Pakiety eventowe w Twojej restauracji, opublikuj liczby i przestań wyceniać przez WhatsApp

Wiadomość przychodzi w czwartek o dziewiątej wieczorem, w samym środku szczytu: “Cześć, robicie eventy? Jest nas jakieś 45 osób na chrzciny 6 września.” To nie jest jedno pytanie: to osiem pytań, i żadne nie da się odpowiedzieć w jednej linijce. Pakiet eventowy dla restauracji to stała oferta, którą przygotowujesz z wyprzedzeniem — pojemność, cena za osobę i co obejmuje — żeby nie wyceniać każdych chrzcin czy firmowego obiadu od zera; większość właścicieli ma to w głowie, ale wyjście tego przez WhatsApp zajmuje trzy wiadomości głosowe — a zanim wyjdzie, klient już zarezerwował gdzie indziej.

Wycena, która umarła w trzech wiadomościach głosowych

Lupita ma rodzinną restaurację z patio w Morelii. W tygodniu zestawy obiadowe, w niedzielę rodziny. Patio jest jej najlepszą kartą — mieści 60 osób przy stolikach — i nikt o tym nie wie, bo nigdzie nie jest to napisane.

Na wiadomość o chrzcinach odpowiedziała o 23:30, już przy zamykaniu: “Tak, robimy takie imprezy, zaraz wyślę informacje.” W piątek, między zamówieniami, wysłała wiadomość głosową z menu. W sobotę pani zapytała o tort i do której godziny można grać muzykę. Lupita odpowiedziała w niedzielę rano. W niedzielę po południu dostała: “Dziękujemy bardzo, zdecydowaliśmy się na inne miejsce.”

Czterdzieści pięć osób po 350 peso to 15 750 w jedno popołudnie: tyle, co ta restauracja zarabia w trzy normalne dni. Nie straciła tego zamówienia przez cenę ani przez jedzenie. Straciła je, bo odpowiedzi wychodziły z jej głowy cztery dni.

O co zawsze pytają, gdy ktoś chce wycenić event?

Zawsze te same osiem rzeczy, nawet jeśli przychodzą w nieładzie i o jedenastej wieczorem: ile osób się zmieści, ile kosztuje za osobę, co jest w cenie, jak długo trwa, czy lokal jest zamykany na wyłączność, czy można wnieść muzykę lub dekoracje, ile wynosi zaliczka i czy jest parking.

• Ile osób się zmieści, przy stolikach. Nie na stojąco.
• Ile wychodzi za osobę, albo czy jest minimum konsumpcyjne.
• Co obejmuje — napoje? deser? kelner osobno?
• Na jak długo mają lokal i co się stanie, jeśli się przeciągną.
• Czy restauracja jest zamykana na wyłączność, czy to strefa z innymi klientami w pobliżu.
• Czy mogą wnieść tort, muzykę lub dekoracje i czy to coś kosztuje.
• Ile wynosi zaliczka i co się stanie, jeśli odwołają rezerwację.
• Parking.

Te osiem odpowiedzi to już Twoja strona eventowa. Nie trzeba niczego wymyślać: te odpowiedzi padały już dwadzieścia razy w tym roku, tylko nigdy nie zostały zapisane w miejscu, gdzie mogłyby zostać.

Ile policzyć za pakiet eventowy w swojej restauracji?

Nie publikuj ceny ostatecznej: opublikuj podłogę, liczbę, od której zaczyna się rozmowa. “Każdy event jest inny” to prawda — ale równie prawdziwe jest to, że jeśli nie opublikujesz żadnej liczby, pierwsze pytanie zawsze będzie o liczbę, a odpowiadać na nie będziesz Ty, ręcznie, wieczorem.

Pakiet Patio — od $320 za osobę, minimum 30 osób. W cenie przystawka, danie główne, deser, woda smakowa i kawa. Cztery godziny użytkowania patio.

Dzieją się dwie dobre rzeczy. Kto miał budżet 150 peso za osobę, już do Ciebie nie napisze — ta rozmowa i tak nie miała szans się zamknąć, tylko kosztowałaby Cię dwa dni — a kto już napisze, ten wie, ile to kosztuje, więc na tę wiadomość odpowiadasz jedną linijką.

Przygotuj dwa pakiety, maksymalnie trzy, z nazwą i tym, co obejmuje każdy z nich. Dziesięć opcji to nie menu, to zadanie domowe dla klienta. To, co liczy się dodatkowo — bar bez limitu, dekoracje, dodatkowa godzina — idzie osobno, ze swoją ceną, choćby to było “dodatkowa godzina $1200”. Brzydka liczba opublikowana jest warta więcej niż piękna liczba, o którą trzeba poprosić.

I nie publikuj pakietu, z którym Twoja kuchnia sobie nie poradzi. Czterdzieści dań wychodzących w tej samej chwili w sobotę to nie to samo, co czterdziestu gości, którzy przyszli, kiedy chcieli; event, który rozwala Ci serwis tego dnia, jest drogi, nawet jeśli cena była dobrze ustalona. Jeśli w sobotę nie możesz, napisz to: eventy od poniedziałku do piątku i w niedziele. To jedna linijka, a oszczędza Ci mówienia “nie” pięć razy w miesiącu.

