Hoe maak je een lesrooster dat je niet elke week opnieuw hoeft te uploaden
Een terugkerend lesrooster is een tabel die elke week zonder vaste datum wordt herhaald, één keer opgezet, met optionele capaciteit per les, zonder dat je hem elke maandag opnieuw hoeft te uploaden.
Darío geeft al negen jaar taekwondoles in Ciudad Juárez, bij Academia Dragón Rojo. Elke zondagavond doet hij hetzelfde: hij opent Canva, past de afbeelding van het rooster aan met de veranderingen van de week — de blauwe band die een half uur is verschoven, de speciale les op zaterdag — en uploadt hem opnieuw naar zijn WhatsApp-status en Facebook. Op dinsdag schrijft iemand hem: “is de les van 6 uur nog steeds om 6 uur?” Hij had die al sinds zondag naar 6:30 verplaatst, maar die persoon had de oude afbeelding gezien die een medeleerling met een witte band had doorgestuurd.
Dat probleem heeft een naam: een afbeelding wordt niet voor iedereen tegelijk bijgewerkt, en er is altijd wel iemand met de versie van vorige week nog op zijn telefoon. Wat Darío nodig heeft, is geen mooiere kalender. Het is een lesrooster dat je één keer opzet en dat zichzelf daarna herhaalt.
Wat is een terugkerend lesrooster?
Een terugkerend lesrooster is een tabel met de lessen die je week na week herhaalt, zonder vaste kalenderdatum erachter: elke rij hoort bij een dag van de week en een tijdstip, niet bij “24 september”. Je zet hem één keer op en hij blijft geldig totdat jij hem wijzigt of verwijdert — in tegenstelling tot een evenement, dat een specifieke datum is en die dag afloopt.
Dat is precies het tegenovergestelde van de afbeelding die Darío uploadt, waar elke week een nieuw bestand is. Hier is de maandagse witte-bandles één enkele rij die één keer bestaat en zichzelf herhaalt, maandag na maandag, zonder dat iemand hem opnieuw hoeft in te voeren.
Welke gegevens heeft elke les?
Van de negen kolommen die elke les in het rooster kan hebben, zijn er maar drie verplicht: de titel, de dag van de week en het beginuur. De rest is wat mensen over de streep trekt om te komen: hoe lang de les duurt, in welke zaal, bij wie en voor welk niveau.
Zo legt Darío de maandagse witte band vast: titel “Witte en gele band”, dag maandag, tijd 18:00, duur 60 minuten, zaal “Tatami 1”, niveau nogmaals “Witte en gele band” (zodat je het in één oogopslag in de lijst kunt lezen) en instructeur hijzelf. Negen gegevens, één keer ingevoerd, niet elke zondag opnieuw.
Hoe ziet je rooster er vanbinnen uit?
Het is geen lijst met rijen van boven naar beneden. Vanbinnen ziet het eruit als een raster van maandag tot zondag, met elke les in de kolom van zijn dag en gesorteerd op tijd — zoals het lesrooster van een school, niet zoals een Excel-blad dat je regel voor regel moet doorlezen. Zo ziet Darío in één oogopslag dat er dinsdag om 6 uur nog ruimte is en dat donderdag vanaf de middag al helemaal vol zit.
Koppelt het met de prijs die je al rekent?
Als je pagina al een lijst met Diensten met prijzen heeft — bijvoorbeeld “Taekwondo voor kinderen, $650 per maand” — kun je elke les aan die dienst koppelen in plaats van de naam en de prijs opnieuw met de hand in te typen. De naam, de foto en de prijs van de les worden daar rechtstreeks vandaan gehaald. De dag dat je het maandbedrag naar $700 verhoogt, wordt dat automatisch bijgewerkt in elke roosterregel die die dienst gebruikt: je hoeft niet les voor les een getal te corrigeren dat tien keer terugkomt.
Wanneer moet ik capaciteit per les inschakelen?
De regel is dezelfde als voor elk bedrijf met lessen: zolang je nog nooit tegen iemand hebt hoeven zeggen “er is geen plek meer”, laat het dan zonder capaciteitslimiet. Het is een informatief rooster en mensen schrijven zich nog steeds via WhatsApp in, zoals altijd — daar een getal aan toevoegen betekent alleen een extra stap voor iemand die toch al zou komen.
De dag dat Tatami 1 vol raakt en iemand bij de deur blijft staan, geef je die les een getal — vijftien, twintig, wat er past — en vanaf dan telt het zichzelf. Elke week telt apart: als maandag volzit, heeft dat geen invloed op de maandag erna, die weer opent met de volledige capaciteit. Op de pagina ziet men “12 van de 15 plekken” zolang er ruimte is, met een knop om te reserveren; als het vol is, staat er “Vol” op de knop en kan er niet meer op geklikt worden.
Is dit hetzelfde als een afsprakensysteem of een lessenpakket?
Nee, en het is goed om ze uit elkaar te houden, want elk lost iets anders op. Een afsprakensysteem reserveert een tijdstip voor één enkele persoon, zoals een afspraak bij de tandarts. Een terugkerend lesrooster is precies andersom: hetzelfde tijdstip, dezelfde les, voor de hele groep die erin past, week na week. En een vooraf betaald lessenpakket is weer iets anders: dat telt hoeveel bezoeken je leerling nog over heeft, niet in welke zaal of om welk tijdstip haar volgende les is. Alle drie kunnen naast elkaar bestaan op dezelfde pagina, elk voor zijn eigen deel.
Hoe ziet dit er in de praktijk uit
Zo omschreef Darío het aan Proyecta:
“Academia Dragón Rojo, in Ciudad Juárez. Ik geef taekwondo: witte en gele band op maandag en woensdag om 6 uur ‘s avonds in Tatami 1, capaciteit voor vijftien; groene band en hoger op dinsdag en donderdag om 7 uur, capaciteit voor twaalf, in Tatami 2. De kinderlessen kosten $650 per maand en die heb ik al bij mijn diensten staan. Ik wil een WhatsApp-knop en de kaart van waar we zijn.”
Daaruit komt een echt, gepubliceerd rooster, in een raster, per dag, met een capaciteit die zichzelf elke week telt. Er is geen afbeelding meer om op zondagavond opnieuw te uploaden, en niemand vraagt hem nog of de les van 6 uur nog steeds om 6 uur is.
Als jouw bedrijf al lessen heeft die elke week terugkomen, begin dan door ze aan Proyecta te beschrijven zoals je ze aan een nieuwe leerling zou vertellen: welke dagen, om hoe laat, bij wie. De capaciteit en de koppeling met je prijzen voeg je toe op de dag dat je ze nodig hebt, niet eerder.