Como fazer um horário de aulas que você não precise reenviar toda semana
Um horário de aulas recorrente é uma tabela que se repete toda semana sem data fixa, montada uma única vez, com vaga opcional por aula, sem que você precise reenviá-lo toda segunda-feira.
Darío dá aulas de taekwondo em Ciudad Juárez há nove anos, na Academia Dragón Rojo. Todo domingo à noite ele faz a mesma coisa: abre o Canva, edita a imagem do horário com as mudanças da semana — que se a faixa azul mudou meia hora, que se no sábado tem aula especial — e reenvia para o status do WhatsApp e para o Facebook. Na terça-feira alguém escreve para ele: “a aula das 6 continua sendo às 6?”. Ele já tinha mudado para as 6h30 desde domingo, mas essa pessoa viu a imagem antiga que uma colega de faixa branca reenviou para ela.
Esse problema tem nome: uma imagem não se atualiza para todo mundo ao mesmo tempo, e sempre tem alguém com a versão da semana passada guardada no celular. O que Darío precisa não é um calendário mais bonito. É um horário de aulas que se monta uma vez e se repete sozinho.
O que é um horário de aulas recorrente?
Um horário de aulas recorrente é uma tabela que mostra as aulas que se repetem semana após semana, sem uma data de calendário por trás: cada linha existe em um dia da semana e um horário, não em um “24 de setembro”. É montado uma única vez e continua valendo até que você o mude ou o apague — ao contrário de um evento, que é uma data específica e acaba naquele dia.
Isso é justamente o oposto da imagem que Darío publica, onde cada semana é um arquivo novo. Aqui, a aula de faixa branca das segundas-feiras é uma única linha que existe uma vez e se repete sozinha, segunda após segunda, sem que ninguém precise escrevê-la de novo.
Quais dados cada aula leva?
Das nove colunas que cada aula pode ter no horário, só três são obrigatórias: o título, o dia da semana e o horário em que começa. As demais são as que fazem alguém decidir ir: quanto tempo dura, em qual sala, com quem e para qual nível.
Darío cadastra a aula de faixa branca da segunda-feira assim: título “Faixa branca e amarela”, dia segunda-feira, horário 18h, duração 60 minutos, sala “Tatami 1”, nível “Faixa branca e amarela” de novo (para que se leia de relance na lista) e instrutor ele mesmo. Nove dados, cadastrados uma única vez, não todo domingo.
Como o seu horário se vê por dentro?
Não é uma lista de linhas de cima para baixo. Por dentro, ele se parece com uma grade de segunda a domingo, com cada aula na coluna do seu dia e ordenada por horário — como o horário de uma escola, não como uma planilha do Excel que precisa ser lida linha por linha. Ali Darío vê, de relance, que a terça tem uma vaga às 6 e que a quinta já está cheia da tarde em diante.
Ele se conecta com o preço que você já cobra?
Se a sua página já tem uma lista de Serviços com preços — por exemplo “Taekwondo infantil, $650 por mês” —, você pode vincular cada aula a esse serviço em vez de escrever o nome e o preço de novo à mão. O nome, a foto e o preço da aula são puxados direto de lá. No dia em que você subir a mensalidade para $700, ela se atualiza sozinha em cada linha do horário que usa esse serviço: você não entra aula por aula para corrigir um número que se repete dez vezes.
Quando devo ativar a vaga por aula?
A regra é a mesma para qualquer negócio com aulas: enquanto você nunca precisou dizer a ninguém “não tem mais vaga”, deixe sem limite de vagas. É um horário informativo e as pessoas continuam se inscrevendo pelo WhatsApp, como sempre — adicionar um número ali só coloca um passo a mais para alguém que já ia chegar de qualquer jeito.
No dia em que o Tatami 1 encher e alguém ficar parado na porta, você coloca um número naquela aula — quinze, vinte, o que couber — e a partir daí ela começa a contar sozinha. Cada semana conta separado: se a segunda-feira lota, isso não afeta a segunda seguinte, que abre de novo com a vaga completa. Na página, as pessoas veem “12 de 15 vagas” enquanto há lugar e um botão para reservar; quando lota, o botão diz “Vagas esgotadas” e não deixa mais clicar.
É a mesma coisa que um sistema de agendamentos ou que um pacote de aulas?
Não, e vale a pena diferenciá-los porque cada um resolve uma coisa distinta. Um sistema de agendamentos reserva um horário para uma única pessoa, como marcar no dentista. Um horário de aulas recorrente é o oposto: o mesmo horário, a mesma aula, para todo o grupo que couber, semana após semana. E um pacote de aulas pré-pago é outra coisa ainda: conta quantas visitas restam para a sua aluna, não em qual sala nem a que horas é a próxima aula dela. Os três podem conviver na mesma página, cada um resolvendo a sua parte.
Como isso funciona na prática
Foi assim que Darío descreveu para a Proyecta:
“Academia Dragón Rojo, em Ciudad Juárez. Dou aulas de taekwondo: faixa branca e amarela nas segundas e quartas às 6 da tarde no Tatami 1, vaga para quinze; faixa verde em diante nas terças e quintas às 7, vaga para doze, no Tatami 2. As aulas de crianças custam $650 por mês e já estão nos meus serviços. Quero botão de WhatsApp e o mapa de onde estamos.”
O resultado é um horário real e publicado, em grade, por dia, com a vaga contando sozinha a cada semana. Já não existe imagem para reenviar num domingo à noite, e ninguém mais pergunta se a aula das 6 continua sendo às 6.
Se o seu negócio já tem aulas que se repetem toda semana, comece descrevendo-as para a Proyecta do mesmo jeito que contaria para um aluno novo: quais dias, a que horas, com quem. A vaga e o vínculo com os seus preços você adiciona no dia em que precisar, não antes.