Jakie zasady lokalu umieścić na stronie eventowej?

Te pięć, które wywołują kłótnie, jeśli zostawi się je na dzień eventu: tort, napoje z zewnątrz, godziny grania muzyki, dekoracje i zewnętrzni dostawcy. Kłótni o jedenastej wieczorem o godzinę muzyki nie wygrywa się tego dnia — wygrywa się ją w dniu, w którym podano wycenę.

Napisz zasady na stronie tymi samymi słowami, jakich użyłoby się, mówiąc to prosto w oczy:

• Tort: możesz przynieść swój własny, bez dodatkowej opłaty. Tylko dajcie nam znać.
• Napoje z zewnątrz: nie obsługujemy własnego alkoholu; napoje są od lokalu.
• Muzyka: do 23:00 ze względu na sąsiadów. Potem muzyka w tle.
• Dekoracje: od godziny wcześniej. Żadnych gwoździ ani taśmy na ścianie; haczyki i balony tak.
• Zewnętrzny dostawca: DJ-a lub mariachi możesz zorganizować samodzielnie.

Napisane w ten sposób nie brzmi nieprzyjemnie. Brzmi jak miejsce, które już to robiło — a to właśnie czego szuka ktoś, kto organizuje chrzciny swojego dziecka.

Jaką zaliczkę ustalić, aby zarezerwować termin eventu?

30% rezerwuje dzień, reszta rozliczana jest w dniu eventu. Napisz to na stronie bez owijania w bawełnę: dopóki nie ma zaliczki, nie ma zarezerwowanego terminu, jest tylko rozmowa — Lupita trzymała 15 grudnia zarezerwowane na słowo honoru przez trzy tygodnie, najdroższy dzień w roku, a klient już nigdy więcej nie napisał.

Nie potrzebujesz systemu płatności online: przelew, dostajesz potwierdzenie przez WhatsApp, a Ty odpisujesz na piśmie z datą, godziną, liczbą osób, pakietem, zaliczką i tym, co zostało do zapłaty. To właśnie ta wiadomość zapobiega sporom o to, “co było obiecane”, trzy tygodnie później. Polityka odwołań mieści się w jednej linijce: “jeśli odwołasz rezerwację z wyprzedzeniem ponad 15 dni, zaliczka przechodzi na inny termin”.

Zdjęcia, które tu się liczą, to nie zdjęcia dań

Zdjęć jedzenia masz już ze sto. Zdjęć samego miejsca — prawie na pewno żadnego — a ktoś, kto organizuje chrzciny, nie wyobraża sobie talerza, wyobraża sobie swoich ludzi w tym miejscu.

Wystarczą dwa, i mają jedno zadanie: potwierdzić liczbę, która jest opublikowana. Skoro na stronie stoi 60 osób przy stolikach, zdjęcie z czterema stolikami nikogo nie przekona. Jedno z patio ustawionego jak na prawdziwy event — długie stoły, poustawiane krzesła — i drugie puste, zrobione od wejścia, żeby było widać wielkość miejsca. Jeśli masz zdjęcia z eventu, który wyszedł dobrze, tym lepiej; tylko poproś o zgodę, zanim wgrasz takie, na którym widać czyjąś twarz.

Jak opublikować pakiety eventowe swojej restauracji w tym tygodniu?

W Proyecta opisujesz to swoimi słowami, a w efekcie dostajesz opublikowaną stronę, gotową do wysłania linkiem przez WhatsApp — bez projektowania czegokolwiek samodzielnie. Coś w tym stylu:

“Chcę stronę eventową dla mojej restauracji w Morelii, El Patio de Lupita. Patio na 60 osób przy stolikach. Dwa pakiety: Patio od $320 za osobę, w cenie przystawka, danie główne, deser i woda smakowa, minimum 30 osób, cztery godziny; oraz Obiad Firmowy od $260 za osobę, minimum 15 osób. Dodatkowa godzina $1200. Zaliczka 30% na rezerwację terminu. Tort bez opłaty, nie obsługujemy własnego alkoholu, muzyka do 23:00, parking na 12 samochodów. Dodaj zdjęcia patio, przycisk WhatsApp i najczęstsze pytania.”

Strona się tworzy, otwierasz ją na telefonie i prosisz o brakujące zmiany: “usuń to o parkingu”, “dodaj, że posady rezerwuje się od października”. Ten link będziesz wysyłać, gdy przyjdzie kolejna wiadomość o dziewiątej wieczorem.

Zacznij od ostatnich pięciu wiadomości

Nie buduj strony od zera. Otwórz WhatsApp, znajdź ostatnie pięć rozmów zaczynających się od “robicie eventy?” i skopiuj odpowiedzi, które już tam padły: jest w nich cena, pojemność i zasady. Tylko że są rozsiane po pięciu czatach, a nie zebrane w jednym linku.

Kiedy zechcesz zobaczyć to złożone w jedno, opisz swoją restaurację na proyecta.dev i sprawdź stronę na telefonie — tak, jak zobaczy ją ten, kto napisze do Ciebie w czwartek.