Gói sự kiện cho nhà hàng, công bố mức giá và ngừng báo giá qua WhatsApp

Tin nhắn đến vào một tối thứ Năm, chín giờ tối, ngay giờ cao điểm: “Chào, quán có tổ chức sự kiện không? Chúng tôi khoảng 45 người, làm lễ rửa tội ngày 6 tháng 9.” Đó không phải một câu hỏi: đó là tám câu hỏi, và không câu nào trả lời được trong một dòng. Gói sự kiện cho nhà hàng là mức giá cố định bạn chuẩn bị sẵn từ trước —sức chứa, giá mỗi người và nội dung bao gồm— để không phải báo giá lại từ đầu cho mỗi lễ rửa tội hay bữa tiệc công ty; hầu hết chủ quán đều nhớ hết trong đầu, nhưng phải mất ba đoạn ghi âm để nó ra được tới WhatsApp — và đến lúc ra được thì khách đã đặt chỗ khác rồi.

Bản báo giá chết trong ba đoạn ghi âm

Lupita có một nhà hàng gia đình với sân vườn ở Morelia. Cơm trưa set cố định trong tuần, gia đình ghé vào Chủ nhật. Sân vườn là điểm mạnh nhất của quán —chứa được 60 người ngồi— nhưng chẳng ai biết, vì chưa từng được viết ra ở đâu cả.

Cô trả lời tin nhắn về lễ rửa tội lúc 11 giờ 30 tối, khi quán đã sắp đóng cửa: “Có, quán có tổ chức, để tôi gửi thông tin cho bạn.” Thứ Sáu, giữa lúc đang phục vụ khách, cô gửi một đoạn ghi âm kèm thực đơn. Thứ Bảy, người khách hỏi về bánh kem và nhạc được chơi đến mấy giờ. Lupita trả lời vào sáng Chủ nhật. Chiều Chủ nhật, cô nhận được tin: “Cảm ơn nhiều, chúng tôi đã quyết định chọn nơi khác rồi.”

Bốn mươi lăm người với giá 350 peso mỗi người là 15.750 peso cho một buổi chiều: bằng doanh thu ba ngày bình thường của nhà hàng đó. Cô không mất khách vì giá cao hay vì món ăn. Cô mất khách vì các câu trả lời phải mất bốn ngày mới thoát ra khỏi đầu cô.

Khách luôn hỏi gì khi muốn báo giá một sự kiện?

Luôn là tám điều giống nhau, dù chúng đến lộn xộn và vào lúc mười một giờ đêm: chứa được bao nhiêu người, giá bao nhiêu mỗi người, bao gồm những gì, kéo dài bao lâu, quán có đóng riêng cho sự kiện không, có được mang nhạc hay trang trí vào không, tiền đặt cọc là bao nhiêu và có bãi đỗ xe không.

• Chứa được bao nhiêu người, tính theo chỗ ngồi. Không phải đứng.
• Giá bao nhiêu mỗi người, hoặc có mức tiêu thụ tối thiểu không.
• Bao gồm những gì — nước uống? tráng miệng? phục vụ riêng có tính thêm không?
• Thời gian sử dụng không gian là bao lâu, và điều gì xảy ra nếu quá giờ.
• Quán có đóng riêng cho sự kiện hay đó là khu vực chung với khách khác bên cạnh.
• Có được mang bánh kem, nhạc hoặc trang trí vào không, và có tính phí không.
• Tiền đặt cọc là bao nhiêu và điều gì xảy ra nếu hủy.
• Bãi đỗ xe.

Tám câu trả lời đó chính là trang sự kiện của bạn rồi. Không cần phải nghĩ ra điều gì mới: bạn đã trả lời chúng hai mươi lần trong năm nay, chỉ là chưa bao giờ viết chúng ra ở một nơi lưu lại được.

Nên tính giá bao nhiêu cho gói sự kiện ở nhà hàng của mình?

