Pacotes para eventos no seu restaurante, publique os números e pare de cotar pelo WhatsApp

A mensagem chega numa quinta-feira às nove da noite, em plena hora do rush: “Oi, vocês fazem eventos? Somos umas 45 pessoas para um batizado no dia 6 de setembro.” Não é uma pergunta: são oito, e nenhuma se responde em uma linha. Um pacote para eventos em restaurante é a oferta fixa que você monta com antecedência —capacidade, preço por pessoa e o que inclui— para não cotar cada batizado ou almoço de empresa do zero; a maioria dos donos já tem isso na cabeça, mas leva três áudios para sair pelo WhatsApp — e quando sai, já reservaram em outro lugar.

A cotação que morreu em três áudios

Lupita tem um restaurante familiar com pátio em Morelia. Prato do dia durante a semana, famílias no domingo. O pátio é o melhor que ela tem —cabem 60 pessoas sentadas— e ninguém sabe disso, porque não está escrito em lugar nenhum.

Respondeu à mensagem do batizado às 23h30, já fechando: “Sim, fazemos, já te mando informação.” Na sexta, entre um atendimento e outro, mandou um áudio com o menu. No sábado a senhora perguntou sobre o bolo e até que horas podia tocar música. Lupita respondeu no domingo de manhã. No domingo de tarde chegou: “Muito obrigada, já decidimos por outro lugar.”

Quarenta e cinco pessoas a 350 pesos são 15.750 em uma tarde: o que esse restaurante faz em três dias normais. Ela não perdeu por ser caro nem pela comida. Perdeu porque as respostas levaram quatro dias para saírem da cabeça dela.

O que sempre perguntam quando alguém quer cotar um evento?

Sempre as mesmas oito coisas, ainda que cheguem desorganizadas e às onze da noite: quanta gente cabe, quanto custa por pessoa, o que inclui, quanto tempo dura, se o lugar fecha, se pode colocar música ou decoração, quanto é o sinal e se tem estacionamento.

• Quanta gente cabe, sentada. Não em pé.
• Quanto custa por pessoa, ou se há consumo mínimo.
• O que inclui — bebidas? sobremesa? garçom à parte?
• Quanto tempo eles têm o lugar, e o que acontece se passar do horário.
• Se o restaurante fecha ou é uma área com outros clientes ao lado.
• Se podem trazer bolo, música ou decoração, e se isso tem custo.
• Quanto é o sinal e o que acontece se cancelarem.
• Estacionamento.

Essas oito respostas já são a sua página de eventos. Não precisa inventar nada: você já respondeu isso vinte vezes este ano, só nunca escreveu em um lugar onde ficassem guardadas.

Quanto devo cobrar por um pacote de eventos no meu restaurante?

Não publique o preço final: publique o piso, o número a partir do qual a conversa começa. “É que cada evento é diferente” é verdade — também é verdade que, se você não publicar nenhum número, a primeira pergunta sempre vai ser o número, e você vai responder na mão, à noite.

Pacote Pátio — a partir de $320 por pessoa, mínimo de 30 pessoas. Inclui entrada, prato principal, sobremesa, agua fresca e café. Quatro horas de uso do pátio.

Acontecem duas coisas boas. Quem já vinha com orçamento de 150 pesos por pessoa não te escreve mais —essa conversa não ia fechar, só ia te custar dois dias—, e quem te escreve já sabe quanto custa, então essa mensagem se responde em uma linha.

Monte dois pacotes, três no máximo, com nome e com o que cada um inclui. Dez opções não é um menu, é tarefa de casa para o cliente. O que se cobra extra —open bar, decoração, hora adicional— vai separado com seu preço, mesmo que seja “hora extra $1.200”. Um número feio publicado vale mais que um número bonito que é preciso pedir.

E não publique um pacote que a sua cozinha não consiga entregar. Quarenta pratos que saem na mesma hora num sábado não são quarenta clientes que chegaram quando quiseram; um evento que derruba o atendimento do dia sai caro mesmo que você tenha cobrado bem. Se no sábado você não consegue, escreva isso: eventos de segunda a sexta e domingos. É uma linha e evita você dizer não cinco vezes por mês.

