Så gör du ett klasschema du aldrig behöver ladda upp på nytt varje vecka
Ett återkommande klasschema är en tabell som upprepas varje vecka utan bestämt datum, byggd en enda gång, med valfri platsbegränsning per klass, utan att du behöver ladda upp det varje måndag.
Darío har undervisat i taekwondo i Ciudad Juárez i nio år, på Academia Dragón Rojo. Varje söndagskväll gör han samma sak: öppnar Canva, redigerar schemabilden med veckans ändringar — att blåbältesklassen flyttades en halvtimme, att det är specialklass på lördagen — och laddar upp den på sin WhatsApp-status och på Facebook. På tisdagen skriver någon till honom: “Är klockan 6-klassen fortfarande klockan 6?”. Han hade redan ändrat den till 18:30 sedan söndagen, men personen hade sett den gamla bilden som en klasskompis med vitt bälte skickat vidare.
Det problemet har ett namn: en bild uppdateras inte för alla samtidigt, och det finns alltid någon som har förra veckans version sparad i mobilen. Det Darío behöver är inte en snyggare kalender. Det är ett klasschema som byggs en gång och sedan upprepar sig självt.
Vad är ett återkommande klasschema?
Ett återkommande klasschema är en tabell som visar de klasser du upprepar vecka efter vecka, utan ett kalenderdatum bakom sig: varje rad hör hemma på en veckodag och ett klockslag, inte på ett “24 september”. Det byggs en enda gång och gäller tills du ändrar eller tar bort det — till skillnad från ett evenemang, som har ett bestämt datum och tar slut den dagen.
Det är precis motsatsen till bilden Darío laddar upp, där varje vecka är en ny fil. Här är måndagens vitbältesklass en enda rad som finns en gång och upprepar sig själv, måndag efter måndag, utan att någon behöver skriva in den igen.
Vilken information behöver varje klass?
Av de nio kolumnerna som varje klass kan ha i schemat är bara tre obligatoriska: titeln, veckodagen och starttiden. De andra är det som får någon att bestämma sig för att gå: hur länge den varar, i vilken sal, med vem och för vilken nivå.
Darío registrerar måndagens vitbältesklass så här: titel “Vitt och gult bälte”, dag måndag, tid 18:00, längd 60 minuter, sal “Tatami 1”, nivå “Vitt och gult bälte” igen (så det syns direkt i listan) och instruktör han själv. Nio uppgifter, registrerade en enda gång, inte varje söndag.
Hur ser ditt schema ut inuti?
Det är ingen lista med rader uppifrån och ner. Inuti ser det ut som ett rutnät från måndag till söndag, med varje klass i sin dags kolumn och sorterad efter tid — som ett skolschema, inte som ett Excel-ark man måste läsa rad för rad. Där ser Darío direkt att tisdagen har en lucka klockan 6 och att torsdagen redan är fullbokad från eftermiddagen och framåt.
Kopplas det till priset du redan tar betalt?
Om din sida redan har en lista med Tjänster och priser — till exempel “Taekwondo för barn, $650 i månaden” — kan du koppla varje klass till den tjänsten i stället för att skriva in namnet och priset för hand igen. Namnet, bilden och priset på klassen hämtas direkt därifrån. Den dag du höjer månadsavgiften till $700 uppdateras det automatiskt i varje rad i schemat som använder den tjänsten: du behöver inte gå in klass för klass för att rätta en siffra som upprepas tio gånger.
När ska jag sätta på platsbegränsning per klass?
Regeln är densamma som för vilken klassverksamhet som helst: så länge du aldrig har behövt säga till någon “det finns ingen plats kvar”, lämna det utan platsbegränsning. Schemat är då bara informativt och folk anmäler sig fortfarande via WhatsApp, som vanligt — att lägga till en siffra där lägger bara ett extra steg på någon som ändå tänkte komma.
Den dag Tatami 1 blir full och någon blir stående i dörren sätter du en siffra på den klassen — femton, tjugo, vad som får plats — och därifrån räknar det själv. Varje vecka räknas för sig: om måndagen blir full påverkar det inte nästa måndag, som öppnar igen med full kapacitet. På sidan ser folk “12 av 15 platser” så länge det finns plats, och en knapp för att boka; när det blir fullt säger knappen “Fullbokat” och går inte längre att trycka på.
Är det samma sak som ett bokningssystem eller ett klasspaket?
Nej, och det är bra att skilja dem åt eftersom var och en löser något annat. Ett bokningssystem reserverar en tid för en enda person, som att boka tid hos tandläkaren. Ett återkommande klasschema är tvärtom: samma tid, samma klass, för hela gruppen som får plats, vecka efter vecka. Och ett förbetalt klasspaket är ännu en annan sak: det räknar hur många besök din elev har kvar, inte i vilken sal eller vid vilken tid hennes nästa klass är. Alla tre kan finnas på samma sida, var och en löser sin del.
Så här ser det ut i praktiken
Så här beskrev Darío det för Proyecta:
“Academia Dragón Rojo, i Ciudad Juárez. Jag undervisar i taekwondo: vitt och gult bälte måndagar och onsdagar klockan 18 i Tatami 1, plats för femton; grönt bälte och uppåt tisdagar och torsdagar klockan 19, plats för tolv, i Tatami 2. Barnklasserna kostar $650 i månaden och jag har redan dem i mina tjänster. Jag vill ha en WhatsApp-knapp och kartan över var vi ligger.”
Resultatet blir ett riktigt, publicerat schema, i rutnät, per dag, med platser som räknas av sig själva varje vecka. Ingen bild att ladda upp en söndagskväll längre, och ingen frågar honom längre om klockan 6-klassen fortfarande är klockan 6.
Om ditt företag redan har klasser som upprepas varje vecka, börja med att beskriva dem för Proyecta precis som du skulle berätta det för en ny elev: vilka dagar, vid vilken tid, med vem. Platsbegränsningen och kopplingen till dina priser lägger du till den dag du behöver dem, inte innan.