Event-Pakete für dein Restaurant, Veröffentliche die Zahlen und hör auf, per WhatsApp Angebote zu erstellen

Die Nachricht kommt an einem Donnerstag um neun Uhr abends, mitten im Stress des Abendservices: „Hallo, macht ihr Events? Wir sind etwa 45 Leute für eine Taufe am 6. September.” Das ist keine Frage – das sind acht, und keine davon lässt sich in einer Zeile beantworten. Ein Event-Paket für dein Restaurant ist das feste Angebot, das du dir im Voraus zurechtlegst – Kapazität, Preis pro Person und was enthalten ist –, damit du nicht jede Taufe oder jedes Firmenessen von null an kalkulierst; die meisten Inhaber haben es im Kopf, aber es braucht drei Sprachnachrichten, um per WhatsApp herauszukommen – und bis es draußen ist, hat der Kunde schon anderswo reserviert.

Das Angebot, das in drei Sprachnachrichten gestorben ist

Lupita hat ein Familienrestaurant mit Patio in Morelia. Unter der Woche Comida Corrida, sonntags Familien. Der Patio ist das Beste, was sie hat – da passen 60 Personen sitzend hin – und niemand weiß es, weil es nirgendwo steht.

Sie beantwortete die Nachricht zur Taufe um 23:30 Uhr, kurz vor Feierabend: „Ja, das machen wir, ich schick dir gleich Infos.” Am Freitag, zwischen zwei Services, schickte sie eine Sprachnachricht mit der Speisekarte. Am Samstag fragte die Dame nach der Torte und bis wann man Musik spielen dürfe. Lupita antwortete am Sonntagvormittag. Am Sonntagnachmittag kam: „Vielen Dank, wir haben uns für einen anderen Ort entschieden.”

45 Personen zu 350 Pesos sind 15.750 an einem Nachmittag – so viel macht dieses Restaurant sonst in drei normalen Tagen. Sie hat den Auftrag nicht wegen des Preises verloren und nicht wegen des Essens. Sie hat ihn verloren, weil die Antworten vier Tage brauchten, um aus ihrem Kopf herauszukommen.

Was wird dich immer gefragt, wenn jemand ein Event anfragen will?

Immer dieselben acht Dinge, auch wenn sie ungeordnet und um elf Uhr nachts ankommen: wie viele Leute passen hin, was kostet es pro Person, was ist enthalten, wie lange dauert es, wird das Restaurant exklusiv geschlossen, darf man Musik oder Deko mitbringen, wie hoch ist die Anzahlung und gibt es Parkplätze.

• Wie viele Leute passen hin, sitzend. Nicht stehend.
• Was kostet es pro Person, oder ob es einen Mindestverzehr gibt.
• Was ist enthalten – Getränke? Nachtisch? Service extra?
• Wie lange sie den Ort haben, und was passiert, wenn sie überziehen.
• Ob das Restaurant geschlossen wird oder es ein Bereich mit anderen Gästen daneben ist.
• Ob sie Torte, Musik oder Deko mitbringen dürfen, und ob das etwas kostet.
• Wie hoch die Anzahlung ist und was passiert, wenn storniert wird.
• Parkplätze.

Diese acht Antworten sind schon deine Event-Seite. Da muss nichts erfunden werden: Du hast sie dieses Jahr schon zwanzig Mal beantwortet, nur hast du sie nie an einem Ort aufgeschrieben, wo sie bleiben.

Wie viel sollte ich für ein Event-Paket in meinem Restaurant verlangen?

Veröffentliche nicht den Endpreis: veröffentliche den Boden, die Zahl, bei der das Gespräch startet. „Jedes Event ist eben anders” stimmt – genauso stimmt, dass wenn du gar keine Zahl veröffentlichst, die erste Frage immer die Zahl sein wird, und die wirst du beantworten, von Hand, nachts.

Paket Patio – ab $320 pro Person, mindestens 30 Personen. Enthält Vorspeise, Hauptgang, Nachtisch, Agua Fresca und Kaffee. Vier Stunden Nutzung des Patios.

Dann passieren zwei gute Dinge. Wer mit einem Budget von 150 Pesos pro Person kommt, schreibt dir gar nicht erst – dieses Gespräch würde sowieso nicht zum Abschluss kommen, es hätte dich nur zwei Tage gekostet –, und wer dir doch schreibt, weiß schon, was es kostet, also lässt sich diese Nachricht in einer Zeile beantworten.

Stell zwei Pakete zusammen, höchstens drei, mit Namen und mit dem, was jedes enthält. Zehn Optionen sind keine Speisekarte, das ist Hausaufgabe für den Kunden. Was extra berechnet wird – offene Bar, Deko, zusätzliche Stunde – steht separat mit eigenem Preis, auch wenn es nur „zusätzliche Stunde $1.200” ist. Eine unschöne veröffentlichte Zahl ist mehr wert als eine schöne Zahl, nach der man fragen muss.

Und veröffentliche kein Paket, das deine Küche nicht stemmen kann. Vierzig Teller, die an einem Samstag zur gleichen Zeit rausgehen, sind nicht vierzig Gäste, die kamen, wann sie wollten; ein Event, das dir den Tagesservice lahmlegt, ist teuer, auch wenn du gut dafür berechnet hast. Wenn Samstag nicht geht, schreib es hin: Events von Montag bis Freitag und sonntags. Das ist eine Zeile und erspart dir, fünfmal im Monat Nein zu sagen.

