Eventpaket för din restaurang, publicera siffrorna och sluta ge offerter via WhatsApp

Meddelandet kommer en torsdag klockan nio på kvällen, mitt i den mest hektiska stunden: “Hej, ordnar ni event? Vi är ungefär 45 personer till ett dop den 6 september.” Det är inte en fråga: det är åtta, och ingen av dem går att besvara med en rad. Ett eventpaket för restauranger är det fasta erbjudande du sätter ihop i förväg – kapacitet, pris per person och vad som ingår – så att du inte behöver offerera varje dop eller företagslunch från noll; de flesta ägare har redan svaret i huvudet, men det tar tre röstmeddelanden att få ut det via WhatsApp – och när det väl kommer ut har gästerna redan bokat någon annanstans.

Offerten som dog i tre röstmeddelanden

Lupita driver en familjerestaurang med innergård i Morelia. Dagens lunch på vardagarna, familjer på söndagar. Innergården är det bästa hon har – där får 60 personer sittplats – och ingen vet om det, för det står inte skrivet någonstans.

Hon svarade på meddelandet om dopet klockan 23.30, precis när hon stängde: “Ja, det gör vi, jag skickar information strax.” På fredagen, mellan två serveringar, skickade hon ett röstmeddelande med menyn. På lördagen frågade damen om tårtan och hur länge man fick spela musik. Lupita svarade på söndag morgon. På söndag eftermiddag fick hon: “Tack så mycket, vi har bestämt oss för ett annat ställe.”

Fyrtiofem personer för 350 pesos blir 15 750 på en eftermiddag: det restaurangen omsätter under tre vanliga dagar. Hon förlorade det inte på priset och inte på maten. Hon förlorade det för att svaren tog fyra dagar att ta sig ut ur hennes huvud.

Vad frågar de alltid när någon vill ha en offert för ett event?

Alltid samma åtta saker, även om de kommer i oordning och klockan elva på kvällen: hur många som får plats, vad det kostar per person, vad som ingår, hur länge det pågår, om lokalen stängs för andra gäster, om man får ha musik eller dekoration, hur stor handpenningen är och om det finns parkering.

Hur många som får plats, sittande. Inte stående.
Vad det kostar per person, eller om det finns ett minimibelopp för konsumtion.
Vad som ingår — drycker? dessert? extra servitör?
Hur länge de får ha lokalen, och vad som händer om de drar över tiden.
Om restaurangen stänger helt eller om det är ett område med andra gäster bredvid.
Om de får ta in tårta, musik eller dekoration, och om det kostar extra.
Hur stor handpenningen är och vad som händer om de avbokar.
Parkering.

De åtta svaren är redan din eventsida. Du behöver inte uppfinna något: du har besvarat dem tjugo gånger i år, du har bara aldrig skrivit ner dem någonstans där de stannar kvar.

Hur mycket ska jag ta betalt för ett eventpaket på min restaurang?

Publicera inte slutpriset: publicera golvet, det nummer som samtalet utgår från. “Varje event är olika” är sant — det är också sant att om du inte publicerar något nummer alls kommer den första frågan alltid att handla om just det numret, och du blir den som svarar, för hand, på kvällen.

Paket Innergård — från $320 per person, minst 30 personer. Inkluderar förrätt, huvudrätt, dessert, agua fresca och kaffe. Fyra timmars användning av innergården.

Två bra saker händer. Den som hade en budget på 150 pesos per person skriver inte längre — det samtalet skulle aldrig ha lett till något, det skulle bara ha kostat dig två dagar — och den som faktiskt skriver redan vet vad det kostar, så det meddelandet går att besvara med en rad.

Sätt ihop två paket, max tre, med namn och med vad vart och ett innehåller. Tio alternativ är ingen meny, det är läxa åt kunden. Det som kostar extra — fri bar, dekoration, extra timme — listas separat med sitt pris, även om det bara är “extra timme $1,200”. Ett fult nummer som är publicerat är värt mer än ett snyggt nummer man måste fråga om.