Quais regras da casa devo colocar na página de eventos?

As cinco que geram discussão se forem deixadas para o dia do evento: bolo, bebidas de fora, horário da música, decoração e fornecedores externos. A discussão das onze da noite sobre o horário da música não se ganha nesse dia — se ganha no dia em que você cotou.

Escreva as regras na página, com as mesmas palavras que você usaria pessoalmente:

• Bolo: pode trazer o seu, sem custo. Só nos avise.
• Bebidas de fora: não trabalhamos com rolha; as bebidas são da casa.
• Música: até as 23h por causa dos vizinhos. Depois, ambiente.
• Decoração: a partir de uma hora antes. Nada de pregos ou fita na parede; ganchos e balões sim.
• Fornecedor externo: o DJ ou o mariachi você pode trazer por conta própria.

Escrito assim não soa antipático. Soa como um lugar que já fez isso antes — que é exatamente o que está procurando quem está organizando o batizado do filho.

Quanto de sinal devo pedir para reservar a data de um evento?

30% reserva o dia, o restante se paga no dia do evento. Diga isso na página sem rodeios: enquanto não houver sinal, não há data reservada, há uma conversa — Lupita manteve reservado de boca um dia 15 de dezembro durante três semanas, o dia mais caro do ano, e o cliente nunca mais escreveu.

Você não precisa de gateway de pagamento: transferência, te mandam o comprovante pelo WhatsApp, e você responde por escrito com data, horário, número de pessoas, pacote, sinal e o que falta pagar. Essa mensagem é o que evita o “mas você me disse” três semanas depois. A política de cancelamento cabe em uma linha: “se você cancelar com mais de 15 dias de antecedência, o sinal é transferido para outra data”.

As fotos que importam aqui não são as dos pratos

De comida você já tem cem fotos. Do lugar, quase certo que nenhuma — e quem está organizando um batizado não está imaginando o prato, está imaginando a família ali.

Com duas já basta, e elas têm um trabalho: sustentar o número que você publicou. Se você disse 60 pessoas sentadas, uma foto com quatro mesinhas faz com que ninguém acredite em você. Uma do pátio montado como em um evento de verdade —mesas longas, cadeiras arrumadas— e outra vazio, vista da entrada, para que se entenda o tamanho. Se você tiver fotos de um evento que deu certo, melhor ainda; só peça permissão antes de publicar uma onde apareçam rostos.

Como publico os pacotes de eventos do meu restaurante esta semana?

No Proyecta você descreve com suas próprias palavras e a página sai publicada, pronta para mandar o link pelo WhatsApp — sem você precisar desenhar nada. Algo assim:

“Quero uma página de eventos para o meu restaurante em Morelia, El Patio de Lupita. Pátio para 60 pessoas sentadas. Dois pacotes: Pátio a partir de $320 por pessoa com entrada, prato principal, sobremesa e agua fresca, mínimo de 30 pessoas, quatro horas; e Almoço de Empresa a partir de $260 por pessoa, mínimo de 15. Hora extra $1.200. Sinal de 30% para reservar. Bolo sem custo, não cobramos rolha, música até as 23h, estacionamento para 12 carros. Coloque fotos do pátio, botão de WhatsApp e perguntas frequentes.”

A página sai, você abre no seu celular e pede as mudanças que faltarem: “tira essa parte do estacionamento”, “coloca que as posadas se reservam a partir de outubro”. Esse link é o que você vai mandar quando chegar a próxima mensagem das nove da noite.

Comece pelas últimas cinco mensagens

Não monte a página do zero. Abra o WhatsApp, procure as últimas cinco conversas que começam com “vocês fazem eventos?” e copie o que você já respondeu: ali está o preço, a capacidade e as regras. Só que está espalhado em cinco conversas em vez de estar em um link.

Quando quiser ver isso montado, descreva seu restaurante em proyecta.dev e revise a página pelo seu celular, como vai vê-la quem te escrever na quinta-feira.