Як зробити розклад занять, який не доведеться перезавантажувати щотижня
Повторюваний розклад занять — це таблиця, яка повторюється щотижня без прив'язки до конкретної дати, складена один раз, з опціональним лімітом місць для кожного заняття, — і вам не доведеться перезавантажувати її щопонеділка.
Даріо вже дев’ять років викладає тхеквондо в Сьюдад-Хуаресі, в академії Dragón Rojo. Щонеділі ввечері він робить одне й те саме: відкриває Canva, редагує зображення розкладу з урахуванням змін за тиждень — що заняття для синього поясу перенесли на півгодини, що в суботу буде спеціальне заняття — і викладає його в статус WhatsApp та на Facebook. У вівторок хтось йому пише: «Заняття о 6 усе ще о 6?». Він уже переніс його на 6:30 ще з неділі, але та людина бачила старе зображення, яке їй переслала одногрупниця з білим поясом.
У цієї проблеми є назва: зображення не оновлюється для всіх одночасно, і завжди знайдеться хтось, у кого в телефоні збережена версія за минулий тиждень. Даріо потрібен не гарніший календар. Йому потрібен розклад занять, який складається один раз і далі повторюється сам.
Що таке повторюваний розклад занять?
Повторюваний розклад занять — це таблиця, яка показує заняття, що повторюються з тижня в тиждень, без прив’язки до конкретної дати в календарі: кожен рядок живе у дні тижня та в часі, а не в «24 вересня». Він складається один раз і залишається чинним, поки ви його не зміните або не видалите — на відміну від події, яка має конкретну дату й закінчується того ж дня.
Це якраз протилежність зображенню, яке викладає Даріо, де кожен тиждень — новий файл. Тут заняття для білого поясу по понеділках — це один-єдиний рядок, який існує один раз і сам повторюється, понеділок за понеділком, без того, щоб комусь довелося вписувати його знову.
Які дані містить кожне заняття?
З дев’яти стовпців, які може мати кожне заняття в розкладі, обов’язкові лише три: назва, день тижня та час початку. Решта — це те, що допомагає людині вирішити піти: скільки триває, у якому залі, з ким і для якого рівня.
Даріо вносить заняття для білого поясу по понеділках так: назва «Білий та жовтий пояс», день — понеділок, час — 18:00, тривалість — 60 хвилин, зал — «Татамі 1», рівень — знову «Білий та жовтий пояс» (щоб було видно одразу, з першого погляду в списку), а інструктор — він сам. Дев’ять полів, заповнених один раз, а не щонеділі.
Як виглядає ваш розклад зсередини?
Це не список рядків згори донизу. Зсередини він виглядає як сітка з понеділка по неділю, де кожне заняття стоїть у колонці свого дня й впорядковане за часом — як розклад у школі, а не як таблиця Excel, яку треба читати рядок за рядком. Так Даріо бачить одразу, з першого погляду, що у вівторок є вікно о 6, а четвер уже зайнятий з обіду й до вечора.
Чи пов’язується це з цінами, які ви вже стягуєте?
Якщо у вас на сайті вже є список Послуг із цінами — наприклад, «Тхеквондо для дітей, $650 на місяць» — ви можете прив’язати кожне заняття до цієї послуги замість того, щоб знову вручну вписувати назву та ціну. Назва, фото й ціна заняття беруться прямо звідти. У той день, коли ви підвищите місячну оплату до $700, вона оновиться сама в кожному рядку розкладу, що використовує цю послугу: не доведеться заходити в кожне заняття окремо, щоб виправити цифру, яка повторюється десять разів.
Коли варто вмикати ліміт місць для заняття?
Правило те саме, що й для будь-якого бізнесу із заняттями: поки вам жодного разу не довелося комусь сказати «місць уже немає», залишайте без ліміту. Це інформаційний розклад, і люди й далі записуються через WhatsApp, як завжди — додавання числа тут лише додає зайвий крок тому, хто й так збирався прийти.
Того дня, коли Татамі 1 заповниться і хтось залишиться стояти у дверях, ви встановлюєте число для цього заняття — п’ятнадцять, двадцять, скільки влізе — і з того моменту воно рахується саме. Кожен тиждень рахується окремо: якщо понеділок заповнився, це не впливає на наступний понеділок, який знову відкривається з повним лімітом місць. На сайті люди бачать «12 із 15 місць», поки є вільні місця, і кнопку, щоб забронювати; коли місця закінчуються, кнопка показує «Місць немає» і більше не натискається.
Це те саме, що система записів на прийом чи пакет занять?
Ні, і варто їх розрізняти, бо кожен вирішує своє завдання. Система записів на прийом резервує час для однієї людини, як запис до стоматолога. Повторюваний розклад занять — навпаки: той самий час, те саме заняття для всієї групи, скільки влізе, тиждень за тижнем. А передплачений пакет занять — це взагалі інша річ: він рахує, скільки відвідувань залишилося у вашої учениці, а не в якому залі й о котрій годині її наступне заняття. Усі три можуть співіснувати на одному сайті, кожен вирішуючи свою частину.
Як це виглядає на практиці
Ось як Даріо описав це Proyecta:
«Академія Dragón Rojo, у Сьюдад-Хуаресі. Викладаю тхеквондо: білий та жовтий пояс по понеділках і середах о 6 вечора в Татамі 1, ліміт п’ятнадцять місць; зелений пояс і вище по вівторках і четвергах о 7, ліміт дванадцять місць, у Татамі 2. Дитячі заняття коштують $650 на місяць, і в мене вони вже є в послугах. Хочу кнопку WhatsApp і карту, де ми знаходимося».
У результаті виходить реальний, опублікований розклад — сіткою, по днях, із лімітом місць, який рахується сам щотижня. Більше немає зображення, яке треба перезавантажувати щонеділі ввечері, і ніхто вже не питає, чи заняття о 6 усе ще о 6.
Якщо у вашому бізнесі вже є заняття, що повторюються щотижня, почніть з того, щоб описати їх Proyecta так само, як ви розповіли б про них новому учневі: у які дні, о котрій годині, з ким. Ліміт місць і прив’язку до цін ви додасте того дня, коли вони знадобляться, не раніше.