Welche Hausregeln sollte ich auf der Event-Seite angeben?

Die fünf, die für Diskussionen sorgen, wenn man sie auf den Tag des Events verschiebt: Torte, mitgebrachte Getränke, Zeiten für Musik, Deko und externe Dienstleister. Die Diskussion um elf Uhr nachts über die Musikzeiten gewinnst du nicht an diesem Tag – die gewinnst du an dem Tag, an dem du das Angebot gemacht hast.

Schreib die Regeln auf die Seite, mit denselben Worten, die du von Angesicht zu Angesicht benutzen würdest:

• Torte: Du kannst deine eigene mitbringen, kostenlos. Sag uns nur Bescheid.
• Mitgebrachte Getränke: Kein Korkgeld – die Getränke kommen vom Haus.
• Musik: Bis 23 Uhr wegen der Nachbarn. Danach nur noch Hintergrundmusik.
• Deko: Ab eine Stunde vorher. Keine Nägel oder Klebeband an der Wand; Haken und Luftballons schon.
• Externe Dienstleister: Den DJ oder die Mariachi-Band kannst du selbst mitbringen.

So aufgeschrieben klingt es nicht unfreundlich. Es klingt nach einem Ort, der das schon vorher gemacht hat – und genau das sucht jemand, der die Taufe seines Kindes organisiert.

Wie viel Anzahlung sollte ich verlangen, um das Datum eines Events zu reservieren?

30% reservieren den Tag, der Rest wird am Tag des Events ausgeglichen. Sag es auf der Seite ohne Umschweife: Solange es keine Anzahlung gibt, ist kein Datum reserviert, es gibt nur ein Gespräch – Lupita hielt einen 15. Dezember drei Wochen lang auf Zusage frei, den teuersten Tag des Jahres, und der Kunde hat nie wieder geschrieben.

Du brauchst kein Zahlungsgateway: Überweisung, man schickt dir die Quittung per WhatsApp, und du antwortest schriftlich mit Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Paket, Anzahlung und Restbetrag. Genau diese Nachricht verhindert das „aber du hast mir doch gesagt” drei Wochen später. Die Stornierungsregel passt in eine Zeile: „Bei Stornierung mehr als 15 Tage vorher wird die Anzahlung auf ein anderes Datum übertragen.”

Die Fotos, die hier zählen, sind nicht die vom Essen

Vom Essen hast du schon hundert Fotos. Vom Ort fast sicher keines – und wer eine Taufe organisiert, stellt sich nicht den Teller vor, sondern seine Leute dort.

Zwei reichen, und sie haben eine Aufgabe: die Zahl stützen, die du veröffentlicht hast. Wenn du gesagt hast, 60 Personen sitzend, glaubt dir niemand mit einem Foto von vier kleinen Tischen. Eins vom Patio, aufgebaut wie bei einem echten Event – lange Tische, Stühle aufgestellt – und eins leer, vom Eingang aus, damit die Größe klar wird. Wenn du Fotos von einem Event hast, das gut gelaufen ist, umso besser; frag nur um Erlaubnis, bevor du eins hochlädst, auf dem Gesichter zu sehen sind.

Wie veröffentliche ich diese Woche die Event-Pakete meines Restaurants?

In Proyecta beschreibst du es mit deinen eigenen Worten, und die Seite kommt fertig veröffentlicht heraus, bereit, den Link per WhatsApp zu verschicken – ohne dass du irgendetwas gestalten musst. Etwa so:

„Ich möchte eine Event-Seite für mein Restaurant in Morelia, El Patio de Lupita. Patio für 60 Personen sitzend. Zwei Pakete: Patio ab $320 pro Person mit Vorspeise, Hauptgang, Nachtisch und Agua Fresca, mindestens 30 Personen, vier Stunden; und Firmenessen ab $260 pro Person, mindestens 15 Personen. Zusätzliche Stunde $1.200. Anzahlung von 30% zur Reservierung. Torte kostenlos, kein Korkgeld, Musik bis 23 Uhr, Parkplätze für 12 Autos. Füg Fotos vom Patio, einen WhatsApp-Button und häufig gestellte Fragen hinzu.”

Die Seite erscheint, du öffnest sie auf deinem Handy und bittest um die noch fehlenden Änderungen: „nimm das mit den Parkplätzen raus”, „füg hinzu, dass Posadas schon ab Oktober reserviert werden können”. Diesen Link wirst du verschicken, wenn die nächste Nachricht um neun Uhr abends ankommt.

Fang mit den letzten fünf Nachrichten an

Bau die Seite nicht von null auf. Öffne WhatsApp, such die letzten fünf Konversationen, die mit „Macht ihr Events?” anfangen, und kopier, was du schon geantwortet hast: Da steht der Preis, die Kapazität und die Regeln schon. Nur ist es über fünf Chats verteilt, statt in einem Link zu stehen.

Wenn du es fertig sehen willst, beschreib dein Restaurant auf proyecta.dev und schau dir die Seite auf deinem Handy an, so wie sie jemand sehen wird, der dir am Donnerstag schreibt.