Och publicera inte ett paket som ditt kök inte klarar av. Fyrtio rätter som ska ut samtidigt en lördag är inte samma sak som fyrtio gäster som kom när de ville; ett event som slår ut dagens vanliga service blir dyrt även om du tog rätt pris för det. Om lördagar inte går, skriv det: event måndag till fredag samt söndagar. Det är en rad och den sparar dig från att säga nej fem gånger i månaden.

Vilka husregler ska jag ha med på eventsidan?

De fem som skapar diskussion om de sparas till själva eventdagen: tårta, egna drycker, musiktider, dekoration och externa leverantörer. Diskussionen klockan elva på kvällen om hur länge musiken får spela vinner du inte den dagen — den vinner du dagen du gav offerten.

Skriv reglerna på sidan, med samma ord du skulle använda ansikte mot ansikte:

Tårta: du får ta med din egen, utan kostnad. Säg bara till i förväg.
Egna drycker: vi tar inte korkavgift; dryckerna kommer från huset.
Musik: till klockan 23 av hänsyn till grannarna. Efter det, bakgrundsmusik.
Dekoration: från en timme innan. Inga spikar eller tejp på väggen; krokar och ballonger går bra.
Extern leverantör: DJ:n eller mariachibandet kan du ta med själv.

Skrivet så här låter det inte avvisande. Det låter som ett ställe som redan gjort det här förut — och det är precis vad någon som planerar sitt barns dop letar efter.

Hur stor handpenning ska jag be om för att boka eventdatumet?

30 % bokar dagen, resten regleras på själva eventdagen. Säg det rakt på sidan: utan handpenning finns inget bokat datum, bara ett samtal — Lupita höll en 15 december ledig på muntligt löfte i tre veckor, årets dyraste dag, och kunden hörde aldrig av sig igen.

Du behöver ingen betalningslösning: en överföring, de skickar kvittot via WhatsApp, och du svarar skriftligt med datum, tid, antal personer, paket, handpenning och vad som återstår. Det meddelandet är det som förhindrar “men du sa till mig” tre veckor senare. Avbokningspolicyn ryms i en rad: “om du avbokar mer än 15 dagar innan flyttas handpenningen till ett annat datum”.

Bilderna som spelar roll här är inte bilderna på rätterna

Av maten har du redan hundra bilder. Av lokalen, nästan säkert inga — och den som planerar ett dop föreställer sig inte rätten, den föreställer sig sina gäster där.

Två räcker, och de har ett jobb att göra: bekräfta det nummer du publicerade. Om du sa 60 personer sittande, gör inte en bild med fyra små bord att ingen tror dig. En bild av innergården uppställd som för ett riktigt event — långa bord, stolar på plats — och en annan tom, tagen från entrén, så att man förstår storleken. Har du bilder från ett event som gick bra, desto bättre; be bara om lov innan du lägger upp en där ansikten syns.

Hur publicerar jag min restaurangs eventpaket redan denna vecka?

I Proyecta beskriver du det med dina egna ord och sidan publiceras direkt, redo att skicka länken till via WhatsApp — utan att du behöver designa något själv. Ungefär så här:

“Jag vill ha en eventsida för min restaurang i Morelia, El Patio de Lupita. Innergård för 60 personer sittande. Två paket: Innergård från $320 per person med förrätt, huvudrätt, dessert och agua fresca, minst 30 personer, fyra timmar; och Företagslunch från $260 per person, minst 15. Extra timme $1,200. Handpenning på 30 % för att boka. Tårta utan kostnad, ingen korkavgift, musik till klockan 23, parkering för 12 bilar. Lägg till bilder av innergården, en WhatsApp-knapp och vanliga frågor.”

Sidan skapas, du öppnar den i mobilen och ber om de ändringar som fattas: “ta bort det om parkeringen”, “lägg till att posadas bokas från oktober”. Den länken är den du skickar nästa gång meddelandet klockan nio på kvällen kommer.

Börja med de senaste fem meddelandena

Bygg inte sidan från noll. Öppna WhatsApp, leta upp de senaste fem konversationerna som börjar med “ordnar ni event?” och kopiera det du redan svarade: där finns priset, kapaciteten och reglerna. Det ligger bara utspritt i fem chattar istället för i en länk.

När du vill se det sammansatt, beskriv din restaurang på proyecta.dev och granska sidan från mobilen, precis som den som skriver till dig på torsdag kommer att se den.