservation est déjà partie ailleurs.

Le devis qui est mort en trois messages vocaux

Lupita a un restaurant familial avec patio à Morelia. Menu du jour en semaine, familles le dimanche. Le patio, c’est ce qu’elle a de mieux — il peut accueillir 60 personnes assises — et personne ne le sait, parce que ce n’est écrit nulle part.

Elle a répondu au message du baptême à 23h30, à l’heure de fermer : « Oui, on en fait, je t’envoie les infos tout de suite. » Le vendredi, entre deux services, elle a envoyé un message vocal avec le menu. Le samedi, la dame a demandé pour le gâteau et jusqu’à quelle heure on pouvait mettre de la musique. Lupita a répondu le dimanche matin. Le dimanche après-midi, elle a reçu : « Merci beaucoup, on a finalement choisi un autre endroit. »

Quarante-cinq personnes à 350 pesos, ça fait 15 750 en un après-midi : ce que ce restaurant fait en trois jours normaux. Elle ne l’a pas perdu parce que c’était trop cher, ni pour la nourriture. Elle l’a perdu parce que les réponses ont mis quatre jours à sortir de sa tête.

Que vous demande-t-on toujours quand quelqu’un veut un devis pour un événement ?

Toujours les mêmes huit choses, même si elles arrivent dans le désordre et à onze heures du soir : combien de personnes ça peut accueillir, combien ça coûte par personne, ce qui est inclus, combien de temps ça dure, si le lieu est privatisé, si on peut mettre de la musique ou de la décoration, combien est l’acompte et s’il y a du stationnement.

Combien de personnes ça peut accueillir, assises. Pas debout.
Combien ça coûte par personne, ou s’il y a une consommation minimum.
Ce qui est inclus — les boissons ? le dessert ? le serveur en plus ?
Combien de temps ils ont le lieu, et ce qui se passe s’ils dépassent.
Si le restaurant est privatisé ou si c’est un espace avec d’autres clients à côté.
S’ils peuvent apporter un gâteau, de la musique ou de la décoration, et si ça coûte quelque chose.
Combien est l’acompte et ce qui se passe s’ils annulent.
Stationnement.

Ces huit réponses, c’est déjà votre page événements. Il n’y a rien à inventer : vous les avez données vingt fois cette année, sauf que vous ne les avez jamais écrites quelque part où elles restent.

Combien dois-je facturer pour un forfait événements dans mon restaurant ?

Ne publiez pas le prix final : publiez le plancher, le chiffre à partir duquel démarre la conversation. « C’est que chaque événement est différent » — c’est vrai. Mais c’est vrai aussi que si vous ne publiez aucun chiffre, la première question sera toujours le chiffre, et c’est vous qui allez devoir y répondre, à la main, le soir.

Forfait Patio — à partir de 320 $ par personne, minimum 30 personnes. Comprend entrée, plat principal, dessert, agua fresca et café. Quatre heures d’utilisation du patio.

Deux bonnes choses se produisent. Celui qui avait un budget de 150 pesos par personne ne vous écrit plus — cette conversation n’allait pas aboutir, elle allait juste vous coûter deux jours —, et celui qui vous écrit sait déjà combien ça coûte, donc ce message se répond en une ligne.

Préparez deux forfaits, trois maximum, avec un nom et ce que chacun comprend. Dix options, ce n’est pas un menu, c’est un devoir pour le client. Ce qui se facture en extra — bar ouvert, décoration, heure supplémentaire — va à part avec son prix, même si c’est juste « heure supplémentaire 1 200 $ ». Un chiffre moche mais publié vaut mieux qu’un joli chiffre qu’il faut demander.

Et ne publiez pas un forfait que votre cuisine ne peut pas assurer. Quarante plats qui sortent à la même heure un samedi, ce n’est pas comme quarante clients arrivés chacun à son rythme ; un événement qui plombe le service du jour coûte cher même s’il a été bien facturé. Si le samedi vous ne pouvez pas, écrivez-le : événements du lundi au vendredi et le dimanche. C’est une ligne, et ça vous évite de dire non cinq fois par mois.

Quelles règles de la maison dois-je mettre sur la page événements ?

Les cinq qui créent une dispute si on les laisse pour le jour de l’événement : le gâteau, les boissons extérieures, l’horaire de la musique, la décoration et les prestataires externes. La dispute de onze heures du soir sur l’heure de la musique ne se gagne pas ce jour-là — elle se gagne le jour où vous avez fait le devis.

