レストランのイベントパッケージ、金額を公開して、WhatsAppでの見積もり対応をやめよう

そのメッセージは木曜の夜9時、ちょうど忙しい時間に届く。「こんにちは、イベントってやってますか?9月6日の洗礼式で45人くらいなんですが」。これは質問ではない。実質8つの質問が詰まっていて、どれも一行では答えられない。レストランのイベントパッケージとは、収容人数、1人あたりの料金、含まれる内容といった条件をあらかじめ決めておく固定オファーのことだ。洗礼式や会社の食事会が来るたびにゼロから見積もりを作らないための仕組みだが、たいていの店主は答えを頭の中に持っているだけで、WhatsAppで言葉にするまでにボイスメッセージを3本も使ってしまう——そしてその頃には、もう他の店で予約が決まっている。

3本のボイスメッセージで終わった見積もり

ルピータはモレリアでパティオ付きの家族経営レストランを営んでいる。平日はコミーダ・コリーダ(定食)、日曜は家族連れでにぎわう。お店の一番の強みはパティオで、着席60人まで入る。だが誰もそれを知らない。どこにも書かれていないからだ。

洗礼式のメッセージに返信したのは夜11時半、閉店作業の最中だった。「はい、やってます。今メニューの情報を送りますね」。金曜には営業の合間を縫って、メニューを説明するボイスメッセージを送った。土曜になると、お客様からケーキのことや、音楽は何時まで流せるのかと質問が来た。ルピータが返信したのは日曜の朝。そして日曜の午後、こんな返信が届いた。「ありがとうございます、別のお店に決めました」。

45人×350ペソで、一晩で15,750ペソ。この店にとっては通常の3日分の売上に相当する。値段のせいでも、料理のせいでもない。失ったのは、答えが頭の中から出てくるまでに4日もかかったからだ。

イベントの見積もりを頼まれるとき、いつも聞かれることは何か?

順番はばらばらで、夜11時に届くこともあるが、結局いつも同じ8つのことが聞かれる。何人入るか、1人あたりいくらか、何が含まれるか、どのくらいの時間使えるか、貸切になるのか、音楽や装飾を入れられるか、前払い金はいくらか、駐車場はあるか。

• **着席で何人入るか。**立ち席ではなく。
• 1人あたりの料金、またはミニマムチャージがあるかどうか。
• 何が含まれるか——飲み物は?デザートは?別料金のウェイターは?
• 利用できる時間、そして時間を超えた場合どうなるか。
• 貸切になるのか、それとも他のお客様がいる一角を使うのか。
• ケーキ、音楽、装飾を持ち込めるか、そしてそれに費用がかかるか。
• 前払い金はいくらか、キャンセルした場合どうなるか。
• 駐車場。

この8つの答えこそが、そのままイベントページの内容になる。何も新しく考える必要はない。今年すでに20回も答えてきたことだ。ただ、それをどこにも残る形で書いたことがなかっただけ。

レストランのイベントパッケージ、料金はいくらに設定すればいい?

最終価格を公開する必要はない。公開するのは下限、つまり会話の出発点となる数字だ。「イベントごとに事情が違う」というのは本当だ——しかし、数字を一つも公開しなければ、最初の質問はいつも「いくらですか」になり、それに毎回、夜中に自分の手で答えることになる、というのも本当だ。

パティオパッケージ——1人あたり$320から、最低30名。 前菜、メイン、デザート、アグア・フレスカ、コーヒーが含まれます。パティオの利用時間は4時間。

すると良いことが二つ起こる。1人150ペソの予算で考えていた人はもう連絡してこない——どうせ成立しなかった話に、2日を費やさずに済む——そして実際に連絡してくる人は、すでに料金を知っているので、そのメッセージは一行で返せる。

パッケージは2つ、多くても3つにまとめ、それぞれに名前と内容をつける。10種類の選択肢はメニューではなく、お客様への宿題になってしまう。バーの飲み放題、装飾、追加時間といった追加料金は、「追加1時間$1,200」のようにそれぞれ値段をつけて別に示す。見た目が悪くても公開された数字のほうが、聞かないと分からない綺麗な数字より価値がある。

そして、自分の厨房が対応できないパッケージは公開しないこと。土曜に同時刻で40皿を出すのは、好きなタイミングで来店する40人の客とは違う。きちんと料金をもらっていても、その日の通常営業を潰してしまうイベントは結局高いコストになる。土曜に対応できないなら、そう書けばいい。イベントは月曜〜金曜、日曜のみ。たった一行で、月に5回「できません」と言う手間が省ける。

イベントページに載せるべき「お店のルール」は何?

