Cómo hacer un horario de clases que no tengas que resubir cada semana
Un horario de clases recurrente es una tabla que se repite cada semana sin fecha fija, armada una sola vez, con cupo opcional por clase, sin que tengas que resubirla cada lunes.
Darío da clases de taekwondo en Ciudad Juárez desde hace nueve años, en la Academia Dragón Rojo. Cada domingo en la noche hace lo mismo: abre Canva, edita la imagen del horario con los cambios de la semana —que si la cinta azul se movió media hora, que si el sábado hay clase especial— y la resube a su estado de WhatsApp y a Facebook. El martes alguien le escribe: “¿la clase de las 6 sigue siendo a las 6?”. Él ya la había cambiado a las 6:30 desde el domingo, pero esa persona vio la imagen vieja que le reenvió una compañera de cinta blanca.
Ese problema tiene nombre: una imagen no se actualiza para todos al mismo tiempo, y siempre hay alguien con la versión de la semana pasada guardada en su celular. Lo que Darío necesita no es un calendario más bonito. Es un horario de clases que se arma una vez y se repite solo.
¿Qué es un horario de clases recurrente?
Un horario de clases recurrente es una tabla que muestra las clases que repites semana tras semana, sin una fecha de calendario detrás: cada fila vive en un día de la semana y una hora, no en un “24 de septiembre”. Se arma una sola vez y sigue vigente hasta que tú la cambies o la borres — al contrario de un evento, que es una fecha específica y se acaba ese día.
Eso es justo lo opuesto a la imagen que sube Darío, donde cada semana es un archivo nuevo. Aquí, la clase de cinta blanca de los lunes es una sola fila que existe una vez y se repite ella sola, lunes tras lunes, sin que nadie tenga que volver a escribirla.
¿Qué datos lleva cada clase?
De las nueve columnas que puede llevar cada clase en el horario, sólo tres son obligatorias: el título, el día de la semana y la hora en que empieza. Las demás son las que hacen que alguien decida ir: cuánto dura, en qué salón, con quién y para qué nivel.
Darío captura la cinta blanca del lunes así: título “Cinta blanca y amarilla”, día lunes, hora 6:00 pm, duración 60 minutos, salón “Tatami 1”, nivel “Cinta blanca y amarilla” otra vez (para que se lea de un vistazo en la lista) e instructor él mismo. Nueve datos, capturados una sola vez, no cada domingo.
¿Cómo se ve tu horario por dentro?
No es una lista de filas de arriba a abajo. Por dentro se ve como una cuadrícula de lunes a domingo, con cada clase en la columna de su día y ordenada por hora — como el horario de una escuela, no como una hoja de Excel que hay que leer renglón por renglón. Ahí Darío ve, de un vistazo, que el martes tiene hueco a las 6 y el jueves ya está lleno de la tarde en adelante.
¿Se conecta con el precio que ya cobras?
Si tu página ya tiene una lista de Servicios con precios —por ejemplo “Taekwondo infantil, $650 al mes”—, puedes ligar cada clase a ese servicio en vez de volver a escribir el nombre y el precio a mano. El nombre, la foto y el precio de la clase se toman directo de ahí. El día que subas la mensualidad a $700, se actualiza sola en cada fila del horario que use ese servicio: no entras clase por clase a corregir un número que se repite diez veces.
¿Cuándo debo prender el cupo por clase?
La regla es la misma que para cualquier negocio con clases: mientras nunca le hayas tenido que decir a nadie “ya no hay lugar”, déjalo sin cupo. Es un horario informativo y la gente se sigue apuntando por WhatsApp, como siempre — agregar un número ahí sólo le pone un paso de más a alguien que ya iba a llegar.
El día que el Tatami 1 se te llene y alguien se quede parado en la puerta, le pones un número a esa clase —quince, veinte, lo que quepa— y ahí empieza a contar solo. Cada semana cuenta aparte: si el lunes se llena, eso no afecta el lunes que sigue, que vuelve a abrir con el cupo completo. En la página, la gente ve “12 de 15 cupos” mientras hay lugar y un botón para apartarlo; cuando se llena, el botón dice “Cupo lleno” y ya no deja apretarle.
¿Es lo mismo que un sistema de citas o que un paquete de clases?
No, y conviene distinguirlos porque cada uno resuelve algo distinto. Un sistema de citas aparta una hora para una sola persona, como agendar con el dentista. Un horario de clases recurrente es al revés: la misma hora, la misma clase, para todo el grupo que quepa, semana tras semana. Y un paquete de clases prepagado es otra cosa todavía: cuenta cuántas visitas le quedan a tu alumna, no en qué salón ni a qué hora es su próxima clase. Las tres pueden convivir en la misma página, cada una resolviendo su parte.
Cómo se ve esto en la práctica
Así se lo describió Darío a Proyecta:
“Academia Dragón Rojo, en Ciudad Juárez. Doy taekwondo: cinta blanca y amarilla los lunes y miércoles a las 6 de la tarde en el Tatami 1, cupo para quince; cinta verde en adelante los martes y jueves a las 7, cupo para doce, en el Tatami 2. Las clases de niños cuestan $650 al mes y ya las tengo en mis servicios. Quiero botón de WhatsApp y el mapa de dónde estamos.”
Sale un horario real y publicado, en cuadrícula, por día, con el cupo contando solo cada semana. Ya no hay imagen que resubir un domingo en la noche, y nadie vuelve a preguntarle si la clase de las 6 sigue siendo a las 6.
Si tu negocio ya tiene clases que se repiten cada semana, empieza por describírselas a Proyecta tal como se las contarías a un alumno nuevo: qué días, a qué hora, con quién. El cupo y ligarlo a tus precios los agregas el día que te hagan falta, no antes.