Écrivez les règles sur la page, avec les mêmes mots que vous utiliseriez en face :

Gâteau : vous pouvez apporter le vôtre, sans frais. Prévenez-nous simplement.
Boissons extérieures : nous ne gérons pas le droit de bouchon ; les boissons sont fournies par la maison.
Musique : jusqu’à 23h, à cause des voisins. Après, musique d’ambiance.
Décoration : à partir d’une heure avant. Pas de clous ni de ruban adhésif sur le mur ; crochets et ballons, oui.
Prestataire externe : vous pouvez amener votre propre DJ ou mariachi.

Écrit comme ça, ce n’est pas antipathique. Ça sonne comme un endroit qui a déjà fait ça — ce qui est exactement ce que recherche quelqu’un qui organise le baptême de son enfant.

Quel acompte dois-je demander pour réserver la date d’un événement ?

30 % réserve la date, le reste se règle le jour de l’événement. Dites-le sur la page sans détour : tant qu’il n’y a pas d’acompte, il n’y a pas de date réservée, il y a une discussion — Lupita a tenu une réservation sur parole pour un 15 décembre pendant trois semaines, le jour le plus cher de l’année, et le client n’a plus jamais écrit.

Pas besoin de passerelle de paiement : un virement, ils vous envoient le justificatif par WhatsApp, et vous répondez par écrit avec la date, l’horaire, le nombre de personnes, le forfait, l’acompte et ce qu’il reste à payer. C’est ce message qui évite le « mais c’est toi qui m’avais dit » trois semaines plus tard. La politique d’annulation tient en une ligne : « en cas d’annulation plus de 15 jours à l’avance, l’acompte est reporté à une autre date ».

Les photos qui comptent ici, ce ne sont pas celles des plats

De la nourriture, vous avez déjà cent photos. Du lieu, presque certainement aucune — et quelqu’un qui organise un baptême n’imagine pas l’assiette, il imagine ses invités là, sur place.

Deux suffisent, et elles ont un travail à faire : confirmer le chiffre que vous avez publié. Si vous avez dit 60 personnes assises, une photo avec quatre petites tables ne convaincra personne. Une du patio dressé comme pour un vrai événement — tables longues, chaises installées — et une autre vide, prise depuis l’entrée, pour qu’on comprenne la taille. Si vous avez des photos d’un événement réussi, encore mieux ; demandez juste la permission avant de publier une photo où l’on voit des visages.

Comment publier les forfaits événements de mon restaurant cette semaine ?

Sur Proyecta, vous le décrivez avec vos propres mots et la page sort publiée, prête à envoyer son lien par WhatsApp — sans que vous ayez à concevoir quoi que ce soit. Quelque chose comme ça :

« Je veux une page événements pour mon restaurant à Morelia, El Patio de Lupita. Patio pour 60 personnes assises. Deux forfaits : Patio à partir de 320 $ par personne avec entrée, plat principal, dessert et agua fresca, minimum 30 personnes, quatre heures ; et Repas d’Entreprise à partir de 260 $ par personne, minimum 15. Heure supplémentaire 1 200 $. Acompte de 30 % pour réserver. Gâteau sans frais, pas de droit de bouchon, musique jusqu’à 23h, stationnement pour 12 voitures. Mets des photos du patio, un bouton WhatsApp et une FAQ. »

La page sort, vous l’ouvrez sur votre portable et vous demandez les changements qu’il reste à faire : « enlève la partie sur le stationnement », « ajoute que les posadas se réservent à partir d’octobre ». C’est ce lien que vous allez envoyer quand arrivera le prochain message de neuf heures du soir.

Commencez par les cinq derniers messages

Ne construisez pas la page à partir de zéro. Ouvrez WhatsApp, cherchez les cinq dernières conversations qui commencent par « vous faites des événements ? » et copiez ce que vous avez déjà répondu : c’est là que se trouvent le prix, la capacité et les règles. Elles sont juste éparpillées dans cinq conversations au lieu d’être dans un seul lien.

Quand vous voudrez le voir prendre forme, décrivez votre restaurant sur proyecta.dev et consultez la page depuis votre portable, comme la verra la personne qui vous écrira jeudi.