当日まで決めずにおくと、必ずもめる5つのこと——ケーキ、外部からの飲み物持ち込み、音楽の時間、装飾、外部の業者。音楽の時間をめぐる夜11時の揉め事は、その日に勝てるものではない。見積もりを出した日に、すでに決まっているべきことだ。

ルールは、実際に対面で話すときと同じ言葉でページに書いておく。

• **ケーキ:**ご自身でお持ち込みいただけます。無料です。事前にお知らせください。
• **外部の飲み物:**コルク抜き料金の対応はしておりません。飲み物は当店のものをご利用ください。
• **音楽:**近隣への配慮のため23時まで。それ以降はBGMのみとなります。
• **装飾:**1時間前から準備可能です。壁に釘やテープは使用不可。フックやバルーンはOKです。
• **外部業者:**DJやマリアチはお客様側で手配していただけます。

こう書いておけば、冷たい印象にはならない。むしろ「もう何度もこういう場を経験している店」という印象になる——そしてそれこそが、子どもの洗礼式を準備している人がまさに求めているものだ。

イベントの日付を確保するには、前払い金はいくら頼めばいい?

30%で日付を確保し、残りは当日に清算する。これをページにはっきりと書いておく。前払い金が入るまでは、日付の確保ではなく、単なる会話にすぎない——ルピータは1年で最も稼げる日である12月15日を、口約束だけで3週間も押さえていたが、結局そのお客様から二度と連絡はなかった。

決済代行サービスは必要ない。銀行振込で、支払いの証明をWhatsAppで送ってもらい、それに対して日付、時間、人数、パッケージ、前払い金額、残りの金額を文章で返信する。この一言が、3週間後の「そうは言っていなかった」というトラブルを防いでくれる。キャンセルポリシーも一行で済む。「15日以上前のキャンセルなら、前払い金は別日程に充当します」。

ここで本当に大事な写真は、料理の写真ではない

料理の写真ならすでに100枚くらいあるはずだ。でも、お店の空間の写真はほぼ1枚もない——洗礼式を企画している人は、料理を想像しているのではなく、そこに集まる自分の家族や親戚の姿を想像している。

写真は2枚あれば十分で、その役割は一つ——公開した数字を裏付けることだ。「着席60人」と書いているのに、小さなテーブルが4つだけ写った写真では誰も信じてくれない。実際のイベントのようにセッティングされたパティオの写真(長テーブルに椅子が並んだもの)と、入口から見た空のパティオの写真があれば、広さが伝わる。実際にうまくいったイベントの写真があればさらに良い。ただ、顔が写っている写真を使う前には、必ず許可をとること。

今週中にレストランのイベントパッケージを公開するには?

Proyectaなら、自分の言葉で説明するだけで、公開済みのページがそのまま出てくる。デザインは一切不要で、できたリンクをそのままWhatsAppで送れる。例えばこんな感じだ。

「モレリアにあるレストラン『El Patio de Lupita』のイベントページを作りたいです。パティオは着席60人。パッケージは2つ:パティオパッケージは1人$320から、前菜・メイン・デザート・アグアフレスカ付き、最低30名、4時間利用。企業向け食事会パッケージは1人$260から、最低15名。追加1時間は$1,200。予約確保には30%の前払いが必要。ケーキ持ち込みは無料、コルク抜き対応なし、音楽は23時まで、駐車場は12台分あります。パティオの写真、WhatsAppボタン、よくある質問も入れてください。」

ページができたら、携帯で開いて、必要な修正を伝えるだけでいい。「駐車場の項目は消して」「ポサーダの予約は10月から受付と書き足して」といった感じだ。そうしてできたリンクこそが、次に夜9時のメッセージが届いたときに送るものになる。

まずは直近5件のメッセージから始めよう

ページをゼロから作る必要はない。WhatsAppを開いて、「イベントってやってますか?」で始まる直近5件の会話を見つけ、すでに自分が答えた内容をそのままコピーしよう。そこに料金も、収容人数も、ルールもすべて入っている。ただ、それが1本のリンクではなく、5つの別々のチャットに散らばっているだけなのだ。

実際に形にしてみたくなったら、proyecta.devで自分のレストランについて説明し、できあがったページを携帯で確認してみよう。木曜に連絡してくる人が見るのと同じ画面で。