Evenementenpakketten voor je restaurant, publiceer de cijfers en stop met offertes maken via WhatsApp

Het bericht komt binnen op een donderdagavond om negen uur, op het drukste moment: “Hoi, doen jullie ook evenementen? We zijn met ongeveer 45 man voor een doopfeest op 6 september.” Dat is geen vraag: het zijn er acht, en geen enkele is in één regel te beantwoorden. Een evenementenpakket voor je restaurant is het vaste aanbod dat je vooraf samenstelt — capaciteit, prijs per persoon en wat erbij hoort — zodat je niet elk doopfeest of elke zakelijke maaltijd vanaf nul hoeft te offreren; de meeste eigenaren hebben het al in hun hoofd, maar het duurt drie spraakberichten om het via WhatsApp naar buiten te krijgen — en tegen de tijd dat het zover is, hebben ze al ergens anders gereserveerd.

De offerte die stierf in drie spraakberichten

Lupita heeft een familierestaurant met een patio in Morelia. Doordeweeks een vast lunchmenu, zondags families. De patio is het beste wat ze heeft — er kunnen 60 mensen zitten — en niemand weet het, omdat het nergens staat geschreven.

Ze beantwoordde het bericht over het doopfeest om half twaalf ‘s avonds, toen ze al aan het sluiten was: “Ja, dat doen we, ik stuur je zo informatie.” Op vrijdag, tussen de bediening door, stuurde ze een spraakbericht met het menu. Op zaterdag vroeg de dame naar de taart en tot hoe laat er muziek mocht. Lupita antwoordde zondagochtend. Zondagmiddag kreeg ze te horen: “Hartelijk bedankt, we hebben voor een andere locatie gekozen.”

Vijfenveertig personen à 350 pesos is 15.750 pesos op één middag: wat dat restaurant in drie normale dagen omzet. Ze verloor het niet omdat het te duur was, en ook niet om het eten. Ze verloor het omdat de antwoorden er vier dagen over deden om uit haar hoofd te komen.

Wat vragen ze je altijd als iemand een offerte wil voor een evenement?

Altijd dezelfde acht dingen, ook al komen ze in de war en om elf uur ‘s avonds binnen: hoeveel mensen er passen, hoeveel het per persoon kost, wat erbij hoort, hoelang het duurt, of de zaak wordt afgesloten, of er muziek of decoratie mag, hoeveel de aanbetaling is en of er parkeerplek is.

Hoeveel mensen er passen, zittend. Niet staand.
Hoeveel het per persoon kost, of anders of er een minimumconsumptie geldt.
Wat erbij hoort — drankjes? toetje? een aparte ober?
Hoelang ze de ruimte hebben, en wat er gebeurt als ze langer blijven.
Of het restaurant wordt afgesloten of dat het een ruimte is met andere klanten ernaast.
Of ze taart, muziek of decoratie mogen meenemen, en of daar kosten aan verbonden zijn.
Hoeveel de aanbetaling is en wat er gebeurt als ze annuleren.
Parkeerplek.

Die acht antwoorden zijn al je evenementenpagina. Je hoeft niets te verzinnen: je hebt ze dit jaar al twintig keer beantwoord, alleen heb je ze nooit ergens opgeschreven waar ze blijven staan.

Hoeveel moet ik vragen voor een evenementenpakket in mijn restaurant?

Publiceer niet de eindprijs: publiceer de bodemprijs, het getal waar het gesprek mee begint. “Elk evenement is anders” is waar — het is ook waar dat als je geen enkel getal publiceert, de eerste vraag altijd over de prijs zal gaan, en dat jij die ‘s avonds met de hand gaat beantwoorden.

Pakket Patio — vanaf $320 per persoon, minimaal 30 personen. Inclusief voorgerecht, hoofdgerecht, toetje, agua fresca en koffie. Vier uur gebruik van de patio.

Er gebeuren dan twee goede dingen. Wie een budget had van 150 pesos per persoon schrijft je niet meer — dat gesprek zou toch nooit tot een deal leiden, het zou je alleen twee dagen kosten — en wie je wél schrijft, weet al wat het kost, dus dat bericht beantwoord je in één regel.

Stel twee pakketten samen, drie op zijn hoogst, met een naam en met wat elk ervan inhoudt. Tien opties is geen menu, dat is huiswerk voor de klant. Wat je extra in rekening brengt — open bar, decoratie, extra uur — zet je apart met een eigen prijs, al is het maar “extra uur $1.200”. Een lelijk gepubliceerd getal is meer waard dan een mooi getal dat je moet opvragen.

En publiceer geen pakket dat je keuken niet aankan. Veertig gerechten die op zaterdag allemaal op hetzelfde moment de keuken uit moeten, zijn niet hetzelfde als veertig gasten die kwamen wanneer het hun uitkwam; een evenement dat de dagelijkse bediening in de soep laat lopen, is duur, ook al heb je er goed voor gerekend. Kun je op zaterdag niet, schrijf dat dan: evenementen van maandag tot en met vrijdag en op zondag. Het is één regel en scheelt je vijf keer per maand “nee” zeggen.