Đừng công bố giá cuối cùng: công bố mức sàn, con số khởi điểm để bắt đầu cuộc trò chuyện. “Mỗi sự kiện đều khác nhau” — điều đó đúng, nhưng cũng đúng là nếu bạn không công bố con số nào, câu hỏi đầu tiên luôn luôn sẽ là về giá, và chính bạn sẽ phải trả lời nó, bằng tay, vào ban đêm.

Gói Sân Vườn — từ $320 mỗi người, tối thiểu 30 người. Bao gồm khai vị, món chính, tráng miệng, nước ép và cà phê. Bốn giờ sử dụng sân vườn.

Hai điều tốt sẽ xảy ra. Người có ngân sách 150 peso mỗi người sẽ không nhắn cho bạn nữa —cuộc trò chuyện đó đằng nào cũng không chốt được, chỉ tốn mất hai ngày của bạn—, và người thực sự nhắn cho bạn thì đã biết giá rồi, nên tin nhắn đó chỉ cần trả lời trong một dòng.

Hãy tạo hai gói, nhiều nhất là ba, có tên riêng và ghi rõ từng gói bao gồm gì. Mười lựa chọn không phải là một thực đơn, đó là bài tập bạn giao cho khách. Những gì tính phí thêm —bar tự do, trang trí, giờ phụ thêm— thì để riêng kèm giá của nó, dù chỉ là “giờ phụ thêm $1.200”. Một con số không đẹp nhưng được công bố vẫn có giá trị hơn một con số đẹp mà khách phải hỏi mới biết.

Và đừng công bố một gói mà bếp của bạn không làm được. Bốn mươi phần ăn phải ra cùng lúc vào một tối thứ Bảy khác hoàn toàn với bốn mươi khách đến rải đều theo ý họ; một sự kiện làm sập cả ca phục vụ trong ngày sẽ tốn kém dù bạn đã tính giá đúng. Nếu thứ Bảy không làm được, hãy ghi rõ: sự kiện từ thứ Hai đến thứ Sáu và Chủ nhật. Chỉ một dòng thôi, và nó giúp bạn khỏi phải từ chối năm lần mỗi tháng.

Nên đưa những quy định nào của quán vào trang sự kiện?

Năm điều dễ gây tranh cãi nhất nếu để đến tận ngày diễn ra sự kiện mới nói: bánh kem, đồ uống mang từ ngoài vào, giờ chơi nhạc, trang trí và nhà cung cấp bên ngoài. Cuộc tranh cãi lúc mười một giờ đêm về giờ chơi nhạc không thắng được vào đúng ngày đó — nó được quyết định từ ngày bạn báo giá.

Hãy viết các quy định lên trang, bằng đúng những lời bạn vẫn nói trực tiếp với khách:

• Bánh kem: bạn có thể mang bánh của mình, không tính phí. Chỉ cần báo trước cho quán.
• Đồ uống mang từ ngoài vào: quán không áp dụng phí mở chai; đồ uống phải là của quán.
• Nhạc: chơi đến 11 giờ tối vì còn hàng xóm. Sau đó chuyển sang nhạc nền nhẹ.
• Trang trí: có thể bắt đầu từ một giờ trước. Không đóng đinh hay dán băng dính lên tường; móc treo và bóng bay thì được.
• Nhà cung cấp bên ngoài: bạn có thể tự mang DJ hoặc ban nhạc mariachi riêng.

Viết như vậy không nghe khó chịu. Nghe như một nơi đã từng làm việc này trước đây — và đó chính xác là điều mà ai đang tổ chức lễ rửa tội cho con mình đang tìm kiếm.

Nên yêu cầu đặt cọc bao nhiêu để giữ chỗ cho một sự kiện?

30% để giữ ngày, phần còn lại thanh toán vào đúng ngày diễn ra sự kiện. Hãy nói rõ điều này trên trang, không vòng vo: chưa có tiền đặt cọc thì chưa có ngày được giữ, chỉ là một cuộc trò chuyện — Lupita đã giữ lời hứa miệng cho ngày 15 tháng 12 suốt ba tuần, ngày đắt giá nhất trong năm, và khách hàng đó không bao giờ nhắn lại nữa.

