毎週アップし直さなくていいクラススケジュールの作り方
定期クラススケジュールとは、日付を固定せず毎週繰り返されるテーブルのこと。一度作れば、クラスごとの任意の定員設定も含めて、毎週月曜にアップし直す必要がなくなる。
ダリオは9年前からシウダー・フアレスの「アカデミア・ドラゴン・ロホ」でテコンドーを教えている。毎週日曜の夜、彼はいつも同じことをする。Canvaを開き、その週の変更点に合わせてスケジュールの画像を編集する——青帯のクラスが30分ずれたとか、土曜日に特別クラスがあるとか——そしてそれをWhatsAppのステータスとFacebookにアップし直す。火曜日になると誰かからメッセージが来る。「6時のクラスって、まだ6時からですか?」彼は日曜のうちにもう6時半に変更していたのだが、その人が見ていたのは白帯の友達から転送された古い画像だった。
この問題には名前がある。画像は全員に同時に更新されるわけではなく、いつも誰かのスマホには先週のバージョンが残っている。ダリオに必要なのは、もっと見栄えのいいカレンダーではない。一度作れば、あとは勝手に繰り返されるクラススケジュールだ。
定期クラススケジュールとは?
定期クラススケジュールとは、毎週繰り返されるクラスを、背後にカレンダー上の日付を持たずに表示するテーブルのことだ。各行は「9月24日」ではなく、曜日と時刻に紐づいている。一度作ればあなたが変更するか削除するまでずっと有効——ある特定の日付に紐づき、その日が終われば終わる「イベント」とはまさに正反対だ。
これはダリオが毎週アップしている画像とはちょうど逆で、あの画像では毎週が新しいファイルになってしまう。ここでは、月曜日の白帯クラスはただ一つの行として一度だけ存在し、誰も書き直すことなく月曜から月曜へと勝手に繰り返される。
各クラスにはどんな情報が入る?
スケジュール上の各クラスが持てる9つの項目のうち、必須なのは3つだけだ。タイトル、曜日、そして開始時刻。残りの項目は、誰かが「行こう」と決める決め手になる情報——どのくらいの長さか、どの教室か、誰が教えるか、どのレベル向けかだ。
ダリオは月曜日の白帯クラスをこう入力する。タイトル「白帯・黄帯」、曜日は月曜、時刻は午後6時、所要時間60分、教室「畳1」、レベル「白帯・黄帯」(一覧を一目で読めるように再度入力)、指導者は自分自身。9項目を一度だけ入力する。毎週日曜日にではなく。
スケジュールは内部でどう見える?
上から下へのリストではない。内部では月曜から日曜までのグリッドとして表示され、各クラスはその曜日の列に入り、時刻順に並ぶ——一行ずつ読まなければならないExcelシートではなく、学校の時間割のようなものだ。そこでダリオは一目で、火曜日の6時が空いていること、木曜日は午後からずっと埋まっていることが分かる。
すでに設定している料金とつなげられる?
自分のページにすでに料金付きの「サービス」一覧がある場合——例えば「テコンドー(子供向け)、月額650ペソ」——各クラスを名前や料金を改めて手入力する代わりに、そのサービスと紐づけることができる。クラスの名前、写真、料金はそこから直接取り込まれる。月謝を700ペソに値上げした日には、そのサービスを使っているスケジュールの各行に自動で反映される。同じ数字を10回も一つずつ直しに行く必要はない。
クラスごとの定員機能はいつオンにすべき?
ルールはどんなクラスビジネスでも同じだ。「もう空きがありません」と誰かに言わなければならなくなったことが一度もないなら、定員なしのままにしておこう。それはあくまで情報提供のためのスケジュールであり、みんなこれまで通りWhatsAppで申し込む——ここに人数を入れると、もともと来るつもりだった人に余計な一手間をかけさせるだけだ。
畳1がいっぱいになり、誰かがドアの前で立ちっぱなしになる日が来たら、そのクラスに数字を設定する——15人でも20人でも、入る人数だけ——そこから自動でカウントが始まる。週ごとにカウントは別々だ。月曜日が満員になっても、それは次の月曜日には影響しない。次の週はまた定員いっぱいの状態から始まる。ページ上では、空きがある間は「15人中12人予約済み」と表示され、予約用のボタンが出る。満員になるとボタンは「定員に達しました」と表示され、それ以上押せなくなる。
予約システムやクラスパッケージと同じもの?
いや、それぞれが違う問題を解決するので、区別しておく価値がある。予約システムはある時間を一人だけのために確保する——歯医者の予約を取るようなものだ。定期クラススケジュールはその逆で、同じ時間、同じクラスに、入れるだけの人数を毎週集める。そしてプリペイドのクラスパッケージはまた別のものだ——あなたの生徒にあと何回分の来館が残っているかを数えるだけで、次のクラスがどの教室で何時かは関係ない。この3つは同じページの中で共存でき、それぞれが自分の役割を果たす。
実際にはこう使われている
ダリオはProyectaにこう説明した。
「アカデミア・ドラゴン・ロホ、シウダー・フアレスです。テコンドーを教えています。白帯・黄帯は月曜と水曜の午後6時、畳1で、定員は15人。緑帯以上は火曜と木曜の7時、畳2で、定員は12人。子供向けクラスは月額650ペソで、もうサービスに登録済みです。WhatsAppボタンと、場所を示す地図が欲しいです。」
出来上がるのは、グリッド形式で曜日ごとに並び、定員が毎週自動でカウントされる、実際に公開されたスケジュールだ。もう日曜の夜にアップし直す画像はなく、誰も「6時のクラスってまだ6時からですか?」と聞き直すことはない。
もしあなたのビジネスにすでに毎週繰り返されるクラスがあるなら、新しい生徒に説明するのと同じようにProyectaに伝えることから始めよう。何曜日に、何時に、誰と。定員機能や料金との連携は、必要になった日に追加すればいい。今すぐでなくていい。