Welke huisregels moet ik op de evenementenpagina zetten?

De vijf die discussie opleveren als je ze laat liggen tot de dag van het evenement: taart, drank van buiten, tijden voor muziek, decoratie en externe leveranciers. De discussie om elf uur ‘s avonds over hoe laat de muziek moet stoppen, win je niet op die dag — die win je op de dag dat je de offerte maakte.

Schrijf de regels op de pagina, met dezelfde woorden die je ook gewoon zou gebruiken als je het iemand persoonlijk uitlegt:

Taart: je mag je eigen taart meebrengen, zonder extra kosten. Laat het ons alleen even weten.
Drank van buiten: we werken niet met kurkengeld; de drank komt van het huis.
Muziek: tot 11 uur vanwege de buren. Daarna alleen achtergrondmuziek.
Decoratie: vanaf een uur van tevoren. Geen spijkers of tape in de muur; haakjes en ballonnen mogen wel.
Externe leverancier: de dj of de mariachiband mag je zelf meebrengen.

Zo opgeschreven klinkt het niet onvriendelijk. Het klinkt als een plek die dit al vaker heeft gedaan — en dat is precies wat iemand zoekt die het doopfeest van zijn kind organiseert.

Hoeveel aanbetaling moet ik vragen om een datum voor een evenement te reserveren?

30% reserveert de dag, de rest wordt afgerekend op de dag van het evenement zelf. Zeg dat zonder omwegen op de pagina: zonder aanbetaling is er geen datum gereserveerd, is er alleen een gesprek — Lupita hield drie weken lang een 15 december vast op basis van een mondelinge afspraak, de duurste dag van het jaar, en de klant nam nooit meer contact op.

Je hebt geen betaalgateway nodig: een overschrijving, ze sturen je het bewijs via WhatsApp, en jij antwoordt schriftelijk met datum, tijd, aantal personen, pakket, aanbetaling en het resterende bedrag. Dat bericht is wat drie weken later een “maar jij had me gezegd” voorkomt. Het annuleringsbeleid past in één regel: “als je meer dan 15 dagen van tevoren annuleert, gaat de aanbetaling over naar een andere datum”.

De foto’s die hier belangrijk zijn, zijn niet die van de gerechten

Van het eten heb je al honderd foto’s. Van de ruimte vrijwel zeker geen enkele — en wie een doopfeest organiseert, stelt zich niet het gerecht voor, maar zijn eigen mensen daar.

Twee zijn genoeg, en ze hebben één taak: het getal dat je publiceerde geloofwaardig maken. Als je zei dat er 60 mensen zittend passen, gelooft niemand je bij een foto met vier kleine tafeltjes. Eén van de patio ingericht als bij een echt evenement — lange tafels, stoelen neergezet — en eentje leeg vanaf de ingang, zodat de grootte duidelijk wordt. Heb je foto’s van een evenement dat goed verlopen is, nog beter; vraag dan alleen toestemming voordat je er een plaatst waarop gezichten te zien zijn.

Hoe publiceer ik deze week de evenementenpakketten van mijn restaurant?

In Proyecta beschrijf je het met je eigen woorden en krijg je de gepubliceerde pagina, klaar om de link via WhatsApp te versturen — zonder dat jij iets hoeft te ontwerpen. Zoiets als dit:

“Ik wil een evenementenpagina voor mijn restaurant in Morelia, El Patio de Lupita. Patio voor 60 personen zittend. Twee pakketten: Patio vanaf $320 per persoon met voorgerecht, hoofdgerecht, toetje en agua fresca, minimaal 30 personen, vier uur; en Zakelijke Maaltijd vanaf $260 per persoon, minimaal 15. Extra uur $1.200. Aanbetaling van 30% om te reserveren. Taart zonder extra kosten, geen kurkengeld, muziek tot 11 uur, parkeerplek voor 12 auto’s. Zet er foto’s van de patio bij, een WhatsApp-knop en veelgestelde vragen.”

De pagina komt eruit, je opent hem op je telefoon en je vraagt de aanpassingen die nog nodig zijn: “haal het stukje over parkeren weg”, “voeg toe dat de posadas vanaf oktober gereserveerd kunnen worden”. Die link is degene die je gaat sturen zodra het volgende bericht van negen uur ‘s avonds binnenkomt.

Begin met de laatste vijf berichten

Stel de pagina niet vanaf nul samen. Open WhatsApp, zoek de laatste vijf gesprekken die beginnen met “doen jullie ook evenementen?” en kopieer wat je al geantwoord hebt: daar staan de prijs, de capaciteit en de regels al in. Het ligt alleen verspreid over vijf chats in plaats van op één link.

Als je het eens in elkaar gezet wilt zien, beschrijf je restaurant op proyecta.dev en bekijk de pagina op je telefoon, zoals degene die je donderdag schrijft hem ook zal zien.