Bạn không cần cổng thanh toán: chuyển khoản, khách gửi biên nhận qua WhatsApp, và bạn trả lời bằng văn bản với ngày, giờ, số người, gói đã chọn, tiền đặt cọc và số tiền còn thiếu. Chính tin nhắn đó giúp tránh được câu “nhưng chị nói với tôi là…” ba tuần sau. Chính sách hủy chỉ cần một dòng: “nếu hủy trước hơn 15 ngày, tiền đặt cọc sẽ được chuyển sang ngày khác”.

Những tấm ảnh quan trọng ở đây không phải là ảnh món ăn

Ảnh món ăn thì bạn đã có cả trăm tấm rồi. Ảnh không gian quán thì gần như chắc chắn là chưa có cái nào — và người đang tổ chức lễ rửa tội không hình dung món ăn, họ hình dung người thân của mình ở đó.

Chỉ cần hai tấm là đủ, và chúng có một nhiệm vụ: chứng minh con số bạn đã công bố. Nếu bạn nói chứa được 60 người ngồi, một tấm ảnh chỉ có bốn cái bàn nhỏ sẽ làm không ai tin bạn. Một tấm chụp khu sân vườn đã được bày biện như một sự kiện thật —bàn dài, ghế xếp sẵn— và một tấm chụp từ lối vào khi còn trống, để người xem hiểu được quy mô không gian. Nếu bạn có ảnh từ một sự kiện đã diễn ra tốt đẹp thì càng tốt; chỉ cần xin phép trước khi đăng ảnh có thể nhìn thấy mặt khách.

Làm sao để công bố gói sự kiện cho nhà hàng của mình ngay trong tuần này?

Trên Proyecta, bạn chỉ cần mô tả bằng lời của chính mình, và trang sẽ được xuất bản ngay, sẵn sàng để gửi link qua WhatsApp — bạn không phải thiết kế gì cả. Ví dụ như thế này:

“Tôi muốn một trang sự kiện cho nhà hàng của mình ở Morelia, tên là El Patio de Lupita. Sân vườn chứa được 60 người ngồi. Hai gói: Gói Sân Vườn từ $320 mỗi người gồm khai vị, món chính, tráng miệng và nước ép, tối thiểu 30 người, bốn giờ; và Gói Tiệc Công Ty từ $260 mỗi người, tối thiểu 15 người. Giờ phụ thêm $1.200. Đặt cọc 30% để giữ chỗ. Bánh kem không tính phí, không nhận đồ uống mang từ ngoài, nhạc chơi đến 11 giờ tối, bãi đỗ cho 12 xe. Thêm ảnh sân vườn, nút WhatsApp và phần câu hỏi thường gặp.”

Trang được tạo ra, bạn mở nó trên điện thoại và yêu cầu chỉnh sửa những gì còn thiếu: “bỏ phần bãi đỗ xe đi”, “thêm vào là tiệc posada được đặt chỗ từ tháng 10”. Chính link đó là thứ bạn sẽ gửi khi tin nhắn chín giờ tối tiếp theo đến.

Hãy bắt đầu từ năm tin nhắn gần nhất

Đừng tạo trang từ con số không. Mở WhatsApp, tìm năm cuộc trò chuyện gần nhất bắt đầu bằng câu “quán có tổ chức sự kiện không?” và sao lại những gì bạn đã từng trả lời: giá cả, sức chứa và quy định đều đã có ở đó. Chỉ là chúng đang nằm rải rác trong năm đoạn chat khác nhau, thay vì nằm trong một đường link.

Khi bạn muốn thấy nó được dựng thành hình, hãy mô tả nhà hàng của mình tại proyecta.dev và xem lại trang ngay trên điện thoại, đúng như cách người nhắn cho bạn vào thứ Năm sẽ nhìn thấy nó.